Expert administratif (m/f/x)

Pour la Direction de la qualité et de la gestion de crise, nous sommes à la recherche d'un expert administratif qui souhaite travailler à temps plein ou à temps partiel (minimum 80 %) pendant 12 mois.

Souhaitez-vous mettre à profit vos talents administratifs et de votre orientation client ? Trouvez-vous des possibilités d'amélioration de l'efficacité des processus ? Êtes-vous très structuré et avez-vous une approche proactive ? Dans ce cas, lisez la suite pour découvrir comment vous pouvez contribuer au bon fonctionnement de l'équipe de direction !

Qu'allez-vous faire ?

Dans cette fonction, vous soutenez la direction et êtes responsable du secrétariat du président. Grâce à votre approche orientée solution, vous êtes un support fiable au sein de l'organisation. Vous assumez un large éventail de tâches administratives et de coordination :

• Gestion de l'agenda et des boîtes mails (tâche principale) : Vous gérez l'agenda du président ainsi que les boîtes mails de la direction. Vous gardez une vue d'ensemble et assurez une planification et une gestion du temps efficaces.
• Gestion documentaire : Vous assurez un suivi administratif structuré et adéquat des dossiers et des enregistrements.
• Coordination et organisation des réunions : Vous planifiez et préparez les réunions internes et externes. Par la suite, vous vous occupez de la préparation du rapport de réunion et du suivi des points d'action.
• Rédaction de notes et de présentations : vous traduisez des informations complexes en documents clairs et structurés.
• Soutien au suivi des questions Parlementaires : Vous participez activement au traitement administratif et au suivi de celles-ci.
• Agir en tant que personne de contact : Vous agissez en tant que point de contact et intermédiaire pour les contacts avec des parties externes et/ou internes. Vous répondez à une variété de questions et de plaints. Vous soumettez des questions ou des plaintes complexes si nécessaire.
• Optimisation des processus : Vous contribuez à l’amélioration continue des processus de travail (par exemple, le suivi des questions parlementaires et la gestion des plaintes) et réfléchissez aux moyens d’optimiser l’exécution des tâches.

Attention: cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau. 

Le poste est à pourvoir au sein de la Direction de la qualité et de la gestion des crises, qui fait partie des Services du Président du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale (Rue Ernest Blerot 1, 1070 Bruxelles).

La Direction de la qualité et de la gestion de crise est responsable, d'une part, de la qualité et d’autre part de la gestion des crises et des incidents au sein du SPF. Dans ce contexte, la direction est responsable de :

• le secrétariat du Président du Comité de direction ;
• la mise en œuvre du système intégré de gestion de la qualité, basé sur les normes ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO/IEC 17020 et ISO/IEC 17025 et EMAS ;
• la gestion de projet (PMO) ;
• la maitrise de l’organisation ;
• l'audit interne et externe ;
• la gestion des plaintes relatives au fonctionnement du SPF ;
• le développement durable ;
• la gestion de crise au sein du SPF.

Les Services du président travaillent en soutien du SPF. Tous les services qui en font partie sont placés sous l'autorité directe du président du comité de direction. Les Services du président assistent le Président du comité de direction. Il est responsable de la gestion générale et de la coordination du SPF en vue d'atteindre les objectifs du SPF.  

Le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale (SPF ETCS) a pour missions d’améliorer la qualité du travail en Belgique, de garantir des règles équitables à tous les employeurs, de lutter résolument contre la fraude sociale et le dumping social et de veiller à ce que les droits des travailleurs soient respectés dans un environnement de travail sûr et sain. Nous réalisons cela à travers le dialogue social, avec des collaborateurs compétents et en collaboration avec le Service d'information et de recherche sociale et d'autres partenaires.   

Consultez https://emploi.belgique.be/frpour de plus amples informations. 

https://emploi.belgique.be/fr

Attention: cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Cette mission est ouverte aux fonctionnaires fédéraux des niveaux suivants: A, B et C.

Compétences génériques:

• Être orienté clients : Partir du point de vue des clients, comprendre leurs attentes et leurs besoins et leur fournir un service optimal. : Accompagner les clients
• Collaborer : Travailler en équipe, établir des relations professionnelles et partager les connaissances pour réaliser les objectifs communs : Collaborer activement
• Être orienté résultats : Prendre des décisions et entreprendre des actions pour atteindre des résultats et en assumer la responsabilité. : Entreprendre et planifier des actions
• Pensée de manière créative : Chercher de l’inspiration, produire des idées originales, et proposer des innovations. Faire preuve de curiosité et proposer de nouvelles façons de faire.

Une bonne motivation est également importante. 

Atouts:

• Vous vous exprimez par écrit de manière correcte, efficace et claire.
• Vous évoluez dans un environnement bilingue et une bonne connaissance du néerlandais constitue un atout.
• Vous avez une bonne connaissance pratique des applications informatiques actuelles (Word, Excel, Outlook,...).

Attention: cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Durée de la mission: 12 mois au maximum.

Le régime de travail est à discuter, dans un souci de flexibilité (minimum 80%)

Télétravail possible (maximum 2 jours). Vous assurez la permanence 1 jour par semaine en accord avec l'équipe.

Contrat: convention de mise à disposition Talent Exchange. Lors de missions Talent Exchange, vous conservez votre propre niveau de fonction et package salarial (suite au changement de fonction les indemnités en lien avec l’exécution de la fonction au sein du SPF d’origine seront arrêtées). 

Autres avantages : 

• bureaux à Bruxelles, à proximité de la gare SNCB de Bruxelles-Midi, facilement accessibles en transports en commun et en voiture 

• association du personnel dynamique (organise des activités socioculturelles, sportives et récréatives). 

• restaurant d’entreprise pratiquant des prix démocratiques. 

• des horaires flexibles. 

1. Analyse des compétences et de la motivation sur base du CV et de la lettre de motivation:
   Merci de bien argumenter votre candidature sur base de la description de fonction et de mettre en avant vos compétences pertinentes le cas échéant
2. Entretien (max. 1 heure): discussion relative à votre profil, vos compétences, votre motivation, votre expérience et votre intérêt pour la mission

Vu le nombre parfois important de candidatures hors conditions, nous vous informons que nous ne donnerons pas suite aux candidatures de personnes qui ne font pas partie d’une organisation publique.

Cette opportunité vous intéresse ? N’attendez plus, rencontrons-nous !

Pour postuler, envoyez une lettre de motivation ET un cv récent au plus tard le 30/04/2025 à rh@emploi.belgique.be en mentionnant la référence XFT25077.

Attention:
Cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Les organisations participantes au réseau Talent Exchange s'engagent pour promouvoir la diversité. Cela se traduit par la promotion des talents dans le respect des différences indépendamment des origines, du genre, de l’âge, d’un éventuel handicap, des convictions personnelles, …