Gestionnaire de données "Bruxelles Social" – Observatoire de la Santé et du Social (m/f/x)

L'adjoint administratif  "Gestionnaire de données", en collaboration avec l'équipe de "Bruxelles" social sera chargé d'apporter un soutien administratif transversal à l'équipe dans le cadre de ses missions (gestion des données, projets de redéveloppement de l'outil et promotion de l'outil sur le terrain). Il sera principalement chargé de venir en soutien de l'équipe dans le cadre de la vérification, de la modification et de la validation des données par les organisations ou les prestataires de soins de santé. Cela peut dans ce cadre inclure le type de missions suivantes :

• Contacter par courrier électronique les organisations (et à l'avenir les prestataires de soins de santé) afin de confirmer ou mettre à jour leurs données sur Bruxelles Social ;
• Contacter par téléphone les organisations qui ne répondent pas par mail afin d'éventuellement adapter leurs données ;
• Examiner les organisations actives dans le domaine social-santé nouvellement établies à Bruxelles et supprimer celles qui ne sont plus actives ;
• Recueillir les questions, commentaires et plaintes des organisations et des prestataires de soins et les soumettre à l'équipe pour discussion.

En tant qu'adjoint administratif "gestionnaire de données", la fonction exige de :  

• Assurer le suivi et la mise à jour des données reprises sur "Bruxelles Social" de manière proactive ;
• Traiter et vérifier les demandes entrantes ;
• Veiller au suivi des tâches afin d'avoir une vision claire de ce qui est accompli et de ce qui doit encore l'être ;
• Résoudre des problèmes et, si nécessaire, demander des informations supplémentaires pour trouver une solution.

Vivalis est l’Administration de la Commission communautaire commune (Cocom).

Ayant la mission d'améliorer la vie de tous les Bruxellois.es sur le plan social et de la santé, elle a l'ambition de devenir l'administration de référence dans ces matières.

Vivalis rassemble une centaine de collaborateur.rices au sein d’une administration active, bilingue, où l'expertise, le sens de la collaboration, l'égalité de traitement et le souci du service aux citoyen.nes sont les valeurs centrales.

Vivalis se compose de quatre directions, d’un service d’étude et d'un service "Communication" :

• "Santé & Aide aux Personnes" : octroi et renouvellement des agréments des institutions, octroi de subsides, élaboration de nouvelles ordonnances ou d’arrêtés, ...;
• "Contrôle" : contrôle administratif et contrôle financier des institutions agréées ou subventionnées par la Cocom ;
• "Coordination & Procédures" ;
• "Budget & Finances" : contrôle du respect des budgets fixés et de la bonne gestion des dépenses ;
• L' "Observatoire de la Santé et du Social" : un service d'études.

L’Observatoire de la Santé et du Social de Bruxelles-Capitale a pour mission de fournir aux personnes, institutions et services du secteur socio-sanitaire bruxellois les informations utiles à leurs missions et plus spécifiquement de :

• Mener un travail de recherche permettant d'offrir une vision globale et d'éclairer sur les aspects spécifiques de la situation actuelle en matière de santé et de pauvreté en région bruxelloise ainsi que sur l'évolution de la situation globale dans le temps (Exemples : Baromètre social annuel, Tableau de bord de la santé, Surendettement en Région Bruxelles-Capitale, Recours aux Urgences, ...) ;
• Répertorier et cartographier tous les organismes sociaux publics et privés, agréés ou non, et diffuser ces répertoires (par le biais de l'outil Bruxelles Social : https://social.brussels/ ) ;
• Rassembler toute documentation concernant les institutions et les questions d’ordre socio-sanitaire (par le biais de l'outil BRUDOC : https://www.brudoc.be/) ;
• Informer les citoyens et les professionnels plus spécifiquement autour de l'hospitalisation d'un enfant de moins de 16 ans (projet Hospichild : https://www.hospichild.be/) ; ainsi qu'autour de la grossesse, de la naissance et de la petite enfance (projet Born in Brussels : https://www.bornin.brussels/).

L'adjoint administratif  "Gestionnaire de données" travaillera au sein de l'équipe "Bruxelles Social". Les citoyens et les professionnels peuvent y trouver des informations sur les organisations actives dans le domaine social-santé, en particulier les services et les activités qu'ils dispensent.

L'équipe "Bruxelles Social" est principalement chargée de s'assurer de la mise à jour, de la qualité et de la justesse des données reprises sur le site (contacts avec les organisations), d'ajuster l'outil à l'évolution des besoins des citoyens et des professionnels, et de promouvoir l'outil et sa prise en main sur le terrain (notamment en organisant des formations).

https://www.vivalis.brussels/fr

• Le candidat à l’emploi d’adjoint administratif doit être porteur d’un certificat de l’enseignement secondaire supérieur (CESS) ou un diplôme d'aptitude à accéder à l'enseignement supérieur, homologué ou délivré par le jury de la Communauté pour l'enseignement secondaire ;
• Qualités recherchées: gestionnaire d'informations, gestionnaire de dossiers, gestionnaire de connaissances
• Apprécier travailler sur des données et leur qualité est nécessaire ;
• Faire preuve de fluidité et professionnalisme au téléphone (une expérience dans un centre d'appel ou en tant qu'enquêteur est un atout) ;
• Se montrer à l'aise avec les TIC (une expérience dans la gestion de bases de données est un  atout) ;
• Une connaissance des différents domaines de compétences de l’administration est un atout ;
• Une expérience dans une administration publique ou une connaissance de l'administration publique est un atout ;
• La connaissance de la deuxième langue bruxelloise est un atout.

OFFRE

• Barème C101 [min. 30.436,48 € ; max. 56.459,79 €] indexé selon le coefficient d’augmentation en vigueur (2,0807 au 01/06/2024) ;
• Chèques-repas d’une valeur faciale de 8 euros par jour presté (avec une retenue de 1,09 €) ;
• Assurance hospitalisation, en ce compris enfant(s) et conjoint (jusqu’à 66 ans inclus) ;
• Accessibilité aisée via les transports en commun ;
• Gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail ;
• Possibilité d’une indemnité vélo et ou d’un abonnement Villo!

AVANTAGES

• Horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine ;
• Possibilité de télétravailler ;
• 35 jours de congé par an ;
• Service social (avantages collectifs et individuels de nature culturelle, sportive, récréative ou festive) ;
• Nombreuses possibilités de formation ;
• Possibilité de bénéficier d’allocations de bilinguisme avantageuses.

Les candidat.es devront réaliser un test écrit préalable, à distance, qui visera à évaluer leurs compétences techniques. Il durera 30 minutes et devra être finalisé et nous être renvoyé, au plus tard, la veille de l'entretien, à 18:00.

L'entretien de sélection se tiendra devant une commission de sélection qui aura pris connaissance du test. Il durera 45 minutes environ et visera à analyser les compétences professionnelles en rapport avec les exigences de la fonction, la connaissance de notre administration ainsi que la motivation, les intérêts et affinités avec le domaine d'activité.

Certaines questions de l'entretien sont formulées selon la méthode STAR. La méthode STAR est une technique d'entretien comportemental semi-structuré, où STAR signifie Situation, Tâche, Action et Résultat. Il vous est demandé pour chaque compétence, de décrire une situation (professionnelle) que vous avez vécue. Ensuite, vous êtes invité·e à développer les tâches, votre rôle et les actions que vous avez prises dans cette situation. Enfin, il vous est demandé de décrire le résultat final obtenu.

Les données à caractère personnel transmises dans le cadre de cette annonce ont pour unique finalité de procéder au recrutement de l’emploi décrit ci-dessus. Elles ne seront traitées que pour la présente annonce et ne seront en aucun cas transmises à des tiers. Vivalis ne conserverais donc ces données que le temps nécessaire au traitement de ce recrutement. Pour toute question concernant la protection des données et en cas de souhait d'exercice de votre droit d'accès à vos données, de rectification ou d'opposition, n’hésitez pas à prendre contact avec la personne déléguée à la protection des données à l’adresse : dataprotection@vivalis.brussels.

Tout acte de candidature comporte :

• le numéro de référence de cette procédure : 2023_OB_C1_38 ;
• une lettre de motivation contenant un exposé des titres et expériences que le ou la candidat.e fait valoir pour postuler à l'emploi ;
• un CV à jour.

Chaque candidature doit être envoyée vie le lien https://short.sg/a/47648860 pour le 25/08/2024 à minuit. Tout renseignement relatif au contenu de la fonction, à la procédure et à l’équivalence des grades peut être obtenu auprès de Madame Tiffany Pauwels, Assistante administrative - Service RH 02/552 01 11 ou de Madame Charlot Simoens, Assistante administrative - Service RH 02/552 01 33.

Seules les candidatures complètes (CV et lettre de motivation) seront prises en compte. Une première sélection se fera sur base des candidatures reçues. Les candidat.es correspondant le mieux au profil requis seront invité.es par téléphone à participer à un entretien devant une commission de sélection. Ces entretiens se tiendront du 03/09/2024 au 13/09/2024 en présentiel (l'administration peut exceptionnellement recourir au distanciel). Aucun report de date ne sera possible.

https://short.sg/a/47648860

Si vous êtes porteur.euse d'un handicap et que vous avez besoin de certains aménagements pour pouvoir participer à la procédure de sélection, vous pouvez prendre contact avant le 25/08/2024 avec Madame Charlot Simoens soit par mail jobs@vivalis.brussels, soit par téléphone 02/552.01.33. Les candidatures envoyées à cette adresse mail ne seront pas prises en considération.