Asssistant administratif HR - Marche-les-Dames (m/f/x)

Ministerie van Defensie

Selectiecode

AFG22386

Taal

Frans

Diploma

Hoger secundair

Contracttype

Statutair

Functieniveau

C

Type aanwerving

Externe rekrutering

Duur

Onbepaalde duur

Plaats van tewerkstelling

5024 Marche-les-Dames

Voltijds/deeltijds

Voltijds

Contenu de la fonction

La fonction d'Assistant administratif HR a pour finalités la gestion administrative RH du personnel civil et militaire de l'unité, principalement via l'utilisation du logiciel de gestion des ressources humaines de la Défense (Logiciel HRM).

Vous êtes amené à effectuer les tâches suivantes :

  • Vous administrez le personnel de l'unité  et tenez à jour la situation du personnel de l'unité: suivi des prestations irrégulières du personnel, encodage dans logiciel et garder jour les listes de présences (congé, récup, maladie, …),
  • Vous suivez les demandes du personnel via leurs requêtes HRM.
  • Vous suivez les affectations et mutations du personnel.
  • Vous suivez les démarches administratives liées aux aptitudes médicale et opérationnelles du personnel.
  • Vous exploitez et complétez la base de données de brevets et compétences techniques du personnel. 
  • Vous assurez le suivi du processus d'accueil du personnel engagé ou muté au profit de l'unité et vous soutenez les autres services en cas de besoin.

Dans le cadre de cette fonction, vous serez amené à suivre une formation sur le logiciel HRM au sein d'une autre unité de la Défense.

Important : Vous êtes prêt à travailler en milieu militaire et à vous soumettre à une vérification de sécurité (loi du 11 décembre 1998, relative à la classification et aux habilitations, attestations et avis de sécurité)

Plus d’info sur la fonction ?

Wim VAN DER STEEN
Capitaine
Tél. : 02 443 08 77
E-mail : Wim.VanderSteen@mil.be 

Employeur

Il y a 2 postes vacants au sein du Centre d’Entraînements des Commandos du Ministère de la Défense (Rue Roi Chevalier 13 à 5024 Marche-Les-Dames). Plus particulièrement au sein du bureau élèves qui fait partie du service ressources humaines du Centre. Le bureau élèves est intégré au sein de la Compagnie Ecole. La Compagnie Ecole et la Compagnie Instruction dispensent toutes les formations de base aux futures Para-Commandos.

La Défense est responsable de la défense du territoire national, de l’organisation des missions à l’étrangers dans un contexte international et dans le cadre de l’assistance à la population lors de catastrophe tant sur le territoire national qu’à l’étranger. Aujourd’hui, la Défense reste un des plus grands propriétaires de patrimoine en Belgique.

La Défense a une structure et une culture particulière et est, avec quelque 27.000 collaborateurs, un des plus grands employeurs de notre pays. Le Ministère de la Défense constitue un environnement de travail mixte, occupant du personnel civil et militaire.

Compétences

Compétences comportementales

  • Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information.
  • Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.
  • Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
  • Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
  • Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.

 

Une bonne motivation est également importante. Si votre motivation ne répond pas aux exigences de cette fonction, vous ne pourrez pas réussir cette sélection et ne serez pas repris dans la liste des lauréats.

Attention ! Les compétences en gras sont considérées comme particulièrement importantes pour la fonction. Elles ont une valeur plus importante dans le score final.

Atouts

  • Tenant compte d'un environnement de travail bilingue, la connaissance du néerlandais est plus qu'un atout.
  • Vous avez une bonne maîtrise des outils office.

Conditions de participation

Diplôme requis à la date limite d’inscription :

  • Attestation de réussite de la 6ème année d'enseignement secondaire de plein exercice
    certificat d'enseignement secondaire supérieur ou diplôme d'aptitude à l'enseignement supérieur
    diplôme délivré après réussite de l'examen prévu à l'article 5 des lois sur la collation des grades académiques 
  • Diplôme ou certificat d'une section de l'enseignement secondaire supérieur de promotion sociale, délivré après un cycle d'au moins 750 périodes.

Vous pouvez également participer si vous possédez un diplôme obtenu auparavant, assimilé à l’un des diplômes précités.

Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans un autre langue que le français, lisez les infos concernant la participation sur cette page.

Téléchargez votre diplôme dans la partie C.V. de votre compte en ligne au moment de l’inscription. Faute de quoi, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature.

Vous êtes agent statutaire francophone ?

Pour participer à cette sélection, vous devez être nommé :

  • dans l’une des administrations fédérales ou dans l’un des parastataux repris dans l'arrêté royal du 15 janvier 2007 (le personnel de la SNCB et de la police fédérale ne font pas partie du champ d’application du marché interne), ou
  • à l’Ordre judiciaire (hors magistrats, stagiaires judiciaires et assesseurs).

Le poste vacant est un poste d'Assistant administratif (C). Vous devez donc :

  • soit être doté du niveau C
  • soit avoir réussi la partie spécifique d’une sélection d’accession de niveau C et être sur la liste des lauréats.

Dans ce cas-ci, vous ne devez pas remplir les conditions liées au diplôme mais bien celles relatives à l’expérience professionnelle.

Téléchargez votre preuve de nomination valable (arrêté de nomination, extrait du Moniteur Belge, preuve de votre employeur, prestation de serment ou arrêté d'accession) avant la date limite d’inscription et mentionnez l’historique complet de votre expérience professionnelle, emploi actuel inclus. Si votre preuve de nomination ou de réussite a déjà été validée lors d’une procédure précédente, inutile de la télécharger à nouveau.

Si vous travaillez déjà au sein de l’institution qui recrute, vous entrez en service selon les principes de la mutation.

Vous êtes militaire de carrière francophone ?

Le poste vacant est un poste d'Assistant administratif (C). Vous devez donc :

  • Télécharger une attestation de votre carrière militaire dans l’onglet ‘Diplômes’ de votre compte ‘Mon Compte’
  • Contacter obligatoirement et dès votre inscription la personne mentionnée dans la rubrique ‘Personnes de contact’ afin de vérifier les équivalences de niveau.

Dans ce cas-ci, vous ne devez pas remplir les conditions liées au diplôme mais bien celles relatives à l’expérience professionnelle.

Expérience requise à la date limite d’inscription :

 Une expérience professionnelle pertinente dans le domaine des ressources humaines de minimum 1 année réparties dans au moins 2 des tâches reprises ci-dessous : 

  • Gestion des congés, absences et maladies;
  • Gestion administrative des dossiers du personnel;
  • Gestion des processus d’entrée et de sortie de personnel;
  • Gestion des accidents du travail.

Complétez votre C.V. en ligne, en français, sous la rubrique « Procédure de sélection » et ce avant la date limite d’inscription.

Si pour la date limite d'inscription au plus tard, vous ne remplissez pas toutes les conditions formelles de participation ci-dessus, nous ne pourrons pas tenir compte de votre candidature.

Offre

Statut et grade

Vous serez engagé en qualité d'Assistant administratif (niveau C) avec le barème de traitement correspondant C1.

Rémunération

Traitement de départ minimum : € 28.546,00 (salaire annuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises).

Le simulateur de salaire vous permet de calculer votre salaire brut et net en répondant à une série de questions.

Avantages

Nous vous offrons un emploi intéressant qui a impact sur la société, avec nombreux avantages :

  • Un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée 
    • horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
    • possibilité de récupération des heures supplémentaires prestées
    • possibilité de télétravail
    • Crèche subsidiée au sein du quartier militaire (Evere, Peutie et Neder-Over-Heembeek)
    • 26 jours de congé et fermeture entre Noël et Nouvel An + 3 jours de dispense du département spécifique à la Défense
    • accessibilité aisée via les transports en commun
  • Plusieurs possibilités d’auto-développement 
  • Avantages financiers 
    • possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme
    • assurance hospitalisation avantageuse
    • droit aux services offerts par L'Office Central d'Action Sociale et Culturelle de la Défense (OCASC) (entre autre, centres de vacances, réduction sur les voyages organisés par le tour opérateur,…)
    • gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
    • possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
    • possibilité de bénéficier d'une indemnité de télétravail
    • avantages et offres intéressantes grâce à la carte Benefits@Work
    • divers avantages sociaux
    • restaurant d’entreprise pratiquant des prix démocratiques
    • utilisation des infrastructures sportives pendant les heures de service
    • Possibilité de teleworking.

Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires,...) et les avantages relatifs à un emploi dans l’administration sur le site du SPF BOSA.

Conditions d'affectation

Si vous êtes lauréat de cette sélection, vous devrez – pour être nommé – remplir les conditions suivantes à la date d'affectation :

  • être belge ou ressortissant d’un autre État faisant partie de l’Espace Économique Européen ou de la Suisse
  • jouir des droits civils et politique
  • savoir une conduite conforme aux exigences de la fonction visée.

Si vous participez à la sélection sur base de votre diplôme vous serez, si vous êtes lauréat, nommé après avoir accompli avec succès la période de stage.

Si vous participez sur base de mobilité interne, vous ne devez plus faire de stage.

Si vous êtes fonctionnaire nommé dans une autre institution que celle qui recrute, lorsque vous entrez en service sur base de mobilité interne, une période d’essai de 3 mois débute. Au cours de celle-ci, vous et l’organisation qui vous recrute pouvez décider de votre adéquation avec la fonction. En cas d’inadéquation constatée par vous ou votre nouvel employeur, vous retournez chez votre ancien employeur. Si tout se passe bien dès le départ, vous pouvez décider ensemble d’effectuer le transfert définitif plus tôt.

Si vous travaillez déjà au sein de l’institution qui recrute et dans le niveau de la sélection, vous entrez en service selon les principes de la mutation interne.

Procédure

Important :

  • Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening’ de votre compte en ligne afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
  • Les tests peuvent être organisés en présentiel ou à distance par vidéoconférence. Cette information est indiquée en regard de chaque étape.
  • Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d’inscription mentionnée dans l’onglet ‘Mes procédures de screening’. Passé ce délai, si vous n’êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
  • Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d’organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l’épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
  • En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne mentionnée dans la rubrique «Personnes de contact» le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
  • Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.
  • Si vous ne réussissez pas une étape particulière, la procédure prend fin et vous n’êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Égalité de chances et aménagements raisonnables:

L’Administration fédérale mène une politique active en matière de diversité.

Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ? Vous pouvez bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Consultez notre page dédiée aux aménagements raisonnables et aux adaptations de poste.

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant ? Dans ce cas également, vous pourrez obtenir des aménagements. Vous trouvez de plus amples informations sur cette page dédiée aux égalité des chances.

Étape 1 : vérification du diplôme et/ou de l’arrêté de nomination

Vous serez admis à la sélection à condition de disposer du diplôme et/ou de l’arrêté de nomination (C) requis. La vérification de ce point se fait sur base des documents à télécharger (voir rubrique ‘Conditions de participation’) et sur base du C.V. tel qu’il aura été complété dans votre compte en ligne à la date limite d’inscription.

Étape 2 : Vérification de l’expérience requise

Vous serez admis à la sélection à condition de posséder l’expérience professionnelle appropriée. La vérification de votre expérience se fait sur base du C.V. tel qu’il aura été complété dans votre compte en ligne à la date limite d’inscription. Nous ne tenons pas compte de documents télécharges dans la partie « mes extras » de votre compte.

A quoi devez-vous être attentif ?

Complétez votre C.V. en français. Les C.V. rédigés dans une autre langue ne seront pas admis.
Nous vous conseillons d’accorder une attention particulière à la description de votre expérience professionnelle dans votre C.V. Ce sont ces données qui sont utilisées par nos responsables de sélection pour le screening qualitatif des C.V.

Vous avez aussi postulé pour une sélection néerlandophone ?

Complétez également en néerlandais le champ « Décrivez précisément quelles sont les tâches et responsabilités de votre fonction » dans la rubrique « Expérience professionnelle -> Modifier » de votre Cv en ligne.
Vous manquez de place dans le champ ‘tâches et responsabilités’ ? Ajoutez les informations supplémentaires dans les champs « Décrivez ce que vous avez appris dans cette fonction » et « Pourquoi changer d’emploi ? » avec le titre : « Suite des tâches et responsabilités ». Mentionnez le nom du champ dans lequel vous avez tapé les informations supplémentaires au bas du champ ‘tâches et responsabilités‘.

Étape 3 : Screening spécifique - épreuve informatisée (+/- 1h)

Cette épreuve sera organisée en fonction du nombre de candidats ayant réussi l’étape précédente.

Les compétences suivantes seront mesurées à l’aide d’un test de jugement situationnel informatisé : 

  • Analyser l'information
  • Résoudre des problèmes

Cette épreuve se déroulera, sous réserve, début mars 2023. Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Tenant compte du nombre d’emplois à pourvoir, seuls les 35 premiers lauréats seront conviés à l’épreuve suivante. En cas d’égalité de points, ce nombre peut être élargi en faveur du candidat.

 

Après réception de votre résultat à cet épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit.

Étape 4 : Screening spécifique - Entretien (+/-1h)

L'entretien évalue si vos compétences comportementales (voir rubrique ‘Compétences’) répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

Votre C.V. dans votre compte en ligne sera utilisé comme information complémentaire lors de l’entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

  • Si l’étape 3 n’est pas organisé, cette épreuve se déroulera, sous réserve, début mars 2023.
  • Si l’étape 3 est organisé, cette épreuve se déroulera, sous réserve, fin mars 2023.

Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Résultat final

Si vous êtes lauréat ?

Le classement des lauréats sera établi sur base des résultats obtenus à l'Etape 4: "Entretien". Si pour cette partie, des personnes ont des points égaux, leur classement sera établi de manière aléatoire.

Si vous faites partie de ceux qui ne peuvent pas immédiatement entrer en fonction, votre nom est repris dans une liste dans laquelle on peut puiser dès qu’une place se libère à nouveau pour cette fonction. En fonction de votre classement, une fonction contractuelle pourra également vous être proposée.

Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ?

Une liste de 35 lauréats au maximum, valable 1 an, sera établie. Si plusieurs lauréats sont à égalité de points pour l’attribution de la dernière place, le nombre maximum de lauréats fixé est augmenté en leur faveur.

Épreuve complémentaire

Si cette organisation ou d’autres cherchent un profil similaire, cette liste peut aussi être consultée. En fonction de votre résultat, vous serez invité pour une épreuve complémentaire (souvent un entretien). Pour certaines d’entre-elles, il est possible que certains diplômes ou expérience spécifiques soient demandés.

Priorité pour les personnes handicapées

Outre cette liste des lauréats, une liste spécifique des lauréats (qui reste valable 4 ans) présentant un handicap est établie. Ceux-ci n’y figurent qu’à leur demande et pour autant qu’ils aient fourni une attestation leur conférant la qualité de personne handicapée. Vous trouverez plus d'information sur notre page).

Tout service de l’administration fédérale qui n’a pas encore atteint le quota de minimum 3% de personnes en situation de handicap parmi leur personnel, est tenu de consulter d'abord les listes spécifiques visées.

Aménagements du poste de travail

Si vous avez un handicap et vous souhaitez des aménagements du poste de travail, vous pouvez en informer votre futur employeur au moment de votre entrée en service. Vous trouverez plus d'info sur notre page.

Postuler

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 15/02/2023 inclus.

Vous devez poser votre candidature via votre compte en ligne. Nous procédons au screening du C.V. tel qu’il se trouve dans 'Mon Compte' à la date limite d’inscription. Nous procédons également au screening du diplôme que vous devez télécharger au moment de l’inscription.

Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.

Comment télécharger votre diplôme et/ou arrêté de nomination ?
Vous pouvez télécharger votre diplôme ou votre arrêté de nomination dans votre C.V. en ligne (avant la date limite d’inscription) dans l’un des formats suivants : PDF, DOC,DOCX, JPG ou TIF. La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 MB. Si vous ne parvenez pas à télécharger votre diplôme, vous pouvez également en envoyer une copie à la personne de contact pour la procédure de sélection (voir la rubrique ‘contact’) en mentionnant votre numéro de registre national, votre nom, votre prénom et le numéro de la sélection.

Informations supplémentaires

Tests et résultats

Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne.

Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

 

Tests et évaluation ?

Vous trouverez plus d’info sur nos méthodes d’évaluation ici.

 

Pas satisfait de la procédure de sélection ?

Envoyez une plainte ici.

Contact

Plus d’info sur la contenu de la fonction ?

Wim VAN DER STEEN
Capitaine- Ministère de la Défense
Tél. : 02 443 08 77
Courriel : Wim.VanderSteen@mil.be 


Plus d’info sur la procédure de sélection ?
Catherine PATART- Conseiller
Correspondant travaillerpour.be
Tél. : 02 441 77 70
Courriel : catherine.patart@mil.be 

 

Adresse et coordonnées générales de la DEFENSE
Quartier Reine Elisabeth
Rue d'Evere 1
1140 EVERE
Site web : www.mil.be


Adresse et coordonnées générales SELOR

SPF BOSA – Travailler pour .be
WTC III - Bld. Simon Bolivar, 30 bte 1
1000 Bruxelles
Site web : www.selor.be/fr/contact/

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