Adjoint.e au directeur (m/f/x)

Contexte de la fonction

Le secrétariat de l’IFDH, mis en place en février 2021, compte actuellement une dizaine de collaborateurs. Depuis, la mission, les mandats et l’équipe de l’Institut sont en pleine expansion.  L’IFDH souhaite donc aujourd’hui optimiser son fonctionnement interne et en particulier mettre en place un soutien à la gestion de projets, à la coopération interne et au personnel.

L’IFDH recherche donc un·e  adjoint·e qui, en tant que bras droit du directeur, continuera à développer l'organisation interne de l’IFDH.

Vos tâches

Avec une approche enthousiaste, dynamique et intégrée vous contribuez au développement de l’IFDH comme institution efficace et performante qui promeut une culture de respect, de transparence et de valorisation de son personnel.

Général

• Vous assistez le directeur dans les aspects organisationnels de la mise en œuvre des missions de l’IFDH
• Vous contribuez au bon fonctionnement de l'équipe opérationnelle et à son bien-être
• Vous contribuez à l'élaboration et au développement du plan stratégique, des plans annuels et du budget
• Vous aidez l'équipe opérationnelle à atteindre les objectifs stratégiques et annuels et suivez leurs progrès
• Vous soutenez la coordination des projets et des processus au sein de l'équipe opérationnelle en vue d'optimiser le fonctionnement interne de l’IFDH
• Vous veillez à soumettre le travail fourni au directeur et au conseil d'administration, qui sont en charge du contrôle de la qualité ; vous les assistez dans cette tâche
• Vous collaborez avec le directeur et vous lui rapportez
• Vous collaborez avec la responsable RH-Administration
• Vous assurez la continuité du service en l'absence du directeur
• Vous réalisez d'autres tâches à la demande ou sur délégation du directeur

Soutien aux processus

En collaboration avec le directeur et dans le cadre défini par celui-ci, que vous continuerez d’ailleurs à développer ensemble :

• vous soutenez la coordination de l'exécution des missions, des processus et des projets, en ce qui concerne les mandats généraux et spéciaux
• vous supervisez l'élaboration et le suivi général de la planification des projets
• vous supervisez le développement et le suivi des processus intégrés et des flux de travail : vous veillez à ce que les différents aspects du fonctionnement soient articulés de manière efficace et transparente, qu'il y ait une répartition claire des rôles entre les collaborateurs opérationnels et qu'il y ait suffisamment de moments de concertation efficaces
• vous supervisez le fonctionnement interdisciplinaire de l'équipe opérationnelle et en son sein
• vous coordonnez la participation des collaborateurs opérationnels à des événements externes (formation, journées d'étude, présentation, participation à des groupes de travail, etc.)
• vous assurez une collaboration harmonieuse et efficace au sein de l'équipe opérationnelle et avec l'équipe de support
• vous êtes responsable du flux d'informations vers la direction, entre l'équipe opérationnelle et l'équipe de support, et au sein de l'équipe opérationnelle
• vous soutenez l'organisation et le suivi des réunions de l'équipe opérationnelle

Coaching des personnes

En collaboration avec le directeur et dans le cadre défini par celui-ci, que vous continuerez d’ailleurs à développer ensemble :

• vous soutenez et motivez les collaborateurs opérationnels pour maximiser leur potentiel et veiller à leur épanouissement
• vous accompagnez l'évolution de l'équipe opérationnelle vers l'autonomie  dans un cadre précis et avec des accords clairs sur la répartition des rôles
• vous veillez à une répartition équilibrée des tâches et de la charge de travail du personnel opérationnel
• vous suivez la dynamique de groupe, la coopération et la communication au sein de l'équipe opérationnelle. Vous jouez le rôle de coach et d'interlocuteur privilégié en apportant votre soutien si nécessaire
• vous veillez au bien-être au travail des collaborateurs opérationnels
• sur délégation du directeur, vous assurez le suivi des obligations de stage du personnel opérationnel (entretiens de fonction et de planification, entretiens de fonctionnement, entretiens d'évaluation, rapports de stage)
• vous soutenez le directeur dans l'évaluation annuelle du personnel opérationnel nommé à titre définitif
• vous soutenez le personnel opérationnel dans la préparation de leur plan de formation (en lien avec l'évaluation et dans les limites du budget) et suivez la mise en œuvre desdits plans
• vous accompagnez l'intégration des nouveaux collaborateurs opérationnels

Tout ceci s’entend sous réserve d’une évolution de la fonction qui serait liée à la modification du cadre du personnel suite à une extension réglementaire des missions de l’IFDH.

Qui sommes-nous ?

L'Institut Fédéral des Droits Humains (IFDH) est une institution indépendante qui, en collaboration avec d'autres acteurs, veille au respect, à la connaissance et à la sensibilisation aux droits humains en Belgique. L’IFDH a été créé par la loi du 12 mai 2019.

Récemment, l’IFDH a été accrédité par l'Alliance mondiale des institutions nationales des droits de l’homme (GANHRI) en tant qu'institution nationale des droits de l’homme (INDH), conformément aux principes de Paris.

L’IFDH a actuellement une compétence fédérale et un mandat résiduel.

Pour plus d'informations :  https://www.institutfederaldroitshumains.be/fr

https://www.institutfederaldroitshumains.be/fr

Votre profil

Conditions prérequises:

• Vous êtes titulaire d'un diplôme universitaire dans un domaine pertinent pour la fonction
• Vous démontrez au moins cinq années d'expérience pratique dans la gestion et le soutien de projets et de processus 
• Vous démontrez une expérience pratique dans l’accompagnement de collaborateurs au sein d'équipes autogérées
• Vous avez le droit de travailler en Belgique

Compétences et aptitudes techniques :

• Vous êtes une personne motivée, prête à assumer le rôle de bras droit du directeur avec loyauté et enthousiasme
• Vous souhaitez vous mettre au service d'une équipe motivée et compétente que vous soutiendrez pour développer son potentiel
• Vous disposez de solides capacités relationnelles pour coacher les collaborateurs en vue d’une collaboration harmonieuse, dans le respect de l'autonomie de chacun·e
• Vous avez de l'expérience dans l’appui au développement organisationnel en vue d’atteindre des objectifs stratégiques et des résultats de qualité
• Vous êtes orienté·e vers les résultats tout en gardant une approche humaine
• Vous connaissez le contexte institutionnel belge et les aspects spécifiques des institutions de droit public belges ou êtes prêt·e à vous les approprier
• Vous avez des connaissances et des affinités avec le domaine des droits humains
• Bonne connaissance des applications informatiques courantes
• Excellente connaissance du néerlandais et du français
• Connaissance fonctionnelle de l’anglais
• La connaissance de l'allemand est un atout

Qu’offrons-nous ?

• Un travail passionnant et novateur au sein d’une équipe de personnes enthousiastes
• Un poste statutaire de niveau A2 à temps plein avec une période de stage d'un an (échelle légale barémique A2 : minimum 31.723€ - maximum 56.123 € à 100 %) à soumettre au coefficient d’indexation de 1,99 (janvier 2023)
• Un ensemble attrayant d'avantages extra-légaux (assurance hospitalisation ; indemnité linguistique ; gratuité du trajet domicile-travail par les transports publics ; indemnité de scolarisation ; moyens de télécommunication adaptés ; chèques-repas après une période de 3 mois)
• Possibilité de télétravail et d'horaires flexibles 
• Lieu de travail : Rue de Louvain 48, 1000 Bruxelles. Les bureaux sont accessibles par ascenseur

Date de début : dès que possible 

Comment la sélection est-elle effectuée ?

Après une présélection des candidatures reçues, les candidat·e·s qui correspondent le mieux au profil requis seront invité·e·s à une épreuve écrite (éventuellement virtuelle) et, après une deuxième sélection, à un entretien oral au cours duquel leurs connaissances et leurs compétences seront testées.

L’IFDH se réserve le droit de faire appel à un bureau d’assessment afin d’évaluer une ou plusieurs des compétences nécessaires à l’exercice de la fonction.

Le règlement d’examen vous sera envoyé par courrier électronique - sur simple demande - à l’adresse suivante : job@firm-ifdh.be.

Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en considération.

Vous pouvez postuler en français ou en néerlandais. Vous recevrez un message électronique, accusant réception de votre candidature dès l’envoi complet de votre dossier via le formulaire en ligne.

Si tel n’est pas le cas, merci de nous contacter via l’adresse mail job@firm-ifdh.be

Des questions sur ce poste ?

Pour de plus amples informations, vous pouvez contacter job@firm-ifdh.be

Comment postuler ?

Vous pouvez poser votre candidature en complétant le formulaire en ligne sur notre site internet : https://www.institutfederaldroitshumains.be/fr/a-propos-de-nous/offres-demploi

Votre candidature doit être soumise avant le 28 mai 2023 à minuit et doit comprendre les trois éléments suivants

• un curriculum vitae détaillé
• une lettre de motivation
• une copie des diplômes d’enseignement supérieur pertinents et requis dont vous êtes le ou la titulaire.

https://www.federaalinstituutmensenrechten.be/fr/emplois

Égalité des chances et diversité

Notre politique du personnel est basée sur la diversité et l'égalité des chances. Nous sélectionnons les candidats pour leurs qualités, indépendamment de leur âge, de leur sexe, de leur origine, de leurs convictions, de leur handicap, de leur nationalité, etc.

Candidat.e.s en situation de handicap, avec des difficultés d'apprentissage ou avec une maladie

Vous pouvez demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection même si vous ne disposez pas d'une attestation valable à ce sujet. Il vous suffit de décrire brièvement de votre handicap/maladie/difficulté d'apprentissage et d’indiquer également quels aménagements peuvent être faits pour vous aider. L’IFDH s'efforcera de les mettre à votre disposition.

Protection des données

Conformément au règlement général sur la protection des données, l’IFDH ne traitera que les données personnelles qui sont nécessaires au recrutement et à l'évaluation de l'aptitude du candidat à occuper le poste.  La seule finalité de conservation de ces données est d’étayer et de justifier la décision à prendre.