Administratieve ondersteuner (m/v/x)

Als administratieve ondersteuner zal je vooral het team FED+ ondersteunen, maar ook instaan voor enkele administratieve taken binnen andere teams:

Administratieve ondersteuning team FED+

• Je beantwoordt vragen van leden ivm het FED+ lidmaatschap en de aanbiedingen (de vragen worden gesteld via het contactformulier op de website)
• Je stuurt de vragen / klachten van gebruikers door aan de externe partner Corporate Benefits Benelux (CBB) voor afhandeling, opvolging
• Je behandelt en beantwoordt vragen over het lidmaatschap van FED+ die terechtkomen via verschillende kanalen
• Je stuurt mails naar de HR-diensten met de vraag om de lijsten van nieuwkomers en vertrekkers van de vorige maand aan FED+ door te geven of op Sharepoint te plaatsen
• Je importeert in de database de lijsten van nieuwkomers en vertrekkers, die maandelijks toegestuurd worden aan FED+ door de HR-diensten en door Persopoint
• Je houdt lijsten bij en zorgt ervoor dat ze up to date zijn

Administratieve ondersteuning bij andere teams unit “HR Architectuur”

• Je plant vergaderingen
• Je geeft ondersteuning bij de organisatie van events
• Je verzendt individuele rapporten van het team ‘quality’ naar gecertificeerde klanten
• Je haalt gegevens uit excel om ze te verzenden als rapport naar de gecertificeerde klanten
• Je archiveert de papieren selectiedossiers
• Je ondersteunt de bibliotheek
• Je geeft administratieve ondersteuning bij de projectenwerking binnen de unit

Opgelet:

Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Er is 1 vacature voor een administratieve ondersteuner binnen het team FED+ van de Unit HR architectuur van het Directoraat-Generaal Rekrutering en Ontwikkeling (DG R&O). 

FED+ is het voordelenprogramma waartoe alle federale ambtenaren toegang hebben. Het team FED+ zorgt er voor dat er heel wat interessante voordelen in verschillende categorieën zijn zoals bijvoorbeeld reizen, cultuur, ontspanning, mode, elektro en multimedia, gezondheid en wellness, jeugd, mobiliteit,….

Het team FED+ behoort tot de Business Unit ‘HR architectuur’. Deze unit zet in op de voorbereiding en uitvoering van het strategisch, duurzaam en evidence based HR- en organisatiebeleid (o.a. door het ontwerpen en bewaken van een duidelijk regelgevend kader en gebaseerd op stevig gefundeerde HR bouwstenen). Hiermee leveren ze de basis voor een kwaliteitsvol producten- en dienstenaanbod voor de federale overheidsorganisaties.

Het Directoraat-generaal Rekrutering en Ontwikkeling is de federale partner op vlak van HR en verleent diensten op vlak van onder meer rekrutering, selectie en certificatie, personeelsplanning, coaching en begeleiding, opleiding en ontwikkeling, veiligheid en gezondheid op het werk. Daarnaast werkt dit directoraat-generaal de HR-regelgeving uit die van toepassing is op het federaal openbaar ambt. Het fungeert als expertisecentrum op vlak van HR beleid, HR data, innovatie en transformaties in de federale overheid. 

De FOD Beleid en Ondersteuning, die sinds 2017 verschillende federale ondersteunende diensten samenbrengt in één entiteit, heeft als opdracht de overheid bij te staan en federale organisaties te ondersteunen in onze verschillende expertisedomeinen (Human Resources en Welzijn,  Overheidsopdrachten, Digitale Overheid, Strategische Ondersteuning, Begroting en Boekhouding). 

Generieke competenties

• Je bent autonoom in het bepalen van de agenda en het plannen van een gevarieerd takenpakket
• Je bent leergierig en bereid om je te ontwikkelen
• Je kan goed samenwerken in team
• Je bent resultaatgericht en je durft verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden
• Je ondersteunt de teams op een transparante, integere en objectieve manier

Technische competenties

• Kennis van MS office toepassingen
• Tweetaligheid is een extra troef

Opgelet:

Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Duur van de opdracht: maximum 12 maanden.

Het arbeidsregime is bespreekbaar, met het oog op flexibiliteit (minimum 80%).

Telewerk is mogelijk.

Contract: terbeschikkingstelling via een Talent Exchange-overeenkomst.

1. Analyse van de cv's op basis van de competenties en de motivatie: gelieve je kandidatuur te beargumenteren op basis van de functiebeschrijving en om waar nodig je overdraagbare vaardigheden te benadrukken
2. Gesprek (max. 1 uur): bespreking van je profiel, je competenties, je motivatie, je ervaring en je interesse voor de opdracht

Omdat er soms veel kandidaturen zijn die niet voldoen aan de selectiecriteria, kunnen we geen gevolg geven aan de kandidaturen van personen die niet bij de overheid werken.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Om je kandidaat te stellen, stuur je een motivatiebrief EN een recent cv ten laatste op 01/09/2024 naar infojob@bosa.fgov.be met de functietitel als referentie.

De deelnemende organisaties van het Talent Exchange-netwerk zetten zich in voor diversiteit. Dit vertaalt zich in het aanmoedigen van talent met respect voor verscheidenheid, onafhankelijk van afkomst, geslacht, leeftijd, een eventuele handicap, levensbeschouwing,...