Secrétaire de Direction (m/f/x)

Vous avez moins de 26 ans et cherchez un emploi où vous pourrez développer vos talents ? Vous aimez les tâches administratives et organisationnelles et souhaitez jouer un rôle clé au sein de la direction générale ? Vous aimez communiquer et souhaitez être le premier point de contact des administrateurs généraux auprès des collaborateurs de la CAPAC, des visiteurs et des partenaires externes ?  Alors ce poste de secrétaire de direction est fait pour vous !

Vos tâches :

• Vous réceptionnez et orientez les visiteurs, en assurant un accueil professionnel;

• Vous gérez l’agenda des administrateurs généraux (vous planifiez et organisez des rendez-vous et réunions) ;

• Vous préparez des documents, rédigez les comptes rendus de réunions et veillez au suivi des actions à entreprendre ;

• Vous établissez, adaptez et vérifiez des documents administratifs, en assurant une analyse et en établissant des liens entre différentes informations ;

• Vous exécutez diverses tâches administratives liées au suivi du secrétariat général ;

• Vous gérez des appels téléphoniques, des e-mails et la correspondance ;

• Vous organisez d'un point de vue pratique des activités ou des événements de manière autonome et cherchez activement des solutions à des problèmes imprévus;

• Vous transmettez l'information venant de la direction générale vers les collaborateurs internes et les partenaires externes ;

• Vous veillez à la bonne présentation des documents administratifs (mises en page et relecture de rapports, courriers...) ;

• Vous classez les documents et les dossiers du secrétariat général selon les procédures/règles, vous encodez et adaptez des données dans des banques de données;

Il y a 1 poste vacant au sein du département de la direction générale (situé au siège central de Bruxelles) pour la  la Caisse Auxiliaire de Paiement des Allocations de Chômage (CAPAC).

La CAPAC est le seul organisme public de paiement des allocations de chômage. Elle est à disposition des chômeurs qui ne souhaitent pas avoir recours à un syndicat dans le cadre du paiement de leurs allocations de chômage. La CAPAC est constituée d'une administration centrale établie à Bruxelles et de 35 bureaux de paiement répartis sur l'ensemble du territoire. Les missions de la CAPAC sont, à l'instar des organismes de paiement privés, fixées à l'article 24 de l'arrêté royal du 25 novembre 1991 portant réglementation du chômage, à savoir :

-       Informer le chômeur de ses devoirs à l'égard de l'assurance-chômage et lui transmettre les formulaires, les communications et les documents prescrits par l'ONEM.

-       Constituer le dossier de chômage du travailleur et l'introduire dans les délais légaux auprès du bureau de chômage de l'ONEM.

-       Payer au chômeur les allocations de chômage auxquelles il a droit.

Pour l'instant, la CAPAC est en plein processus de modernisation. Ceci ouvre donc les portes à d'importants développements et à de nombreux changements au sein de l'organisme. Dans ce cadre, la CAPAC veut, à très court terme, faire appel à de nouveaux talents afin de l'aider à accomplir ses missions et réaliser cette évolution positive.

https://www.hvw-capac.fgov.be/fr

Vous serez admis à la sélection à condition de disposer du diplôme requis ET étant donné la nature du contrat (Convention 1er emploi - plan rosetta) vous devez avoir moins de 26 ans.

Pour participer à cette sélection, vous devez remplir les conditions de diplôme suivantes :

• Soit avoir un diplôme de secrétaire de direction ou orientation de secrétariat bachelier (Pas d’expérience nécessaire)
• Soit un autre diplôme (bachelier) avec min 1 an d’expérience dans les tâches suivantes :

1. Exécuter un ensemble de tâches administratives liées au suivi du secrétariat général ;
2. Rédiger des documents et des notes;
3. Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus dans le but d’informer les personnes concernées des décisions prises et de fixer les actions à mettre en œuvre ;
4. Classer des dossiers, des documents ou d'autres informations pertinentes pour le service selon les procédures ou règles et/ou encoder et adapter des données dans des banques de données.

Compétences techniques

Communication écrite : 

• Vous appliquez correctement les règles d'orthographe et de grammaire.
• Vous êtes capable de synthétiser l'information.
• Vous utilisez un message compréhensible en utilisant un vocabulaire précis et juste, adpaté à l'objectif du message.

Communication orale : 

• Vous vous exprimez de manière claire et fluide

Atouts

• Vous maîtrisez les outils informatqiues tels que SharePoint et MS Office (Word, PowerPoint, Excel)  

Compétences comportementales

• Réfléchir et créer :
• Vous pensez de manière critique, remettez en question les informations sur base de critères objectifs pour arriver à des conclusions pertinentes.
• Vous traitez des informations simples et les synthétisez.

• Echanger et collaborer : 
• Vous communiquez, échangez et transmettez des idées, des opinions, des informations et choisissez le style et les canaux de communication adaptés au contexte et au public cible.
• Vous partagez des opinions et adaptez votre communication.
• Vous collaborez, travaillez en équipe, établissez des relations professionnelles et partagez les connaissances pour réaliser les objectifs communs.
•  Vous encouragez la collaboration.

• Agir et atteindre les résultats :
• Vous êtes orienté résultats, vous prenez des décisions et entreprenez des actions pour atteindre des résultats  et en assumez la responsabilité. 
• Vous entreprenez et planifiez des actions.
• Vous êtes orienté clients, partez du point de vue des clients, comprenez leurs attentes et leurs besoins et leur fournissez un service optimal. Vous accompagnez  les clients.

• Se connaître et progresser :
• Vous développez vos  compétences en fonction de vos propres besoins et des besoins de l’organisation.
•  Vous vous formez et mettez en pratique votre apprentissage. 
• Vous faites preuve d’agilité,  d’ouverture et de flexibilité et vous vous adaptez au contexte professionnel qui évolue rapidement. 
• Vous participez aux changements.     

Vous serez engagé sous contrat à durée indéterminée (Convention Premier Emploi) avec le barème de traitement correspondant B1.

Rémunération : Traitement de départ minimum :  € 34.964,08 (salaire annuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises). 

• nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail)
• possibilité de souscrire à une assurance hospitalisation à des conditions avantageuses
• gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail avantages et réductions octroyés grâce à la carte Fed+
• accessibilité aisée via les transports en commun
• possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
• horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
• divers avantages sociaux 
• 26 jours de congé par an + 12 jours de compensation
• Chèques-repas
• Possibilité de télétravail 

Une première sélection aura lieu sur base de votre CV et de votre lettre de motivation. Les candidats dont le profil correspond le mieux au poste à pourvoir seront invités à un entretien.

Les candidatures ne répondant pas au profil recherché ne recevront pas de réponse.

Vous ne serez admis à la sélection que si vous avez le diplôme requis et si vous remplissez les  conditions pour un emploi initial (moins de 26 ans).

Entretien (+/-45 min) + préparation (45min) :

L'entretien évalue si vos compétences comportementales (voir rubrique ‘Compétences’) répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

L'épreuve orale sera précédée par une analyse de cas/test. Vous recevrez le temps nécessaire pour préparer ce cas. 

Les entretiens se dérouleront  à l'Administration centrale de la Capac - Alpha Tower, Rue du Brabant 62, 1210 Saint-Josse-ten-Noode.

Intéressé(e) ?

Dites-nous qui vous êtes et pourquoi vous aimeriez travailler pour nous ! Envoyez votre CV accompagné d'une lettre de motivation à cpe@HVW-CAPAC.fgov.be.

Obligation :

-       Notez "Secrétaire de direction"   dans l'objet du mail de candidature

-       Indiquez votre date de naissance sur le CV

Si aucune de ces mentions n'est indiquée, votre candidature ne sera pas prise en compte.

La CAPAC mène une politique active de diversité et assure l'égalité des chances, l'égalité de traitement et l'égalité d'accès aux sélections pour tous les candidats.