Assistant administratif polyvalent (m/f/x)

safe.brussels

Code de sélection

XFS24023

Langue

Français

Diplôme

Bachelier

Type de contrat

Statutaire

Niveau de fonction

B

Type de recrutement

Recrutement client payant

Durée

Durée indéterminée

Lieu de travail

1000 Bruxelles

Temps plein/temps partiel

À temps plein

Contenu de la fonction

Safe.brussels est à la recherche d’un assistant administratif polyvalent (M/F/X).

Vous serez employé au sein de la Cellule Projects Development de la Direction Partnerships de safe.brussels , dans un nouveau service, le futur Centre de prise en charge des victimes de violences intrafamiliales (CVIF) de la Région bruxelloise.

L’ampleur du phénomène des violences intrafamiliales n’est plus à démontrer et Bruxelles n’est pas épargnée. Et les possibilités d’accueil et d’aide, pourtant bien réelles, restent trop peu connues et éparpillées sur le territoire régional. Après plusieurs années de recherches et de travaux, la Région de Bruxelles-Capitale se dote d’un centre de prise en charge holistique, permettant une collaboration multidisciplinaire et intersectorielle indispensable à une prise en charge efficace et efficiente des victimes de violences intrafamiliales.

Le Centre commencera son travail en janvier 2024 et vous serez amené à participer à la mise en place de cette nouvelle structure, à réunir les partenaires impliqués pour travailler sur des situations concrètes de violences intrafamiliales et à permettre ainsi le développement de cet endroit dédié aux victimes.

Vous apporterez votre soutien à l’ensemble des activités des gestionnaires de dossiers afin de faciliter l’accomplissement de leurs missions.

Plus précisément, vous prendrez en charge les activités et tâches dans les domaines suivants :

1. Suivi et préparation de Plans d’Action :
• Être en contact avec les partenaires internes (l’ensemble des membres du personnel de safe.brussels) et externes (Parquet, Police locale, milieu associatif bruxellois, aide à la jeunesse, tous les partenaires actuels et à venir du futur Centre VIF, ainsi que les bénéficiaires de ce nouveau service) ;
• Accompagner le Centre de manière active dans la préparation, le suivi et le traitement de ses plans d’action afin d’en faciliter l’accomplissement ;
• Récolter les informations, documents nécessaires à la préparation et au suivi des plans d’action ;
• Apporter un soutien actif dans le traitement de dossiers ;
• Encoder et gérer certaines données relatives aux projets (ex. : données de contact… ) ;
• Assister à des réunions à la demande du responsable ;

• Gérer la correspondance, y donner suite ou la transmettre au destinataire ;

• Gérer les agendas du Centre ;
• Rédiger des notes, PV, des rapports, etc. et effectuer des relectures de notes, PV, rapports et actualiser des tableaux de bord, de suivi.

2. Organisation de réunion :
• Organiser des réunions en faisant en sorte que tout soit mis en oeuvre pour le bon déroulement de celle-ci ;
• Réserver la salle de réunion, assurer le catering et de la présence et du bon fonctionnement du matériel nécessaire, ainsi que de la bonne tenue de la salle de réunion ;
• Inviter les participants, effectuez le suivi des invitations et leur faites part de l’ordre du jour ;
• Préparer les documents nécessaires pour l’ensemble des participants.

3. Gestion de tâches opérationnelles :
• Accomplir les tâches administratives liées à l’exercice de votre fonction ;
• Participe à l’application correcte et régulière des instruments de planification et de gestion ;
• Classer de manière physique ou digitale des documents, notes, PV, courriers, mails …, en vue d’en faciliter la consultation.

Employeur

Plus qu'une simple baseline ou un slogan, « Vivre Bruxelles en toute sécurité » est la ligne directrice de toutes les actions menées par safe.brussels. Elle traduit la volonté des équipes de safe.brussels, en collaboration avec leurs nombreux partenaires, d'assurer pour la Région bruxelloise et les personnes qui la font vivre - navetteurs, touristes et habitants - un cadre de vie sûr et serein. Au quotidien, cette promesse se décline par le développement et le soutien de nombreux projets, la coordination de réseaux de collaboration ainsi que l'examen approfondi et le monitoring constant de l'état de la sécurité.

safe.brussels a pour mission de coordonner les politiques de prévention et de sécurité afin d'assurer la tranquillité et la sécurité des personnes et des propriétés en Région bruxelloise. Ainsi, safe.brussels occupe une place centrale dans la coordination des différents opérateurs de la chaîne de prévention et de sécurité à l'échelle de la Région bruxelloise. Il assure cohérence et complémentarité en les mettant en relation dans des domaines d'action aussi vastes que la prévention des incivilités et de la criminalité dans l'espace public, la gestion de crise ou encore le soutien à la formation dans les métiers de la sécurité. En collaboration avec les niveaux fédéraux, régionaux et locaux, safe.brussels définit en outre la stratégie en matière de cybersécurité et de cybercriminalité. Son rôle n'est pas de se substituer aux instances existantes, mais d'apporter une plus-value au niveau supra local et régional.

Depuis les prémices, la stratégie de safe.brussels se caractérise par une approche partenariale et transversale. Une stratégie qui se décline et se concrétise à travers différents projets développés en collaboration avec les acteurs de la chaîne de prévention et de sécurité ou des acteurs associatifs présents dans la Région bruxelloise pour une réponse globale aux enjeux de la sécurité sur le plan répressif, mais aussi et surtout préventif.

Pilier fondamental de l'organisation, les valeurs de safe.brussels ont été définies et choisies par un groupe de travail interne comme suit :

- intégrité,
- respect,
- amélioration continue,
- solidarité,
- loyauté.

Safe.brussels est structuré en 4 directions : Organisational Support, Partnerships, Operations et Observatory chapeautées par la direction General Management .

https://safe.brussels/

Compétences

1. Diplôme
Diplôme de l'enseignement supérieur de 1er cycle (p.ex. graduat, bachelier professionnalisant, candidature, bachelier de transition, brevet de l’enseignement supérieur de premier cycle) délivré par une haute-école, une école de promotion sociale ou une université belge après au moins 2 ou 3 ans d'études.
La liste complète de tous les types de diplômes acceptés dans le cadre de cette sélection figure en annexe du présent règlement.

2. Expérience
Vous disposez d’une expérience professionnelle pertinente de minimum 1 année dans le domaine administratif dans lequel vous accomplissiez au moins 3 des 5 tâches reprises ci-dessous :

1) Préparation et/ou gestion de dossiers ;
2) Rédaction de notes, PV, rapports ou de correspondances ;
3) Gestion d’agendas et organisation de réunions;
4) Encodage et gestion de données ;
5) Être la personne de contact pour les clients internes et/ou externes.

Personnes de contact
Pour les questions relatives à la fonction : Anita BIONDO - Expert détaché Partnerships - anita.biondo@safe.brussels
Pour les questions relatives à la procédure : Samir Asbagui - sasbagui@talent.brussels - 0490/67.46.58

Informations supplémentaires

Lieu de travail:
Rue de Ligne 40
Bruxelles, 1000
Belgium

Vous vous reconnaissez dans ce profil et vous avez envie de faire partie de notre équipe ?
Intéressé ? Cliquez sur le bouton "postuler" en haut de la page au plus tard le 25/02/2024!

Règlement de sélection

Cliquez ici afin d'accéder à la procédure pour cette offre.

Offre

Il y a 1 poste vacant chez safe.brussels. Vous êtes engagé en tant qu’assistant (B1) avec le barème de traitement correspondant. Le salaire de départ minimum est de 34.537,55 euros (salaire annuel brut avec une année d’expérience, déjà adapté à l'indice actuel (2.0399), allocations réglementaires non comprises).

Toute expérience utile pour la fonction peut être valorisée sous forme d’ancienneté pécuniaire (sous réserve de la présentation de pièces justificatives).

Procédure

Postuler

Pour postuler, veuillez cliquer ICI

Informations supplémentaires

Nous attachons une grande importance à ce que le personnel des organismes régionaux soit à l’image de la population bruxelloise : multiculturel et varié. Garantir l’égalité des chances, de traitement et d’accès aux sélections pour tou·tes les candidat·es est donc une évidence. Nous luttons contre les discriminations à l’embauche et favorisons la diversité et l’inclusion au sein des organismes régionaux.

Nous respectons les principes de diversité et d’égalité des chances à toutes les étapes de la sélection. Dans un souci de transparence et d’objectivité, nos processus de recrutement se basent uniquement sur l’évaluation des compétences des candidat·es. Grâce à des procédures neutres et objectives, nous veillons à ce que la couleur de peau, l’ethnie, l’origine, l’âge, le genre, l’orientation sexuelle, les convictions religieuses, le handicap ou toute autre caractéristique personnelle n’aient aucun impact sur les testings et l’évaluation des futur·es collaborateur·trices.

Les personnes en situation de handicap, de trouble ou de maladie, ainsi que les femmes enceintes ou allaitantes, peuvent bénéficier d’aménagements raisonnables des tests de sélection et des postes de travail.

Si vous avez des questions concernant la politique de diversité, veuillez contacter l'équipe Talent Acquisition : mytalentrecruitment@talent.brussels