Administratief verantwoordelijke (m/v/x)

Als administratief verantwoordelijke:

• ben je verantwoordelijk voor de organisatie, de uitnodiging en het opstellen van de notulen van dienstvergaderingen.
• zorg je voor het administratieve beheer van de dienst, waaronder de coördinatie van bestellingen, het systeembeheer van de bestelbonnen (Artio), en wekelijkse rapportage in Excel.
• beheer je de administratieve en logistieke aspecten van dienstreizen (het invoeren van missies, voorbereiding van materiaal).
• beantwoord je verzoeken zoals partner- en sponsoringsaanvragen.
• beheer je de contactendatabase (in Excel).
• beheer je het materiaal dat wordt gebruikt door de communicatiedienst.
• ondersteun je de communicatieactiviteiten, zoals hulp bij de organisatie van evenementen, het invoeren van onze activiteiten op online agenda's en opvolging hiervan.
• zorg je voor administratieve ondersteuning bij weerkerende taken met betrekking tot de website van het Instituut (bijwerken van profielpagina's, opvolgen van nieuwe profielfoto's, aanvullen van nieuwe onderzoeksprojecten).

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

In het kader van zijn officiële missie om wetenschappelijke kennis te verspreiden naar de samenleving, zoekt het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen (KBIN) een fulltime administratief verantwoordelijke (m/v/x) om het communicatieteam dagelijks te ondersteunen voor de duur van één jaar.

Je werkt binnen de communicatiedienst van het Instituut, een tweetalig NL- en FR-team dat zich voornamelijk bezighoudt met de communicatie over en de promotie van de museumactiviteiten, wetenschapscommunicatie, perscontacten, coördinatie van de website, sociale media en het zoeken naar partners.

Het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, hierna het Instituut genoemd, is een van de tien federale wetenschappelijke instellingen onder het Federaal Wetenschapsbeleid (Belspo). Het ontwikkelt belangrijke wetenschappelijke onderzoeksactiviteiten en beheert collecties, vervult openbare dienstopdrachten en staat open voor iedereen via het museum, dat jaarlijks bijna 400.000 bezoekers ontvangt en wereldwijd bekend staat om zijn Galerij van Dinosauriërs – de grootste van Europa.

De museumzalen tonen slechts een fractie van de rijkdom van ons Instituut. Onze collecties bevatten 38 miljoen exemplaren en behoren tot de 10 belangrijkste natuurwetenschappelijke  collecties ter wereld. Het wetenschappelijk instituut voert belangrijke onderzoeksprojecten uit, met name op het gebied van evolutie, bio- en geodiversiteit en ecosystemen. Het wil het publiek informeren en bewust maken voor natuurwetenschappen en milieubescherming.

Alle informatie over het Instituut (organigram, missies, jaarverslagen, activiteiten, enz.) is beschikbaar voor de kandidaat op onze website.

https://www.naturalsciences.be/

Vermeld hieronder de gewenste competenties en troeven.

Generieke competenties:

• Betrouwbaarheid tonen
• Organiseren
• Objectieven behalen
• Organisatiebetrokkenheid tonen
• Zichzelf ontwikkelen
• In team werken

Technische competenties:

• Kennis van Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams, enz.
• Goede schrijfvaardigheid

Troeven:

• Ervaring op een communicatie- en/of een ondersteunende afdeling.
• Kennis van de tweede landstaal.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Duur van de opdracht: maximum 12 maanden.

• Flexibele werkuren
• Mogelijkheden voor telewerk
• Kantoor gesloten tussen Kerst en Nieuwjaar
• Een laptop ter beschikking
• Werkplek goed bereikbaar met het openbaar vervoer
• Gratis openbaar vervoer naar en van de werkplek
• Aanbod van opleidingen (te volgen tijdens werkuren)
• Gratis toegang tot het museum van het KBIN en tot andere federale wetenschappelijke instellingen met de Belspo-kaart (Koninklijke Musea voor Schone Kunsten, Koninklijk Museum voor Midden-Afrika, Planetarium, enz.)
• 10% korting in de museumwinkel en het Dino Café
• Recht op de "Attracties & Toerisme"-kaart (onder voorwaarden)

Contract: terbeschikkingstelling via een Talent Exchange-overeenkomst.

1. Analyse van de cv's op basis van de competenties en de motivatie: gelieve je kandidatuur te beargumenteren op basis van de functiebeschrijving en om waar nodig je overdraagbare vaardigheden te benadrukken
2. Gesprek (max. 1 uur): bespreking van je profiel, je competenties, je motivatie, je ervaring en je interesse voor de opdracht

Omdat er soms veel kandidaturen zijn die niet voldoen aan de selectiecriteria, kunnen we geen gevolg geven aan de kandidaturen van personen die niet bij de overheid werken.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Om je kandidaat te stellen, stuur je een motivatiebrief EN een recent cv ten laatste op 26/11/2024 naar hr@naturalsciences.be met het referentienummer Talent Exchange Comm.

De deelnemende organisaties van het Talent Exchange-netwerk zetten zich in voor diversiteit. Dit vertaalt zich in het aanmoedigen van talent met respect voor verscheidenheid, onafhankelijk van afkomst, geslacht, leeftijd, een eventuele handicap, levensbeschouwing,...