Gradué.e – Secrétaire de direction Soutien au management (m/f/x)

Attention

Les missions ouvertes dans ce réseau sont réservées uniquement aux fonctionnaires (pas en période de stage ni en période d’essai) statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes. La liste de ces organisations est consultable via le lien suivant : https://www.talentexchange.be/fr/organisations).

La Fédération Wallonie-Bruxelles recherche un/une gradué.e secrétaire de direction – soutien au management pour le Service général d’Appui. Dans cette fonction, vous serez principalement amené.e à assurer le secrétariat de la Directrice générale adjointe (DGA) et de la directrice de la DGL ainsi qu’à leur apporter un soutien administratif et logistique :

 Gérer la boite mail, le téléphone et l’agenda de la Directrice générale adjointe du SGA et de la Directrice de la DGL :

• Réceptionner les demandes de rendez-vous et de réunions ;
• Organiser l’agenda en fonction des disponibilités ;
• Organiser les réunions : établir l’ordre du jour, réserver les salles et les boissons, envoyer les invitations, identifier et rassembler les documents nécessaires, préparer les dossiers, assurer l’accueil les participants, etc… ;
• Assurer le classement et le suivi utile des mails ;
• Gérer les appels et la réception téléphonique.

 Rédiger des courriers, des notes ou des procès-verbaux de réunions internes et externes

• Participer à des réunions, identifier les idées maitresses des entretiens et réaliser les procès-verbaux des réunions ;
• Assurer la transmission et le suivi des informations et décisions prises lors des réunions ;
• Rédiger et transmettre des notes d’informations, des courriers et des notes officielles ;
• Rédiger et traiter la correspondance des textes ou des rapports à partir des consignes orales ou écrites ;
• Rédiger et envoyer des notes de synthèse ;
• Réaliser des présentations à destination d’interlocuteurs internes et externes ;
• S’assurer du suivi des courriers.

 Organiser le classement des dossiers, de la documentation et de documents

• Mettre à jour une classification simple et efficace des documents archivés ;
• Utiliser la Gestion électronique de documents (GED) ;
• Tenir à jour les différents dossiers et listings nécessaires au bon fonctionnement du service général ;
• Garantir l’archivage des questions parlementaires et des réponses qui y sont apportées.

 Assurer un suivi « échéancier » des tâches confiées à la Directrice générale adjointe et de la Directrice

- Tenir à jour les tableaux des échéances imposées

• Faire les éventuels rappels nécessaires ;
• Soutenir le Directeur général adjoint dans le suivi des objectifs du Contrat d’administration et de sa feuille de route.

 Préparer les dossiers

• Identifier les réunions, les rencontres ou les visites de la DGA et de la directrice,
• Rassembler les pièces nécessaires en collaboration avec les agents concernés et tenir ses dossiers à jour.

 Assurer le secrétariat des réunions de staff (ensemble des directeurs) du Service général d’Appui et de la DGL

• Assister aux réunions ;
• Rédiger les ordres du jour selon les directives de l’exécutif ;
• Se charger des convocations ;
• Assurer l’organisation matérielle des réunions (salles, boissons…) ;
• Rédiger et diffuser les procès-verbaux.

Cette liste des tâches est non-exhaustive.

Le Service général d’Appui a pour mission de fournir conseil et support aux différents secteurs de la FWB en matière logistique, documentaire et de de marchés publics et d’être une administration de

soutien aux personnes et de qualité de vie au travail. Il a également pour mission de coordonner le dialogue social au sein du Secrétariat général.

Le Service général d’Appui est divisé en trois directions :

-          La Direction des Marchés publics et des Achats,

-          La Direction de la Gestion logistique,

-          La Direction de la coordination de la Médecine du Travail & la Direction de la Médiation et de l’Information

La Direction du Support Logistique fournit une assistance technique, matérielle et logistique à l'ensemble du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles

La Direction de la Gestion logistique est divisée plusieurs pôles dont :

-          les services administratifs assurent les missions de secrétariat, comptabilité, appui à la direction ;

-          le pôle support lequel assure les missions de soutien tels que l’accueil des visiteurs, la gestion du courrier, l’atelier de digitalisation, l’imprimerie ;

-          le pôle de gestion locative qui assure les missions liées à la sécurité et la salubrité des bâtiments ;

-          le pôle équipement qui gère le parc de matériel (téléphonie fixe/mobile, photocopieurs (Neoprint) et le remboursement des équipements;

-          le pôle mobilité, transport et manutention se compose de la cellule de transport de courrier et marchandises et de la cellule véhicules en charge de la gestion de flotte et de la cellule inventaire en charge de la gestion du mobilier

Vous êtes en possession d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (graduat ou bachelier professionnalisant) ou de son équivalence reconnue par le ‘Service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d’enseignement supérieur’ de la Communauté française au moment de la candidature.

Expérience professionnelle requise

Vous disposez d’une expérience professionnelle de minimum 1 année en tant que secrétaire, soutien en management, en assistant de direction ou secrétaire de direction.

Attention ! Les missions ouvertes dans ce réseau sont réservées uniquement aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes (hors période de stage et d’essai).

Durée de la mission : max 12 mois à temps plein.

Le salaire reste à charge de l’organisme d'origine, mais les coûts directement liés à l'exécution de la mission sont à charge de l'organisation d'accueil.

Avantages

• possibilité de télétravail
• horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine 
• accessibilité aisée via les transports en commun

1. Analyse des candidatures en fonction des compétences, expériences et de la motivation. Nous vous invitons à bien argumenter votre candidature sur base de la description de fonction et à mettre en avant vos compétences/exépriences transférables le cas échéant.
2. Entretien (max. 1 heure): discussion relative à votre profil, vos compétences, votre motivation, votre expérience et votre intérêt pour la mission

Vu le nombre parfois important de candidatures hors conditions, nous vous informons que nous ne donnerons pas suite aux candidatures de personnes qui ne font pas partie d’une organisation publique.

Attention: Cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Pour postuler, envoyez une lettre de motivation, un cv récent et la copie de votre diplôme au plus tard le 21 décembre 2024 à rh_dgca@cfwb.be en mentionnant la référence "TX -Secrétaire de direction".

• Les organisations participantes au réseau Talent exchange s'engagent pour promouvoir la diversité. Cela se traduit par la promotion des talents dans le respect des différences indépendamment des origines, du genre, de l’âge, d’un éventuel handicap, des convictions personnelles, …