Management Assistant (m/f/x)

Vous avez de bonnes capacités administratives et organisationnelles ?  Vous êtes capable de gérer vos dossiers avec le niveau de discrétion nécessaire, mais aimez en même temps la collaboration et le travail d'équipe ?  Alors n'hésitez pas à postuler, nous serions ravis de vous accueillir au sein de notre équipe !

Vous faites partie de la Cellule de soutien du président. Vous assistez la direction dans l'exécution et le suivi de diverses tâches administratives.

• Vous êtes le point de contact pour nos partenaires externes (Cabinet, Inspecteur des finances, associations de CPAS, ...). Vous vous assurez que tous les dossiers transmis sont préparés de manière correcte et professionnelle. Vous contrôlez la qualité des dossiers entrants et les suivez jusqu'à ce qu'ils puissent être clôturés et archivés.
• Vous rédigez toutes sortes de notes, lettres, communications et autres documents destinés à des utilisateurs internes ou externes.
• Vous assistez la direction dans des tâches quotidiennes : gestion de l'agenda, suivi des dossiers, suivi du courrier, etc.
• Vous assurez le suivi de diverses tâches de soutien administratif et logistique.
• Vous organisez des réunions, réservez des salles et mettez du matériel logistique à la disposition du service.
• Vous assurez l'organisation pratique des réunions et en assurez le suivi (préparation de documents, de présentations, les PV de réunion, etc.).
• Vous veillez à ce que les rapports et les lettres soient rédigés avec précision.
• Vous agissez comme un trait d'union entre les partenaires internes et externes et la direction.
• Vous faites partie d'une petite équipe motivée et contribuez activement à optimiser le fonctionnement du service.

Attention:

Cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

La Cellule de soutien du président fournit un appui à la direction, en particulier au comité de direction du SPP Intégration sociale. Cela implique à la fois une assistance pratique et quotidienne pour les tâches exécutives et une coordination et un suivi pour assurer une gestion efficace de l'administration. 

La cellule assiste, conseille et représente le comité de direction et, si nécessaire, assure une intervention coordonnée du comité de direction, tant au niveau interne qu'externe. Ce soutien se situe au niveau administratif, organisationnel et sur le fond. En d'autres termes, la cellule apporte un soutien à la gestion générale de l'administration.

Le SPP Intégration sociale a pour mission d’élaborer, exécuter et évaluer une politique fédérale inclusive pour l’intégration sociale qui garantisse les droits sociaux fondamentaux à chacun d’une manière durable. Ainsi, le SPP collabore au développement de la réglementation, il informe et conseille le public cible et ses partenaires sur les mesures et les actions à mener et gère les flux financiers liés à l’intégration sociale (principalement revenus d’intégration et aides sociales). Le SPP développe également des actions en matière de lutte contre la pauvreté et de politique des grandes villes.

https://www.mi-is.be/fr

Compétences génériques:

• Travailler en équipe : créer et améliorer l'esprit d'équipe en partageant ses avis et ses idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Agir de manière orientée service : accompagner des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs. 
• Faire preuve de fiabilité : agir de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respecter la confidentialité et les engagements et éviter toute forme de partialité.

Atouts:

• Vous avez une bonne communication écrite et orale.
• Vous avez une bonne connaissance de la suite MS Office (Word, Excel, etc.) et de Sharepoint.
• La connaissance du néerlandais est un atout (l'environnement de travail est bilingue).
• Vous êtes proactif, rigoureux et flexible.

Attention:
Cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Durée de la mission: 12 mois au maximum.

Télétravail possible.

Contrat: convention de mise à disposition Talent Exchange.

Votre package actuel de travail est maintenu.

1. Analyse des CV en fonction des compétences et de la motivation:
   Merci de bien argumenter votre candidature sur base de la description de fonction et de mettre en avant vos compétences transférables le cas échéant
2. Entretien (max. 1 heure): discussion relative à votre profil, vos compétences, votre motivation, votre expérience et votre intérêt pour la mission

Vu le nombre parfois important de candidatures hors conditions, nous vous informons que nous ne donnerons pas suite aux candidatures de personnes qui ne font pas partie d’une organisation publique.

Pour postuler, envoyez une lettre de motivation ET un CV récent au plus tard le 24/09/2024 à MI.HRM@mi-is.be. 

Attention:

Cette offre d'emploi est une mission Talent Exchange. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes à ce réseau.

Les organisations participantes au réseau Talent Exchange s'engagent pour promouvoir la diversité. Cela se traduit par la promotion des talents dans le respect des différences indépendamment des origines, du genre, de l’âge, d’un éventuel handicap, des convictions personnelles, …