Gestionnaire des Ressources Humaines (m/f/x)

Si vous êtes passionné par l'art et la culture, que vous avez une expérience en ressources humaines et que vous souhaitez contribuer à préserver notre patrimoine artistique, nous avons une opportunité unique pour vous.

Comme généraliste RH,   vous contribuerez activement à la gestion des dossiers du personnel, au suivi des carrières, des procédures de sélection, tout en veillant à instaurer une atmosphère de travail agréable au sein de notre Institut.

Rejoignez-nous pour faire partie d'une équipe dynamique centrée sur l’étude, la conservation et la valorisation de notre patrimoine artistique et culturel tout en favorisant le bien-être de nos collaborateurs.

• Vous veillez au suivi et au traitement correct de dossiers tout au long de la carrière des membres du personnel (entrée en service, mouvements internes, départ, congés et absences, rémunérations, …).
• Vous assurez le contrôle mensuel des traitements par Persopoint et le follow up mensuel des dossiers personnel » de l’eHR platform de Belspo et communiquez des adaptations.
• Vous gérez les dossiers relatifs aux accidents de travail conformément à la législation, assurez le suivi administratif du service médical du travail, les formulaires de transports en commun, éventuel les dossiers Medex.
• Vous gérez et traitez de manière autonome les dossiers dans plusieurs domaines, selon la réglementation.
• Vous assurez le suivi des évaluations des collaborateurs administratifs de l’IRPA.
• Vous apportez un support à l'administration journalière du personnel et êtes responsable de la rédaction des attestations de fin de contrat.
• Vous êtes responsable de plusieurs tâches de classement et de bases de données (dossiers du personnel, dossiers d'évaluation, ...).
• En collaboration avec le responsable HR, Belspo (SPP Politique scientifique fédérale) et Bosa (SPF Stratégie & Appui), vous assurez l’organisation et la gestion des procédures de sélection internes et externes.

Plus d’info sur la fonction ?

Retrouvez les coordonnées utiles dans l'onglet "Informations supplémentaires - personnes de contact".

Il y a 1 poste vacant au Service Personnel et Finances de l'Institut royal du Patrimoine artistique (IRPA), situé Parc du Cinquantenaire 1 à 1000 Bruxelles.

Le Service Personnel est composé de 3 personnes et est chargé des différents aspects de la gestion du personnel de l’IRPA (environ 140 personnes) : congés et absences, maladies et accidents du travail, carrières administratives, évaluations, sélections et recrutements, planification du personnel.
En matière de gestion des carrières et des rémunérations, le service HR travaille en étroite collaboration avec PersoPoint (secrétariat social) et Belspo.

Plusieurs projets visant à moderniser les processus HR et à promouvoir le bien-être du personnel ont été menés ces dernières années : politique de télétravail, mise en place de cycles d'évaluation, procédure d'accueil des nouveaux employés, mise à jour du règlement du travail, processus d'intégration dans PersoPoint, etc.
En outre, l'organisation est confrontée à de nombreux défis et travaillera dans les années à venir sur le leadership, le développement des compétences, la déconnexion et la prévention générale des risques psychosociaux.

Le Service Finances de l’IRPA veille à la réalisation de la stratégie budgétaire, en concertation avec la Direction de l’IRPA. 
Il est composé de trois personnes qui gèrent le budget de l’établissement. Elles introduisent les prévisions budgétaires, elles imputent les recettes et les dépenses dans le système comptable (PIA). Elles collaborent avec tous les chefs de cellule et chefs.

L'Institut royal du Patrimoine artistique est une institution scientifique fédérale chargée de la documentation, de l'étude et de la conservation-restauration du patrimoine culturel et artistique de notre pays.
Historiens de l'art, photographes, chimistes, archéologues, ingénieurs et restaurateurs y mènent des recherches interdisciplinaires et pionnières sur les matériaux et les techniques, ainsi que sur les méthodes de conservation et de restauration des œuvres d'art.
L’IRPA est un outil unique de diffusion de la documentation scientifique, photographique et technique dans ces domaines.

Depuis 1948, l'IRPA entoure le patrimoine belge des meilleurs soins. De la restauration d'œuvres d'art à l'avis sur les conditions de conservation, en passant par la datation de vestiges archéologiques ou la détection de faux... Pionnier dans l'étude interdisciplinaire des œuvres d'art et des monuments, l’IRPA est un nom incontournable dans le monde du patrimoine.
Pour ce faire, nous nous appuyons sur des spécialistes dotés d'une longue expérience, d'un équipement de pointe et d'un vaste réseau international. Grâce à son site web, à sa newsletter et à ses médias sociaux, il s'adresse à une communauté de plus en plus large de passionnés et de professionnels du patrimoine.
En tant qu'institution scientifique fédérale, nous partageons les fruits de notre travail avec toutes les parties intéressées : par exemple, vous trouverez presque 800 000 photos du patrimoine belge dans la base de données en ligne BALaT.

Compétences comportementales

• Analyser l’information : Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information.
• Résoudre des problèmes : Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.
• Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Agir de manière orientée service : Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Faire preuve de fiabilité : Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
• S’auto développer : Vous planifiez et gérez de manière active votre propre développement en fonction de vos possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances.
• Atteindre les objectifs : Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

Une bonne motivation est déterminante pour la fonction.
Elle a une valeur qui compte double dans le score final et si elle ne répond pas aux exigences de cette fonction, vous ne pourrez pas réussir cette sélection et ne serez pas repris dans la liste des lauréats.

Atouts

• La connaissance du néerlandais et de l'anglais pour communiquer efficacement avec vos collègues et favoriser des échanges fructueux.

Votre profil :

• Vous avez un diplôme de bachelier
• Vous avez une année d’expérience dans le domaine de l'administration du personnel 
• Une très bonne motivation
• Une connaissance du néerlandais et de l'anglais.

Vous pouvez retrouver la description complète des conditions de participation et du profil de la fonction dans la description de fonction détaillée.

Diplôme requis à la date limite d’inscription :

• ​Diplôme de l'enseignement supérieur de type court (formation de base d'un cycle, p.ex. : graduat, bachelier professionnalisant) de plein exercice ou de promotion sociale
• Diplôme de candidat/bachelier de transition délivré après un cycle d'au moins deux années d'études
• Certificats attestant la réussite des deux premières années d'études de l'Ecole royale militaire
• Diplôme de l'enseignement maritime de cycle supérieur ou de l'enseignement artistique ou technique supérieur du 3e, 2e ou 1er degré de plein exercice
• Diplôme de géomètre expert immobilier, de géomètre des mines ou diplôme d'ingénieur technicien.​​

Vous pouvez également participer si vous possédez un diplôme obtenu auparavant, assimilé à l’un des diplômes précités.

Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français, lisez les infos concernant la participation sur notre page dédiée.

Téléchargez votre diplôme dans la partie C.V. de votre compte en ligne au moment de l’inscription. Faute de quoi, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature.

Expérience requise à la date limite d’inscription :

Une expérience professionnelle pertinente dans le domaine de l'administration du personnel et dans laquelle vous accomplissiez au moins 3 des tâches reprises ci-dessous.
Vous devez disposer de minimum 1 année d’expérience pour chacune de ces tâches :

• Gestion administratives des dossiers du personnel
• Gestion des horaires, congés et absences diverses
• Soutien administratif en matière de sélection et recrutement
• Application de la réglementation relative aux contrats de travail
• Supervision et/ou soutien aux processus d'évaluation

Complétez votre C.V. en ligne, en français, sous la rubrique « Expérience professionnelle » et ce avant la date limite d’inscription.

Si pour la date limite d'inscription au plus tard, vous ne remplissez pas toutes les conditions formelles de participation ci-dessus, nous ne pourrons pas tenir compte de votre candidature.

Statut et grade

Vous serez engagé en qualité d'expert administratif (niveau B) avec le barème de traitement correspondant B1.

Rémunération
Traitement de départ minimum : € 33.606,32 (salaire annuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises).
Le simulateur de salaire vous permet de calculer votre salaire brut et net en répondant à une série de questions.

Avantages

Nous vous offrons un emploi intéressant qui a impact sur la société, avec nombreux avantages :

• Un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée
  • horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
  • possibilité de récupération des heures supplémentaires prestées
  • possibilité de télétravail
  • 26 jours de congé et fermeture entre Noël et Nouvel An
  • accessibilité aisée via les transports en commun

• Avantages financiers
  • possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme
  • assurance hospitalisation avantageuse
  • gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
  • possibilité de recevoir une prime pour les déplacements à vélo
  • possibilité de bénéficier d'une indemnité de télétravail
  • avantages et offres intéressantes grâce à la carte Benefits@Work

Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires, ...) et les avantages relatifs à un emploi dans l’administration sur le site du SPF BOSA.

Si vous êtes lauréat de cette sélection, vous devrez – pour être nommé – remplir les conditions suivantes à la date d'affectation :

• être belge ou ressortissant d’un autre État faisant partie de l’Espace Économique Européen ou de la Suisse
• jouir des droits civils et politique
• avoir une conduite conforme aux exigences de la fonction visée.

Vous serez nommé après avoir accompli avec succès la période de stage requise.

En bref :

1. Nous examinons votre diplôme 
2. Nous vérifions votre expérience professionnelle
3. Vous passez 2 tests informatisés au SPF BOSA à Bruxelles 
4. Vous passez un entretien à l'IRPA à Bruxelles

Une description complète de la procédure peut être trouvée dans la description de fonction détaillée.

Important :

• Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening’ de votre compte en ligne afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• Tous les tests seront organisés en présentiel.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d’inscription mentionnée dans l’onglet ‘Mes procédures de screening’. Passé ce délai, si vous n’êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d’organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l’épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne mentionnée dans la rubrique «Personnes de contact» le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.
• Si vous ne réussissez pas une étape particulière, la procédure prend fin et vous n’êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Égalité de chances et aménagements raisonnables:

L’Administration fédérale mène une politique active en matière de diversité.

Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ? Vous pouvez bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Consultez notre page dédiée aux aménagements raisonnables.

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant ? Dans ce cas également, vous pourrez obtenir des aménagements. Vous trouvez de plus amples informations sur cette page dédiée aux égalité des chances.

Étape 1 : Vérification du diplôme
Vous serez admis à la sélection à condition de disposer du diplôme requis. La vérification de ce point se fait sur base des documents à télécharger (voir rubrique ‘Conditions de participation’) dans votre compte en ligne à la date limite d’inscription.

Étape 2 : Vérification de l’expérience requise
Vous serez admis à la sélection à condition de posséder l’expérience professionnelle appropriée. La vérification de votre expérience se fait sur base du C.V. tel qu’il aura été complété dans votre compte en ligne à la date limite d’inscription. Nous ne tenons pas compte de documents téléchargés dans la partie « Mes atouts » de votre compte.

A quoi devez-vous être attentif ?
Complétez votre C.V. en français. Les C.V. rédigés dans une autre langue ne seront pas admis.
Nous vous conseillons d’accorder une attention particulière à la description de votre expérience professionnelle dans votre C.V. Ce sont ces données qui sont utilisées par nos responsables de sélection pour le screening qualitatif des C.V.

Étape 3 : Screening spécifique - épreuve informatisée/écrite (+/- 3h00h)

• Les compétences "Analyser l’information et Résoudre des problèmes" seront mesurées à l'aide d'un test de traitement de dossiers.
• Les compétences " Travailler en équipe, Agir de manière orientée service, Faire preuve de fiabilité, S’auto développer et Atteindre les objectifs" seront mesurées à l'aide d'un test de jugement situationnel.

Cette épreuve se déroulera entre le 30.08 et le 18.09.2023 (sous réserve).

Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente.
Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles.
N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 60 points sur 100 (par test). 
Tenant compte du nombre d’emplois à pourvoir, seuls les 6 premiers lauréats seront conviés à l’épreuve suivante. En cas d’égalité de points, ce nombre peut être élargi en faveur du candidat.

Après réception de votre résultat à cette épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit.

Étape 4 : Screening spécifique - entretien (+/-1h15)
L'entretien évalue si vos compétences comportementales (voir rubrique ‘Compétences’) répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.
Votre C.V. dans votre compte en ligne sera utilisé comme information complémentaire lors de l’entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

Cette épreuve se déroulera vers les 5 et 6.10.2023 (sous réserve).

Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente et que vous êtes classés dans les 6 premiers.
Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles.
N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Si vous êtes lauréat ?

Le classement des lauréats sera établi sur base des résultats obtenus à l'étape 4 - Entretien.
A égalité de points, la priorité sera donnée à la personne ayant obtenu le plus grand nombre de points à la partie "motivation". Si pour cette partie, des personnes ont des points égaux, leur classement sera établi de manière aléatoire.

Si vous faites partie de ceux qui ne peuvent pas immédiatement entrer en fonction, votre nom est repris dans une liste dans laquelle on peut puiser dès qu’une place se libère à nouveau pour cette fonction. En fonction de votre classement, une fonction contractuelle pourra également vous être proposée.

Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ?

Une liste de 6 lauréats au maximum, valable 1 an, sera établie. Si plusieurs lauréats sont à égalité de points pour l’attribution de la dernière place, le nombre maximum de lauréats fixé est augmenté en leur faveur.

Épreuve complémentaire

Si cette organisation ou d’autres cherchent un profil similaire, cette liste peut aussi être consultée. En fonction de votre résultat, vous serez invité pour une épreuve complémentaire (souvent un entretien). Pour certaines d’entre-elles, il est possible que certains diplômes ou expérience spécifiques soient demandés.

Priorité pour les personnes handicapées

Outre cette liste des lauréats, une liste spécifique des lauréats (qui reste valable 4 ans) présentant un handicap est établie. Ceux-ci n’y figurent qu’à leur demande et pour autant qu’ils aient fourni une attestation leur conférant la qualité de personne handicapée. Vous trouverez plus d'information sur notre page Priorité pour les personnes handicapées.

Tout service de l’administration fédérale qui n’a pas encore atteint le quota de minimum 3% de personnes en situation de handicap parmi leur personnel, est tenu de consulter d'abord les listes spécifiques visées.

Aménagements du poste de travail

Si vous avez un handicap et vous souhaitez des aménagements du poste de travail, vous pouvez en informer votre futur employeur au moment de votre entrée en service. Vous trouverez plus d'info sur notre page Aménagements du poste de travail.

Vous souhaitez postuler ? Complétez votre CV en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre connaissance de toutes les informations indispensables et pour vous préparer au mieux. 

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 22.08.2023 inclus.

Vous devez poser votre candidature via votre compte en ligne. Nous procédons au screening du C.V. tel qu’il se trouve dans 'Mon Compte' à la date limite d’inscription. Nous procédons également au screening du diplôme que vous devez télécharger au moment de l’inscription.

Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.

Comment télécharger votre diplôme ?
Vous pouvez télécharger votre diplôme dans votre C.V. en ligne (avant la date limite d’inscription) dans l’un des formats suivants : PDF, DOC,DOCX, JPG ou TIF. La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 MB.
Si vous ne parvenez pas à télécharger votre diplôme, vous pouvez également en envoyer une copie à la personne de contact pour la procédure de sélection (voir la rubrique ‘Contact’) en mentionnant votre numéro de registre national, votre nom, votre prénom et le numéro de la sélection.

Tests et résultats
Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne.

Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Tests et évaluation ?

Sur notre site web, vous trouverez plus d’info sur le déroulement des tests et comment vous préparer.

Vous pouvez y aussi consulter plus d’informations concernant nos méthodes d’évaluation.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?

Envoyez une plainte via ce lien.