Collaborateur - Cellule d'aide aux usagers pour les demandes d'Allocations d'Études (m/f/x)

Attention: cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Vous souhaitez avoir des contacts réguliers avec les usagers de la fonction publique afin de les aider dans leurs démarches ? Vous disposez de bonnes capacités en termes d’empathie, de communication et de résistance au stress ?

La Direction des Allocation d’Etudes recherche un Collaborateur administratif (H/F/X) pour la Cellule d'aide aux usagers.

La Direction des Allocations d’Études est un service de la Fédération Wallonie-Bruxelles qui a pour mission d’octroyer une aide financière aux élèves et étudiants de condition peu aisée, qui suivent l’enseignement secondaire de plein exercice ou l’enseignement supérieur de plein exercice selon les conditions fixées par la réglementation en vigueur. 

La décision d’octroi ou de refus d’une allocation d’études se fonde sur une analyse approfondie du dossier. Celle-ci requiert l’expertise d’un gestionnaire de dossier de la direction des allocations d’études formé à l’application de la réglementation en la matière, qui prend en considération plusieurs conditions et critères.

En tant que Collaborateur administratif (H/F/X) à la Cellule d'aide aux usagers pour les demandes d'Allocations d'études, votre objectif est d’assurer la prise en charge, en équipe, de l’accueil téléphonique des usagers concernés par les allocations d’études.

Dans le cadre de cette fonction, vous êtes amené(e) à :

1. Gérer les relations avec les allocataires par téléphone :

• donner l’état d’avancement du dossier ;
• clarifier la nature des documents et informations demandés par les gestionnaires de dossiers ;
• effectuer, le cas échéant, des recherches pour l’étudiant (suivi de dossier) ;
• proposer, en adéquation avec la demande de l’allocataire, une option ou un service afin de répondre au mieux à sa requête ;
• détailler aux étudiants les différentes procédures.

2. Exercer diverses tâches administratives en lien avec l’appui aux usagers :

• remplir les tableaux de reporting destinés aux responsables de Cellules déconcentrées ;
• suivre l’évolution des dossiers pour lesquels une intervention a été demandée ;
• participer aux tâches d’affiliations et d’encodage des demandes.

3. Exercer diverses en tâches en lien avec la communication de la DAE :

• répondre aux demandes “JOTFORM”
• émettre des suggestions d’amélioration en matière de communication en coopération avec le correspondant Communication.

4. Assurer une mission de soutien en matière réglementaire :

• exercer une mission d’expertise réglementaire et participer à l’actualisation des fiches techniques et vade-mecum destinés aux gestionnaires de dossier ;
• formuler des propositions d’amélioration sur base des problématiques évoquées par les usagers.

La Fédération Wallonie-Bruxelles est une institution au service des francophones de Bruxelles et de Wallonie.

Ses compétences s'exercent en matière d'Enseignement, de Culture, de Sport, de l'Aide à la jeunesse, de Recherche scientifique et de Maisons de justice. Dans le cadre de ses compétences dans le domaine de l’Enseignement, la Fédération Wallonie-Bruxelles attribue des allocations d’études.

La Direction des Allocations d’études (DAE) de la Fédération Wallonie Bruxelles permet à des milliers d’élèves et d'étudiants (sous certaines conditions) de l'enseignement secondaire et supérieur de bénéficier d'une allocation dans le cadre de leurs études.

Ce Service réceptionne les demandes, vérifie leur recevabilité, octroie une aide financière aux étudiants réunissant les conditions et, le cas échéant, est amené à traiter les dossiers dans le cadre du contentieux.

Afin d’assurer un service de proximité auprès des citoyens, la DAE, outre la Direction de l’Administration centrale, se compose de 4 Cellules déconcentrées situées à Bruxelles, Liège, Mons et Namur.

Elle est en interaction directe avec les allocataires, reçoit des sollicitations par courrier et doit répondre aux sollicitations provenant du Gouvernement de la Communauté française (CF), du Service du Médiateur de la CF ou d’autres intervenants institutionnels.

Elle gère également les procédures de réclamations, dont certaines aboutissent à un recours auprès du Conseil d’appel, et assure le Secrétariat du Conseil supérieur des allocations d’études.

https://allocations-etudes.cfwb.be

Attention: cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Compétences génériques

• Analyser l’information :  Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information ;
• Résoudre les problèmes :  Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, vous cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.
• Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Gérer le stress : Vous réagissez aux stress en vous focalisant sur le résultat, en contrôlant vos émotions et en adoptant une attitude constructive face à la critique.
• S’auto-développer : Vous planifiez et gérez de manière active votre propre développement en fonction de vos possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances.
• Faire preuve de fiabilité : Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation. Vous respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.

Compétences spécifiques :

• Techniques approfondies de communication orale et écrite : Vous vous exprimez, oralement et par écrit de manière correcte, fluide, claire et structurée ;

Atout

• Vous êtes titulaire d’un graduat/bachelier en communication.

Attention: cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Durée de la mission: 12 mois au maximum.

Le régime de travail est à discuter, dans un souci de flexibilité (minimum 50%)

Télétravail possible (maximum 50%)

Contrat: convention de mise à disposition Talent Exchange. Lors de missions Talent Exchange, vous conservez votre propre niveau de fonction et package salarial.

Qu’avons-nous à vous offrir ?

-          Vous serez accueilli·e dans une équipe composée de collègues motivé·e·s et enthousiastes.

-          Vous travaillerez en collaboration avec vos collègues, mais vous bénéficierez également de l’autonomie nécessaire pour accomplir vos missions.

-          Vous aurez la possibilité de travailler selon des horaires flexibles avec un bon équilibre vie professionnelle et privée.

1. Analyse des compétences et de la motivation sur base du CV et de la lettre de motivation:
   Merci de bien argumenter votre candidature sur base de la description de fonction et de mettre en avant vos compétences pertinentes le cas échéant
2. Entretien (max. 1 heure): discussion relative à votre profil, vos compétences, votre motivation, votre expérience et votre intérêt pour la mission

Vu le nombre parfois important de candidatures hors conditions, nous vous informons que nous ne donnerons pas suite aux candidatures de personnes qui ne font pas partie d’une organisation publique.

Attention:
Cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Pour postuler, envoyez une lettre de motivation, un cv récent et une copie de votre diplôme au plus tard le 26/03/2025 à recrutement.dgesvr@cfwb.be en mentionnant la référence TE-DAE.

Les organisations participantes au réseau Talent Exchange s'engagent pour promouvoir la diversité. Cela se traduit par la promotion des talents dans le respect des différences indépendamment des origines, du genre, de l’âge, d’un éventuel handicap, des convictions personnelles, …