Talent Exchange - Collaborateur au secrétariat de direction (m/f/x)

Vous effectuez, comme Collaborateur au secrétariat de direction (h/f/x), les tâches suivantes:

• Vous coordonnez et préparez tous les documents administratifs du secrétariat de direction, tels que les rapports, la correspondance, le courrier, les bons de commande, les notes de service, les documents liés à la réservation des chambres occupées par les visiteurs... Pour préparer ces documents, vous effectuez des analyses approfondies et faites les rapprochements nécessaires.
• Vous organisez de manière autonome des activités ou des événements tels que des réunions internes (Comité de concertation de base, Commission de gestion...) ou externes (réunions internationales...), des missions internationales (missions liées au Directeur général), ou des festivités (réception de nouvel an, fête du personnel,...). En cas de problème, vous recherchez activement des solutions pour que l'événement ou l'activité se déroule sans heurts.
• En tant que personne de contact du secrétariat de direction, vous savez répondre à un large éventail de questions posées par les différents contacts internes (au sujet de formulaires spécifiques, d’évènements/réunions organisés, de procédures à suivre...) et externes tels que les contacts internationaux (ECMWF, OMM...), les contacts de l’IRM comme les entreprises privées (traiteurs, hôtels...) et publiques (autres institutions fédérales, Ministres...)
• En tant que gestionnaire de données et/ou de documentation du secrétariat de direction, vous traitez des dossiers, des documents (liés à diverses réunions, prévention, arrêtés royaux, garderie d’été...) ou d'autres informations (projets scientifiques, décisions internes...)  et données pertinentes pour le service dans les bases de données telles que la mise à jour des bases de données pours les contacts nationaux et internationaux, les points de contact internes pour les réunions internationales. A cette fin, vous effectuez les recherches nécessaires et faites preuve d'esprit critique à l'égard des informations obtenues.
• Vous contribuez à l'amélioration continue des services du secrétariat de direction en aidant à maintenir les processus à jour et en réfléchissant à la manière dont le travail peut être effectué le plus efficacement. Pour ce faire, vous examinez d'un œil critique les processus existants et faites des worfklows existants, des fiches de processus ISO...
• Vous savez fixer les bonnes priorités dans la gestion quotidienne de votre travail, vous faites preuve du sens des responsabilités nécessaire dans l'exécution de chaque tâche. Vous êtes proactif et, ce toujours en concertation et en coordination avec les autres membres de l'équipe du secrétariat de direction.

Attention: cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Le Secrétariat de direction est dirigé par le Directeur général de l’IRM et se compose d'un responsable et d'un collaborateur.

Les Services du Directeur général de l’IRM sont répartis dans les services suivants: 

• Secrétariat de direction
• Prévention
• Affaires internationales
• Système de management - Audit

L'Institut royal météorologique de Belgique (IRM) est un nom familier en Belgique. Tout le monde connaît l'IRM pour ses prévisions météorologiques, mais l'institut fait bien plus. L'institution s'occupe de météorologie et doit sa renommée à ses services opérationnels sous forme de prévisions, d'informations et de connaissances techniques dans les domaines de l'hydrométéorologie, de la climatologie et de la géophysique.

L'IRM est le centre national de données et de connaissances météorologiques et climatiques. En tant qu'institut fédéral de connaissances météorologiques et climatiques, l'IRM se concentre entièrement sur ses missions publiques. Celles-ci comprennent l'établissement de prévisions météorologiques générales et d'alertes en cas de conditions météorologiques dangereuses, la surveillance du climat, la collecte, le contrôle et l'archivage des données météorologiques et géophysiques, la gestion de l'infrastructure nécessaire à cette fin, le développement de modèles et la recherche scientifique.

L'IRM comprend également cinq départements de recherche couvrant les sciences de l'atmosphère et la géophysique, la météorologie, l'hydrologie, le géomagnétisme et la magnétohydrodynamique. L'IRM dispose également d'un département d'observation et de traitement de l'information, qui s'appuie sur une infrastructure informatique et des équipements de télécommunication de pointe. Toutes les observations stockées sont archivées afin d'évaluer leur stabilité et leur prévisibilité à long terme.

Suite à sa restructuration en 1999, l'IRM dispose d'un département spécifique comprenant les sections suivantes : modélisation hydrométéorologique, météorologie et climatologie dynamiques et analyse des risques et durabilité. Les différentes unités de recherche, par leur contribution spécifique, s'intègrent dans les groupes multinationaux mis en place ces dernières années.

L'IRM fonctionne vingt-quatre heures sur vingt-quatre, combinant infrastructure, ingénierie, science et services. Ses produits et services répondent à des normes de qualité élevées.

L’IRM offre à ses employés une rémunération conforme aux barèmes salariaux en vigueur et un environnement de travail stimulant, avec des possibilités de formation et de développement personnel.

La diversité est un principe de base à l’IRM. Les compétences sont les plus importantes. Aucune distinction n'est faite sur la base du sexe, de la couleur de peau, des croyances religieuses ou politiques, de l'âge ou des préférences sexuelles. Les personnes handicapées sont également les bienvenues.

L'Institut Royal Météorologique de Belgique (IRM) est un Etablissement Scientifique Fédérale belge (ESF) relevant du Service Public de Programmation (SPP) SPP Politique scientifique (BELSPO).

Le SPP Politique scientifique (BELSPO) est une administration fédérale chargée de concevoir et de mettre en œuvre des programmes de recherche, de gérer la participation de la Belgique à l'Agence spatiale européenne (ESA), de promouvoir la participation de la communauté scientifique et technique belge aux réseaux de recherche internationaux et, en particulier, à l'Espace européen de la recherche (EER), de préserver et de mettre en valeur le patrimoine scientifique et culturel des 10 institutions scientifiques.

BELSPO assure également la coordination et la concertation avec les départements fédéraux et les entités fédérées en matière de politique scientifique.

Les 10 établissements scientifiques fédérales sont placées sous l'autorité du ministre chargé de la politique scientifique. Organisées comme des services publics distincts, elles gèrent et améliorent les collections, les bases de données, les bibliothèques et les archives, mènent des recherches scientifiques et diffusent les connaissances auprès du public et des experts.

https://www.meteo.be/fr/belgique

Attention: cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Cette mission est ouverte aux fonctionnaires fédéraux des niveaux suivants: B.

Compétences génériques:

• Penser de manière critique
• Collaborer
• Être orienté solutions
• Se developer

Atouts:

• Vous vous exprimez oralement et par écrit de manière claire et compréhensible en néerlandais.
• Vous avez une bonne connaissance pratique des applications Microsoft Office les plus courantes (Word, Excel, Outlook, ...).

Attention: cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Durée de la mission: 12 mois au maximum.

Le régime de travail est à discuter, dans un souci de flexibilité (minimum 50%)

Télétravail possible.

Contrat: convention de mise à disposition Talent Exchange. Lors de missions Talent Exchange, vous conservez votre propre niveau de fonction et package salarial.

1. Analyse des compétences et de la motivation sur base du CV et de la lettre de motivation:
   Merci de bien argumenter votre candidature sur base de la description de fonction et de mettre en avant vos compétences pertinentes le cas échéant
2. Entretien (max. 1 heure): discussion relative à votre profil, vos compétences, votre motivation, votre expérience et votre intérêt pour la mission

Vu le nombre parfois important de candidatures hors conditions, nous vous informons que nous ne donnerons pas suite aux candidatures de personnes qui ne font pas partie d’une organisation publique.

Attention:
Cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Attention:
Cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Pour postuler, envoyez une lettre de motivation ET un cv récent au plus tard le 9/04/2025 à talentexchange@meteo.be en mentionnant le titre de l'offre d'emploi : Talent Exchange - Collaborateur au secrétariat de direction.

https://www.meteo.be/fr/a-propos-irm/travailler-a-l-irm

Les organisations participantes au réseau Talent Exchange s'engagent pour promouvoir la diversité. Cela se traduit par la promotion des talents dans le respect des différences indépendamment des origines, du genre, de l’âge, d’un éventuel handicap, des convictions personnelles, …

Attention: cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.