Assistant contract manager (m/v/x)

Ben je leergierig, oplossingsgericht en een teamplayer?
Dan ben jij de persoon die we zoeken!

Je bent verantwoordelijk voor de uitvoering van de toegewezen contracten binnen het mandaat van de leidend ambtenaar en binnen het contractueel kader. Deze aankopen bestaan uit een breed gamma aan te leveren goederen, diensten of werken in het domein van commerciële voertuigen en collectief vervoer.

Je belangrijkste taken:

• In het begin volg je een opleidingstraject om het domein en de verschillende procedures te leren kennen en word je actief begeleid door je verantwoordelijke en door ervaren collega's.
• Je bent voor jouw domein de centrale contactpersoon voor de contractbeheerders, budgetbeheerders en klanteenheden binnen Defensie. Ook voor de externe leveranciers ben jij het aanspreekpunt, zowel in het kader van aankopen als in het kader van eventuele problemen met aangekochte goederen, wijzigingen in specificaties, …

·      

Je staat in voor de praktische modaliteiten betreffende aankopen in jouw domein. Enkele van deze modaliteiten zijn het opstellen van bestelbrieven, het behandelen van facturen, contacten onderhouden met firma’s, opvolgen van budget en het klantvriendelijk oplossen van eventuele problemen. Dit doe je volgens de deontologische principes binnen het domein van de overheidsopdrachten.

·      

Je bent bereid initiatief te nemen, samen te werken met je collega’s, een klein team aan te sturen en op die manier een goede werkverdeling te kunnen verzekeren.

• Bij de uitvoering van je taken word je bijgestaan door één of meerdere administratieve medewerkers. Inhoudelijk kan je ook terugvallen op goed uitgewerkte procedures en templates, met vragen kan je uiteraard terecht bij ervaren collega's.

·      

Indien er in een latere fase contractuele aanpassingen moeten gebeuren (bv. evolutie van bepaalde systemen of producten, wijzigingen in specificaties, …) zoek je mee naar oplossingen en vertegenwoordig je de belangen van Defensie.

De nodige interne opleidingen worden voorzien.

Belangrijk: Je bent bereid te werken in een militaire omgeving en een veiligheidsverificatie te ondergaan (in overeenstemming met de wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen)

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

• Er zijn 3 plaatsen bij het Competence Center Mobility & Distribution van het Ministerie van Defensie (Martelarenstraat 181, 1800 Vilvoorde/Peutie).

  Deze dienst bestaat uit een team van 10 personen onder leiding van een ervaren militair, waar samenwerking en klantvriendelijkheid centraal staan. Je komt terecht in een divers team waarin je samenwerkt met zowel Nederlandstalige als Franstalige collega’s, wat zorgt voor een rijke interculturele ervaring. Binnen onze dienst is er een min of meer gelijke verdeling tussen militairen en burgers. Deze diversiteit draagt bij aan een dynamische en stimulerende werkomgeving waarin verschillende perspectieven worden gewaardeerd.

  In de context van deze functie benadrukken we het belang van samenwerking en klantvriendelijkheid als centrale pijlers van onze dienstverlening. Naast deze aspecten is een minimale technische kennis vereist, met name in relevante programma's die nodig zijn voor efficiënte communicatie, gegevensbeheer en taakuitvoering. Het is van vitaal belang om deze softwareapplicaties adequaat te gebruiken om de taken efficiënt en effectief uit te voeren. Door een vriendelijke en professionele benadering te hanteren in al onze interacties met klanten, streven we ernaar om een positieve ervaring te bieden en aan hun behoeften te voldoen binnen een dynamische en uitdagende werkomgeving.

• Er zijn 3 plaatsen bij de dienst  Divisie Overheidsopdrachten (MRMP) van het Ministerie van Defensie (Eversestraat 1, 1140 Evere). 
  De Divisie Overheidsopdrachten (MRMP) is verantwoordelijk voor de praktische en administratieve uitvoering van overheidsopdrachten, in nauwe samenwerking met de beheerders van materieel, diensten en budgetten. In deze context behandelt het alle juridische en contractuele aspecten met betrekking tot de voorbereiding en sluiting van contracten, de uitvoering ervan en de kwaliteitscontroles.

Het Ministerie van Defensie staat in voor de verdediging van het grondgebied, het organiseren van missies in het buitenland in een internationale context en in het kader van hulp aan de bevolking bij rampen. Defensie heeft een specifieke cultuur en structuur. Met 27.000 medewerkers is het één van de grootste werkgevers van ons land.
Defensie heeft een gemengde werkomgeving, aangezien het zowel burger- als militair personeel tewerkstelt. 

Gedragsgerichte competenties

• Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! De competentie in het vet en jouw motivatie worden als erg belangrijk voor de job beschouwd.

Indien de competentie en je motivatie niet voldoen aan het vereiste niveau, kan je voor deze selectie niet slagen.

Niet vereist, wel een troef

• Je hebt kennis van het Frans
• Je hebt kennis van het Engels
• Je hebt kennis van de Microsoft Office-toepassingen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Jouw profiel:

• Je hebt een Bachelor diploma
• Je bent leergierig en een teamplayer
• Een goede kennis van het Frans is een pluspunt

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie
• Diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
• Getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
• Diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
• Diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.​
• Diploma van Bachelor Na Bachelor van tenminste 60 studiepunten uitgereikt door een universiteit of een hogeschool
• Diploma van Graduaatsopleiding van het Hoger Beroepsonderwijs  van niveau 5 (afgekort HBO5) van tenminste 120 studiepunten uitgereikt door het Vlaamse Gemeenschap

Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan op onze website de opties voor deelname.

Laad je diploma op in het gedeelte “cv” in van je online account op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Ben je vastbenoemd Nederlandstalig ambtenaar?

Dan kan je deelnemen op basis van mobiliteit, mits je benoemd bent bij:

• een federale administratie of een parastatale instelling opgenomen in het koninklijk besluit van 15 januari 2007 (personeel van de NMBS en de federale politie maken geen deel uit van dit toepassingsgebied van interne mobiliteit), of
• de Rechterlijke orde (met uitzondering van de magistraten, gerechtelijk stagiaires en assessoren).

Aangezien de openstaande functie een functie is van niveau B kan je enkel deelnemen indien:

• je benoemd bent op niveau B
• of je geslaagd bent voor het specifieke gedeelte van een bevorderingsselectie niveau B en je opgenomen bent in de laureatenlijst
• of je benoemd bent op niveau A.

In dit geval hoef je niet te voldoen aan de diplomavoorwaarden.

Laad je meest recente bewijs van benoeming op (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging) vóór de uiterste inschrijvingsdatum en vul je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job. Als dit bewijs van benoeming of van slagen al werd gevalideerd in je online-cv door een vorige procedure, hoef je dit niet opnieuw te doen.

Als je al werkt voor de rekruterende instelling, treed je in dienst via de principes van interne mutatie.

Ben je vastbenoemd Nederlandstalig ambtenaar bij een Gemeenschap of Gewest? 

De vacante functie is een functie van niveau B. Je dient dan ook een graad niveau B en een weddeschaal te bekleden die, overeenkomstig de bijlage 1 van het KB van 15 januari 2007 betreffende de mobiliteit van de statutaire ambtenaren in het federaal administratief openbaar ambt, als gelijkwaardig worden erkend met de graad niveau B waartoe de vacante betrekking behoort.

Opgelet!

Om te kunnen nagaan of je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, dienen wij ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum in het bezit te zijn van je meest recente bewijs van benoeming (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging). Duid dan ook aan in je cv onder de rubriek ‘werkervaring’ dat je ambtenaar bent bij een gemeenschap of gewest en laad je benoemingsbesluit op onder de rubriek ‘benoemingsdocumenten’. 

Ambtenaren van de gemeenschappen of gewesten dienen niet aan de diplomavereisten te voldoen.

Ben je Nederlandstalig beroepsmilitair?

De openstaande functie is van niveau B. Je moet dus:

• je attest van je carrière als beroepsmilitair opladen in het onderdeel ‘Diploma’ in jouw online account.
• vanaf je inschrijving de persoon contacteren die vermeld wordt in de rubriek ‘contactpersoon procedure’, om je gelijkwaardigheid van niveau te bepalen

In dit geval hoef je niet te voldoen aan de diplomavoorwaarden.

Vereiste ervaring

Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.

Indien je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan er met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Statuut en Graad

Je wordt aangeworven als Administratief deskundige (niveau B) met de bijhorende weddeschaal B1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 34.278,47 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
• glijdende werkuren in een 38-uren week
• mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
• mogelijkheid tot telewerken
• 26 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar + 3 dagen dienstontheffing van het departement
• 2 extra verlofdagen op 15 november (Koningsdag) en 15 april (verjaardag van de Koning)
• een gesubsidieerde crèche in het militair kwartier
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
• gebruik van sportfaciliteiten tijdens de werkuren

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
• uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• uitgebreide loopbaankansen

• Financiële voordelen
• Maaltijdcheques ter waarde van € 6
• mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
• voordelige hospitalisatieverzekering en terugbetaling van eigen bijdragen voor consultaties bij artsen, tandartsen en fysiotherapeuten erkend door Defensie
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• 50% kortingskaart voor verplaatsingen via NMBS/TEC
• mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
• mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie (occasioneel telewerk mogelijk na een inwerkperiode)
• voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
• allerlei sociale voordelen
• recht op de voordelen van de Centrale dienst voor Sociale en Culturele Actie (CDSCA), deze dienst verleent verschillende diensten en organiseert voordelen die het leven van het personeel van Defensie makkelijker of goedkoper maken zoals bijvoorbeeld voordelige vakanties, kortingen via hun webshop, huisvesting in de buurt van de werkplaats en sociale dienstverlening. www.cdsca-ocasc-website.be
• terbeschikkingstelling van een laptop
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om benoemd te worden – op de aanstellingsdatum:

• Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland
• de burgerlijke en politieke rechten genieten
• een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Als je deelneemt op basis van jouw diploma, word je benoemd nadat je de stageperiode met succes hebt vervuld.

Als je deelneemt op basis van mobiliteit, hoef je geen stage meer te doen.

Als je benoemd bent bij een andere organisatie dan de rekruterende en je in dienst treedt via mobiliteit, start een proefperiode van 3 maanden waarin jij en de organisatie kunnen beslissen of er een match is. Indien jij of de rekruterende organisatie hiervan niet overtuigd zijn, keer je terug naar je vroegere werkgever. Klikt het van bij de start, dan kunnen jullie onderling sneller beslissen om de definitieve overstap te maken.

Als je reeds benoemd bent bij de rekruterende dienst in het niveau van de selectie, treed je in dienst via de principes van interne mutatie.

In het kort:

1. We screenen jouw diploma en/of benoemingsbesluit
2. Je legt een test op computer af bij FOD BOSA in Brussel 
   Opgelet! Als er weinig kandidaten zijn, zal deze test niet georganiseerd worden. 
3. Je legt een interview af met een gevalstudie bij de Koninklijke Militaire School (Leonardo Da Vincistraat 1, 1000 Brussel)

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: screening van diploma en/of benoemingsbesluit

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma en/of benoemingsbesluit. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en de informatie ingevuld in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum.

Stap 2: Specifieke screening - PC (+/- 1u30min)

Of deze proef wordt georganiseerd, is afhankelijk van het aantal kandidaten dat overblijft na de vorige stap.

Via een dossierbehandelingstest worden volgende competenties gemeten:

• Informatie analyseren
• Problemen oplossen.

Deze proef zal plaatsvinden plaatsvinden rond eind april 2024 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap.
Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt. Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 20 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Stap 3: Specifieke screening - Interview (+/- 1u + 1u voorbereiding)

Het interview evalueert of je gedragsgerichte (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Vóór het interview krijg je een gevalstudie en voldoende tijd om deze voor te bereiden.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Indien Stap 2 niet georganiseerd wordt, zal deze proef plaatsvinden rond midden mei 2024 (onder voorbehoud).
Indien Stap 2 wel georganiseerd wordt, zal deze proef plaatsvinden rond midden mei 2024 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Als je geslaagd bent?

De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten van Stap 3 - Interview. Als er geslaagden zijn met gelijke punten, krijgt de persoon met het hoogste aantal punten voor het gedeelte motivatie voorrang. Als er voor dit gedeelte personen met gelijke punten zijn, wordt voor deze personen de rangschikking willekeurig bepaald.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie. Op basis van je rangschikking kan je ook contractuele functies aangeboden krijgen.

Hoelang blijft deze lijst geldig?

Er wordt een lijst van maximum 12 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Bijkomende screening

Als deze of een andere organisatie een gelijkaardig profiel zoekt, kunnen zij hiervoor beroep doen op deze lijst. Afhankelijk van je resultaat word je uitgenodigd voor een bijkomende proef, die vaak bestaat uit een interview. Het is mogelijk dat er hierbij extra diploma- en/of ervaringsvoorwaarden gevraagd worden.

Voorrangsregels voor personen met een handicap

Naast deze lijst van geslaagden wordt een bijzondere lijst opgesteld (die 4 jaar geldig blijft) van de personen met een handicap die geslaagd zijn. Je wordt er enkel in opgenomen op jouw vraag en als je een attest hebt waardoor je erkend bent als 'persoon met een handicap. Meer informatie over voorrang voor personen met een handicap vind je op onze website.

Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.

Arbeidspostaanpassingen

Heb je een handicap en wil je gebruik maken van arbeidspostaanpassingen? Dan kan je dat aanvragen op het moment van aanwerving. Meer info vind je op onze pagina Arbeidspostaanpassingen.

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 10 april 2024.

Je moet online solliciteren via je online account. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma en/of benoemingsbesluit dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma en/of benoemingsbesluit opladen
Je kan je diploma en/of benoemingsbesluit in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen’). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de procedurecode van de job.

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback over jouw resultaten?

Na elke screeningsstap kan je een motivering van jouw resultaten bekomen. Voor sommige testen verschijnt dit automatisch in je online account, voor andere kan je het aanvragen via de contactpersoon voor de procedure.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.