Collaborateur/-rice administratif polyvalent(e) – niveau B (m/f/x)

Le service administratif et le Service d’enquêtes du Comité P emploient plusieurs agents administratifs qui leur apportent un soutien quotidien dans l’accomplissement de diverses tâches. Vous travaillerez en collégialité avec les autres collègues de cette équipe et serez chargé(e) :
- de gérer le secrétariat de l’administration, ce qui implique le traitement des dossiers au niveau des membres du Comité permanent P, la gestion de l’agenda, etc. ;
- d’organiser l’administration dans un environnement entièrement digitalisé, y compris l’accueil des visiteurs, la réservation de salles de réunion, l’organisation du catering, etc. ainsi que le classement informatisé et l’organisation des informations entrantes et sortantes ;
- de fournir un soutien administratif dans le cadre de la gestion des ressources humaines, les contacts avec le secrétariat social, Medex et Cohezio, et la tenue des dossiers du personnel ;
- de rédiger une planification structurée des tâches et de l’adapter en tenant compte des échéances, des modifications des priorités, des moyens disponibles et des remarques et instructions ;
- d’organiser les réunions et de relire, le cas échéant, le procès-verbal ;
- de rédiger des documents clairs, structurés et de qualité en suivant les instructions reçues ;
- de diffuser à temps les informations et documents en tenant compte de la confidentialité ;
- d’établir des liens dans les dossiers que vous traitez vous permettant de formuler des propositions d’amélioration.

En d’autres termes, vous êtes le pivot du bon fonctionnement de la direction.

Le Comité permanent de contrôle des services de police, institué par la loi du 18 juillet 1991 organique du contrôle des services de police et de renseignements et de l’Organe de coordination pour l’analyse de la menace, a pour mission de contrôler les services de police.

Ce contrôle porte en particulier sur la protection des droits que la Constitution et la loi confèrent aux personnes, sur la coordination et l’efficacité des services de police et de l’Organe de coordination pour l’analyse de la menace. Le Comité permanent P entend ainsi contribuer au bon fonctionnement d’une police démocratique, intègre et orientée vers la communauté.

Dans ce contexte, il veille plus particulièrement à lamanière dont l’efficacité, l’efficience et la coordination des services de police sont réalisées. Le Comité permanent P entend, sur la base d’enquêtes et d’analyses, d’initiative ou sur demande :
- actualiser en permanence l’image globale de la fonction de police et du fonctionnement de la police ;
- évaluer le fonctionnement de la police et se prononcer à ce propos ;
- fournir des propositions et avis aux autorités (de police) compétentes.

Le Comité permanent P est composé d’un collège de cinq membres effectifs. Il est assisté dans ses tâches par le Service d’enquêtes P et peut compter sur l’appui d’un service administratif placé sous la direction d’un greffier.

Le poste vacant se situe dans le service administratif et concerne le soutien direct aux cinq membres effectifs du Comité permanent P.

https://comitep.be/index.html?lang=fr

Compétences et aptitudes

- Applications informatiques : une bonne connaissance des outils bureautiques : MS 365, SharePoint, Excel, OneNote, Outlook, Word et PowerPoint.
- Expression écrite : vous êtes capable de décrire des problématiques et des solutions, des lettres et de la correspondance dans un langage compréhensible, concis et correct. Vos notes sont composées logiquement et bien structurées.
- Expression orale : vous savez comment rendre des idées et des opinions claires aux autres en utilisant un langage approprié et compréhensible, tant en mots qu’en gestes, le tout bien adapté à vos interlocuteurs.
- Analyse des problèmes : vous arrivez à toujours faire une analyse claire des problèmes de la question qui vous est soumise, tout en distinguant clairement l’essentiel des affaires secondaires. Vous recherchez des solutions pragmatiques.
- Compétences de présentation : vous savez donner une bonne impression de vous-même et donc aussi du Comité P. Vous parvenez à proposer des informations et des services de manière professionnelle. Vous répondez ainsi aux attentes du Comité P d’être considéré par le grand public comme une organisation de prestation de services.
- Travail d’équipe : vous contribuez à un résultat commun, même si la collaboration porte sur un sujet qui ne fait pas immédiatement partie de vos fonctions. Vous avez l’oeil pour les objectifs stratégiques du Comité P et vous contribuez à leur réalisation. Vous proposez spontanément de l’aide pour atteindre les objectifs de votre équipe.
- Résistance au stress : vous réagissez de manière ciblée et vous restez calme dans des situations de travail stressantes, vous contrôlez vos propres émotions et vous gérez les critiques de manière constructive.
- Intégrité : vous savez maintenir les normes et valeurs sociales et éthiques généralement acceptées dans toutes les activités professionnelles et vous êtes toujours discret(discrète). Vous évitez la confusion d’intérêts et vous éclaircissez votre position et vos propres intérêts dans des situations de conflit (potentiel).
- Loyauté organisationnelle : vous alignez votre comportement sur les politiques, les besoins, les priorités et les objectifs de notre organisation.
- Agir de manière orientée organisation : vous prenez les initiatives nécessaires et utiles pour obtenir un bon résultat et vous vous montrez responsable des tâches effectuées.

Conditions générales

Tout candidat doit remplir les conditions générales suivantes pour être nommé comme stagiaire :
- être belge ou ressortissant de l’Union européenne ;
- être de conduite irréprochable ;
- jouir de ses droits civils et politiques ;
- posséder les compétences générales et spécifiques exigées par la fonction ;
- remplir les conditions spécifiques en matière de diplôme et/ou de certificat.

Conditions particulières

Le(la) candidat(e) secrétaire doit remplir les conditions suivantes :
- disposer d’un diplôme de bachelier ou équivalent permettant l’accès à une fonction de niveau B ;
- de préférence, vous avez plusieurs années d’expérience professionnelle pertinente.
Une très bonne connaissance active de la deuxième langue nationale est également requise. Un certificat de langue délivré par « Travailler pour » (anciennement Selor) est un plus. Une très bonne connaissance active de l’anglais est un atout.

Condition particulière quant à la nomination

Le(la) stagiaire ne pourra être nommé(e) que si il(elle) a obtenu une habilitation de sécurité de niveau « très secret » (loi du 11 décembre 1998 relative à la classification et aux habilitations, attestations et avis de sécurité). L’habilitation de sécurité sera sollicitée dès l’entrée en stage. En cas de décision de refus concernant l’octroi de l’habilitation de sécurité de niveau « très secret », il sera d’office mis fin au stage.

Nous croyons au potentiel de nos employés et nous vous confions donc une grande responsabilité.

Nous sommes heureux de faire quelque chose en retour :
- Vous bénéficiez d’un salaire compétitif et d’une série d’avantages extralégaux.
- Vous pouvez concilier votre vie professionnelle et votre vie privée.
- Notre bureau est facilement accessible par les transports publics.
- Le télétravail est possible, en fonction de votre disponibilité pour les tâches à accomplir.

Vous êtes engagé(e) au grade de secrétaire (niveau B) avec le barème correspondant à l’échelle barémique OB3P. L’échelle barémique OB3P varie de 49.416,63 EUR à 73.760,82 EUR
(montant brut annuel indexé, index = 2,0807 au 01/06/2024). Après 6 ans de carrière et moyennant une évaluation positive,
passage à l’échelle barémique OB2P : de 53.890,13 EUR à 80.939,23 EUR (montant brut annuel indexé, index = 2,0807 au 01/06/2024).Après 6
autres années de carrière et moyennant une évaluation positive, passage à l’échelle barémique OB1P : de 58.363,64 EUR à 90.406,42 EUR (montant brut annuel indexé, index = 2,0807 au 01/06/2024).

Autres avantages :
- remboursement des frais de déplacement domicile-lieu de travail (montant équivalent à l’abonnement mensuel en transports en commun) ;
- chèques-repas (8,00 EUR/jour presté) ;
- écochèques (165,00 EUR/an) ;
- indemnité téléphonique (20,00 EUR/mois) ;
- prime - linguistique (en fonction du brevet obtenu auprès de « Travailler pour ») ;
- assurance hospitalisation DKV ;
- assurance fais ambulatoires DKV ;
- assurance revenu garanti ETHIAS ;
- allocation de scolarité pour les enfants ;
- mise à disposition d’un ordinateur portable ;
- mise à disposition d’un GSM de service.

Le lieu de travail se situe à Bruxelles.

Jury pour le concours

Un jury est constitué pour l’organisation de ce concours. Il est composé de 3 personnes désignées par le Comité permanent P, des suppléants sont aussi désignés par le Comité permanent P :
- 2 membres effectifs du Comité permanent P (suppléants : 2 autres membres effectifs du Comité permanent P) ;
- le greffier (suppléant : le directeur général du Service d’enquêtes P).

Examen de la recevabilité des candidatures
La première étape de la procédure de sélection consiste en l’examen de la recevabilité des candidatures. Toute candidature ne répondant pas aux conditions ou ne comportant pas l’ensemble des documents exigés sera déclarée irrecevable.

Épreuve écrite

La deuxième étape de la procédure de sélection consiste en une épreuve écrite. Les personnes dont la candidature aura été déclarée recevable seront convoquées à une épreuve écrite au siège du Comité permanent P. L’épreuve sera cotée sur 100 points et portera plus spécifiquement sur :
- l’organisation et le fonctionnement général de l’État belge ;
- la loi du 18 juillet 1991 organique du contrôle des services de police et de renseignements et de l’Organe de coordination pour l’analyse de la menace ;
- l’organisation générale des services de police ;
- l’actualité policière en 2024 ;
- l’actualité politique au sens large en 2024.

L’épreuve écrite sera corrigée par le jury constitué pour ce concours.
Les candidat(e)s doivent obtenir au moins 60 % pour réussir cette
épreuve. Seul(e)s les 15 candidat(e)s ayant obtenu les meilleurs
résultats seront admis(e)s à l’épreuve orale.

Épreuve orale

La troisième étape de la procédure de sélection consiste en une épreuve orale. Elle aura lieu, au siège du Comité permanent P, devant le jury constitué en vue l’organisation de ce concours.L’épreuve orale sera cotée sur 100 points. Elle a pour objet de vérifier la concordance du profil des candidat(e)s avec les caractéristiques spécifiques de la fonction telles que la motivation et l’intérêt qu’ils(elles) manifestent pour ce domaine d’activités. L’épreuve orale portera notamment sur le sens de l’organisation, l’esprit de synthèse et d’analyse, la capacité à proposer des solutions, l’expression orale, l’assertivité, la capacité à travailler en équipe ainsi que sous pression.Les candidat(e)s doivent obtenir au moins 60 % pour réussir cette épreuve.

Classement des lauréats

Le jury procédera au classement des lauréats qui auront réussi l’épreuve orale en additionnant les points de l’épreuve orale et de l’épreuve écrite.

Entrée en fonction
Le(la) lauréat(e) classé(e) premier(ère) sera invité(e) à entrer en fonction. Le stage est d’une durée d’un an, sauf prolongation éventuelle.

Réserve de recrutement
Les autres lauréat(e)s seront versé(e)s dans une réserve de recrutement.Cette réserve est valable deux ans et peut être renouvelée à une
reprise par le Comité permanent P.

Autres informations importantes

Le Comité permanent P se réserve le droit de ne procéder à aucun recrutement ni réserve de recrutement s’il s’avère qu’aucun(e) candidat(e) ne peut être déclaré(e) lauréat(e). Vous pouvez adresser vos demandes de renseignements complémentaires par e-mail à l’adresse info@comitep.be. Les droits et obligations des membres du personnel administratif du Comité permanent P sont repris dans le Statut du personnel administratif des Comités permanents de contrôle des services de police et renseignements, publiés au Moniteur belge du 3 septembre 2002, ou le statut applicable au moment du recrutement.

Les candidatures doivent être envoyées :

- soit par e-mail à l’adresse info@comitep.be. Un accusé de réception sera envoyé dans les deux jours ouvrables;

- soit par lettre recommandée à la poste, à l’attention de Monsieur Jean De Meyer, greffier, rue de Louvain 48/7 à 1000 Bruxelles. La date limite d’envoi des candidatures est de 30 jours à dater de la publication au Moniteur belge du présent appel à candidature. La date de la poste faisant foi.

Les candidatures doivent être accompagnées des documents suivants :
- une lettre de motivation ;
- un curriculum vitae ;
- un certificat de nationalité ;
- un extrait de casier judiciaire datant de moins de 3 mois ;
- une copie du diplôme requis ;
- une attestation par laquelle vous marquez votre accord de faire l’objet d’une enquête en vue d’obtenir une habilitation de sécurité de niveau « très secret » (loi du 11 décembre 1998 relative à la classification et aux habilitations, attestations et avis de sécurité) lors du début de votre stage.