Directeur Assemblées et gouvernance (m/f/x)

Mission du poste

• Assurer la gestion globale et la coordination des Secrétariat des Assemblées (soit le secrétariat du Conseil communal et du Collège des Bourgmestre et Echevins), en étroite collaboration avec le Secrétaire communal
• Diriger et coordonner l'équipe des collaborateurs du service.
• Assister le Secrétaire communal.

Description des tâches

• Coordonner et superviser le fonctionnement et activités du service (fonctionnement Collège/Conseil, tutelle adm., discipline, gestion des dossiers personnels des mandataires politiques, représentation dans les asbl, …). Mettre en place des procédures; partager les informations.
• Structurer, communiquer et assurer le suivi des objectifs stratégiques et opérationnels. Définir, organiser et mettre en place l'ensemble des moyens pour atteindre les objectifs fixés. Suivre les projets du service.
• Assister/conseiller le Secrétaire dans la préparation des dossiers soumis au Collège/Conseil, dans la gestion des dossiers disciplinaires ou toute autre matière. Partager son expertise juridique/administrative et conseiller les membres de l'équipe et collègues d'autres départements.
• Mener les entretiens liés à la gestion des ressources humaines du service (entretiens d'intégration, de planification, fonctionnement, évaluation, absentéisme)
• Superviser la validation des documents/courriers produits par le service. Diriger le courrier entrant.
• Rédiger, dans les deux langues, des courriers, rapports, notes, motivations formelles d'actes administratifs, PV d'audition (e.a. discipline), instructions, …
• Accueillir et renseigner, dans les deux langues, les membres du Collège et du Conseil et assurer le relais entre ceux-ci et l'administration; traiter des demandes d'information du public.
• Représenter le service à des réunions internes ou externes; organiser des réunions. Assurer une présence aux séances du Conseil communal.
• Veiller au respect des dispositions légales et réglementaires en matière de fonctionnement des organes communaux, des règles de cumul de fonction et de rémunération des mandataires, des règles internes de bonne gouvernance, des procédures administratives internes, ...
• Travailler en étroite collaboration avec le Secrétaire communal et l'informer de tout élément pertinent. Reporting sur les activités et projets du service.

Le Service Assemblées et gouvernance assure sous la direction fonctionnelle du Secrétaire communal, le secrétariat du Conseil communal et du Collège des Bourgmestre et Echevins. Il gère l’organisation des séances, la préparation, la diffusion et l’archivage des ordres du jour et procès-verbaux, la consultation des pièces par les mandataires et les dossiers personnels des mandataires. Il met également son expertise juridique et administrative au service des autres départements et est régulièrement consulté pour dispenser des conseils ou pour rédiger des instructions quant à la rédaction d’actes administratifs et aux procédures à respecter.

https://www.bruxelles.be/

• Être titulaire d’un diplôme de master, d’un diplôme du deuxième cycle des études universitaires ou de l’enseignement supérieur assimilé

ou

remplir les conditions spécifiques de promotion interne

• Avoir une expérience probante de minimum 5 ans dans une fonction dirigeante de niveau universitaire

• Avoir une expérience d’au moins 5 ans dans les domaines du droit administratif et du droit communal ;

• avoir des connaissances dans le fonctionnement des pouvoirs locaux et dans les processus décisionnels politiques.

• Emploi statutaire après que toutes les conditions de nomination aient été remplies ; emploi contractuel dans un premier temps
• Horaire : temps plein (flexibilité au niveau des horaires). Prestations en soirées
• Lieu de travail : Bruxelles
• Salaire mensuel brut : 5364,75 € (minimum)/ 9154,19 € (maximum) (échelle de traitement A7)
• Une estimation du salaire, tenant compte de la situation familiale, des services antérieurs, etc., peut être obtenue auprès de l’U.O. Carrière du Département RH, tous les jours entre 8h30 et 12h30, au 02 279 24 40.
• Avantages annexes :  smartphone, chèques-repas, remboursement intégral de l’abonnement STIB et partiel de l’abonnement SNCB, dispense du ticket modérateur au CHU Brugmann, au CHU Saint-Pierre, à l'Institut Jules Bordet et à l'HUDERF (Hôpital universitaire des Enfants Reine Fabiola)

Une présélection aura lieu sur base du c. v., des conditions à remplir ainsi que des expériences et connaissances requises (voir annexe).

La procédure de sélection comporte deux parties et dure en moyenne quatre mois.

La première partie consiste en un assessment center qui évalue les compétences comportementales et cognitives des candidats (vision stratégique, analyse de problèmes, résolution de problèmes, planification et organisation, diriger, communication orale). Cette partie est organisée par un bureau de sélection externe.

La deuxième partie consiste en un entretien avec un comité de sélection qui évalue les compétences techniques et l'aptitude générale des candidats.

Les candidat(e)s devront introduire, une dizaine de jours avant la deuxième partie, une note décrivant la vision qu'ils(elles) ont de la mission du service et de la fonction ainsi que de la matière.

Pour postuler, une lettre de motivation, un c. v. et une copie du diplôme doivent être introduits via http://jobs.bruxelles.be. Les candidatures incomplètes ne sont pas prises en considération.

http://jobs.bruxelles.be

La Ville de Bruxelles sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance, de handicap ou de nationalité.

Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l’intégration au sein de l’administration.