Gestionnaire de dossiers administratifs et techniques (m/f/x)

Vous avez moins de 26 ans et vous avez envie de garantir la sécurité des produits consommés par les fumeurs et de rendre le marché belge plus propre ? Vous souhaitez faire partie du SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement qui se développe sans cesse et qui est au cœur de l'actualité ? Vous souhaitez faire partie d'une équipe enthousiaste et motivée, et ce, dans une ambiance de travail conviviale ?  Vous aimez effectuer des tâches variées ? Alors vous êtes peut-être un de nos futurs collègues !

En tant que gestionnaire de dossiers administratifs et techniques, vous travaillez en étroite collaboration avec vos collègues et votre hiérarchie. Votre rôle est de vérifier les dossiers concernés. 

Concrètement, vous effectuez les tâches suivantes :

Assurer le rôle de Secrétariat du service :

• Gérer la correspondance entrante
• Gérer la correspondance entrant via les mails des adresses génériques
• Gérer les courriers sortant, la correspondance, et les magazines d’information
• Gérer administrativement les questions parlementaires via sharepoint et archives sur le serveur
• Gérer les demandes de traductions et assurer un suivi
• Gérer le système d’inscription des experts aux réunions de la Commission européenne 
• Participer activement aux réunions mensuelles du management office organisant les secrétariats

Gestion administratives des dossiers denrées alimentaires destinées à des fins médicales spéciales (FSMP).

• Vous assurez un support et le traitement (enregistrement, préparation, respect de la législation, finition, envoi) des fichiers FSMP en collaboration avec les experts de la cellule.
• Vous fournissez des informations aux secteurs et aux parties prenantes.

Gérer les Sharepoint du service en collaboration avec l’expert :

• Tenez à jour les divers sites sharepoint (service, groupe de travail, …).
• Vous introduisez et suivez les demandes d’avis à l’inspecteur des finances via les procédures adéquates pour les experts du service.
• Vous gérez les demandes d’accès aux archives papier (MERAK) à la demande des experts.

Vous assurer le suivi des appels d’offres pour des marchés publics.

• Vous gérez la procédure et suivi des appels d'offres pour les dossiers du service Denrée alimentaires, Aliments pour animaux et autres Produits de consommation.
• Vous assistez les experts dans la rédaction des appels d’offres et la rédaction des cahiers des charges.

Vous assurez le fonctionnement du Point focal EFSA (European Food Safety Authority) en collaboration avec l’expert scientifique.

• Vous gérez la boîte mail et les applications en lien avec l'EFSA.
• Vous développez et entretenez un site sharepoint pour le partage d'informations avec les scientifiques belges.
• Vous mettez à jour le site du point focal tous les 15 jours.
• Vous participez aux réunions des points focaux de l'EFSA (étranger ou teams).
• Vous élaborez avec l’expert un plan d’action pour les années à venir.
• Vous rédigez et préparez avec l’expert un rapport annuel des activités pour l'année en cours.
• Vous renouvelez la liste article 36 des organismes scientifiques belges reconnus par l’EFSA.

Vous êtes amené à travailler de manière régulière avec un ordinateur et à traiter des dossiers et des documents rédigés en anglais.

Le poste de gestionnaire de dossiers administratif et technique se situe dans le service Denrées Alimentaires, Aliments pour Animaux et Autres Produits de Consommation de la DG APF (Animals, Plants and Food). Le service est en charge de l’élaboration des règles et normes concernant les aspects qualité et santé des denrées alimentaires et des aliments pour animaux. Il est également compétent pour le tabac et les cosmétiques. C’est un service d’une quarantaine de personnes composé de 3 cellules :

- Cellule Compléments Alimentaires et Cosmétiques. Cette cellule s’occupe du traitement des dossiers de notifications des compléments alimentaires et aliment enrichis, ainsi que de la nutrivigilance et de la législation des compléments alimentaires, des plantes, des nutriments et des cosmétiques.

- Cellule Aliments pour Animaux, OGM et Tabac. Cette cellule travaille essentiellement sur des dossiers ayant des implications plus larges que simplement la sécurité du consommateur comme par exemples des impacts environnementaux,….

- Cellule Politique Nutritionnelle et de Sécurité Alimentaires. Cette cellule travaille principalement sur le secteur de l’alimentation humaine (normes techniques, sécurité alimentaire nutrition) ;

Le SPF Santé Publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement entend être le promoteur belge du principe « One World, One Health », en mettant la santé et toutes ses composantes au centre de ses préoccupations et de ses missions, autant la santé humaine, la santé de la planète, la santé animale et végétale que l’alimentation. Le SPF se veut être un point de référence Santé, un département d’appui stratégique transversal « Health and Environment in all policies » et une organisation en réseau qui garantit une excellence dans l’exécution de tâches avec valeur ajoutée, avec l’ambition de protéger et d’améliorer la santé des citoyens. Pour y parvenir le SPF se veut être est une organisation responsable, cohérente, apprenante et créative qui s’appuie sur des collaborateurs compétents et autonomes, ayant le sens des responsabilités et qui déploient leur expertise et leurs talents.

Pour plus d’informations concernant le SPF SPSCAE : https://www.health.belgium.be/

https://www.health.belgium.be/fr

Conditions de participation

Pour participer à cette sélection, vous devez disposer au minimum d’un diplôme de bachelier.

Attention ! Il s’agit d’une convention de premier emploi pour les jeunes de moins de 26 ans.

Compétences génériques

• Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution des conflits entre collègues.
• Atteindre les objectifs : Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l’ambition afin de générer des résultats et vous assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises..
• S’auto-développer : Vous planifiez et gérez de manière active votre propre développement en fonction de vos possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances.
• Gérer le stress : Vous réagissez aux stress en vous focalisant sur le résultat, en contrôlant vos émotions et en adoptant une attitude constructive face à la critique.

Atouts

• Vous avez de bonnes connaissances des outils informatiques et de la suite Office
• Vous avez la capacité de vous familiariser rapidement avec la législation relative aux denrées alimentaires destinées à des fins médicales spéciales (FSMP)
• Vous serez amené à travailler dans un environnement bilingue. La connaissance du néerlandais est donc un atout.
• Vous serez amené avec des documents en anglais, la connaissance de l’anglais est donc un atout.

Attention! Votre motivation est considérée comme particulièrement importante pour la fonction. Si votre motivation ne répond pas aux exigences de cette fonction, vous ne pourrez pas réussir cette sélection. Votre motivation a également une valeur plus importante dans le score final (x2). 

Aucune expérience n’est exigée, vous recevrez la formation nécessaire en fonction de vos prérequis.

• Vous êtes recruté(e) en tant que membre contractuel du personnel avec une convention de premier emploi, au niveau B avec l'échelle de traitement y afférente (B1).
• Nous vous offrons un contrat jusqu’au trimestre de vos 26 ans.
• Salaire minimum de départ : € 2944.88 brut/mois. Le simulateur de salaire vous permet de calculer votre salaire brut et net en répondant à quelques questions.
• Votre lieu d'affectation : Bruxelles.

Votre régime de travail est à temps plein (38h/semaine).

Avantages :

• possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme
• nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail)
• possibilité de souscrire à une assurance hospitalisation à des conditions avantageuses
• avantages et réductions octroyés grâce à la carte Fed+/Benefit at work
• gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail et accessibilité via ces derniers
• possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
• restaurant d’entreprise
• Divers avantages sociaux (prime culture, intervention dans les frais de garde d'enfants, prime lunettes, cadeau de St-Nicolas pour les enfants de moins de 12 ans...) ;
• possibilité de souscrire à un abonnement GSM à des prix avantageux (Proximus)
• mise à disposition d’un ordinateur portable
• télétravail totalement intégré à notre organisation, jusqu’à un maximum de 3 jours par semaine
• Prime pour les frais d’internet (20€ par mois) et remboursement des frais de bureau (30€ par mois)
• Chèques-repas d’une valeur faciale de 6 EUR
• 26 jours de congé annuel et fermeture entre Noël et Nouvel An
• 12 jours de compensation par (en cas d'emploi à temps plein si vous atteignez vos objectifs) ou possibilité de récupérer les heures supplémentaires éventuelles
• Horaire flexible dans un régime de 38h par semaine ;
• Environnement de travail agréable s’inscrivant dans le new way of working au sein d’un bâtiment entièrement rénové et pourvu d’espaces de détente ;
• Valorisation financière de votre expérience antérieure selon le niveau du job

1. Analyse des CV en fonction des compétences , de la motivation et de l'expérience:
   Merci de bien argumenter votre candidature sur base de la description de fonction et de mettre en avant vos compétences transférables le cas échéant
2. Entretien (max. 1 heure): discussion relative à votre profil, vos compétences, votre motivation, votre expérience et votre intérêt pour la mission

Vu le nombre parfois important de candidatures hors conditions, nous vous informons que nous ne donnerons pas suite aux candidatures de personnes ne répondant pas aux critères de participation.

Intéressé.e ? Merci d'envoyer votre CV, une lettre de motivation ainsi qu'une copie de votre diplôme avant le 10/12/2024 à l'adresse mail suivante: selection@health.fgov.be

Attention ! Les candidatures ne reprenant pas tous les documents demandés ne pourront pas être prises en compte.