Chef de projet « Elections 2024 » (m/f/x)

Dans le cadre des élections européennes, fédérales et régionales du 9 juin 2024 ainsi que les élections communales du 13 octobre 2024, la commune de Schaerbeek mettra du personnel à disposition du bureau principal dont fait partie le Juge de paix pour parvenir aux résultats des élections 2024.

La commune de Schaerbeek désire engager un.e chef.fe de projet, assumant le rôle d’adjoint.e au président du bureau principal. Cette charge porte le titre de « secrétaire du bureau principal ».

Vous serez sous la responsabilité de la directrice adjointe du département des affaires juridiques et assurances et du directeur des affaires générales et travaillerez en étroite collaboration avec le Juge de paix qui assumera la fonction de président du bureau principal.

Votre rôle sera d'œuvrer à l'organisation rationnelle des élections et de soutenir le président du bureau principal dans ses propres activités. Pour ce faire, vous serez assisté.e d'une équipe d’agents communaux.

RESPONSABILITES ET TACHES :

I.                     Rôle d’organisateur.rice des élections :

1) Actions préliminaires:

-       Préparer les courriers de désignation des membres du bureau principal ;

-       Désigner sous l’autorité du président du bureau principal les présidents, les assesseurs des bureaux de vote en assurant le suivi ;

-       Mettre en place des formations pour les présidents et les secrétaires des bureaux de vote et y participer ;

-       Participer à la présentation des candidatures pour les élections communales, à l’arrêt provisoire et définitif de la liste des candidat.e.s ;

-       Participer à la désignation des témoins;

-       Veiller à ce que les présidents des bureaux de vote disposent de tous éléments nécessaires au bon déroulement de la journée de vote (procès-verbaux, etc.).

2) Le jour du scrutin :

-       Soutenir le président du bureau principal pendant le déroulement des opérations de vote ;

-       Participer au recensement des votes et à la répartition et l’attribution des sièges ;

-       Participer à la proclamation des résultats lors des élections communales ;  

-       Rédiger et transmettre le procès-verbal et autres documents du bureau principal.

3) Après les élections :

-       Veiller au paiement des jetons de présence des membres des bureaux de vote ;

-       Participer, le cas échéant, aux actes de poursuite à l’encontre des membres des bureaux de vote.

-       Autres tâches nécessaires au bon déroulement du projet.

 II.                   Rôle d’organisateur. rice et de conseiller.e juridique :

-       Conseiller le président du bureau principal et l’administration pour, entre autre, l’installation du nouveau conseil communal ;

-       Apporter une assistance juridique en rendant des avis clairs, limpides, compréhensibles pour les personnes visées et orientés vers des solutions.

III.                 Rôle de manager :

-       Encadrer l’équipe de proximité et coordonner le travail des collaborateur.rice.s du bureau principal

-       Définir les tâches des personnes mises à sa disposition pour assurer le bon déroulement des élections ;

-       Former et diriger l’équipe.

IV.                Rôle de chef.fe de projet :

-       Suivre et être garant.e des délais à respecter pour les actes à poser ;

-       Assurer le pilotage de l’organisation des élections sous l’angle du bureau principal ;

-       Commander les documents nécessaires à la bonne organisation des élections ;

-       Organiser et participer aux réunions avec les différents acteurs internes et externes ;

-       Prendre connaissance des instructions reçues des autorités supérieures pour accomplir correctement ses tâches.

Travailler à l’Administration communale de Schaerbeek, c’est intégrer une équipe de 1.500 agents communaux aux profils divers et aux fonctions variées. Ensemble, avec une mission commune et des valeurs partagées, nous relevons quotidiennement des défis pour offrir un cadre de vie de qualité aux 133.000 habitants de la commune ainsi qu’un environnement de travail optimal pour nos collaborateurs.

Envie de nous rejoindre ? Découvrez qui nous sommes, ce que nous faisons et postulez sans attendre ! Site web: www.1030.be

L’Administration communale s’engage à respecter les mesures luttant contre toutes les formes de discriminations et promeut une politique visant la diversité.

https://jobs.1030.be/allyn_recrut/fr/offreCat

PROFIL :

-        Détenir un diplôme de master ou équivalent, de préférence en droit ;

-        Bilinguisme FR/NL nécessaire ;

-        Résider dans la Région de Bruxelles-Capitale (condition imposée par le code électoral) ;

-        Expérience probante dans la gestion de projet d’envergure reprenant des intervenants multiples ;

-        Expérience dans le management d’équipe

-        Être disponible à effectuer des prestations en soirée et durant le week-end si nécessaire.

CONNAISSANCES ET COMPETENCES :

Compétences techniques :

-        Connaissance de la législation propre à la fonction ;

-        Faire preuve d’une discrétion la plus stricte ;

-        Connaissance des processus et méthodes de gestion de projet (planning, budget, indicateurs) ;

-        Capacité à suivre des échéances et respecter des délais : être capable de gérer plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais ;

-        Capacité à rédiger de manière structurée et soignée (présentation, orthographe et grammaire) ;

-        Capacité managériale et à motiver l’équipe ;

-        Capacité à animer des réunions ;

-        Etre capable de mettre en place un réseau de relations ;

-        Aborder le stress de manière constructive (être capable de travailler dans l’urgence) ;

-        Avoir de bonnes aptitudes avec l’outil informatique.

Compétences comportementales :

-        Analyser ;

-        Excellent sens relationnel ;

-        Excellente capacité d’organisation et de structure ;

-        Coopération ;

-        Trouver des solutions ;

-        Faire preuve de créativité ;

-        S’adapter ;

-        Décider.

NOTRE OFFRE : Contrat à durée déterminée (jusqu’au 31/12/2024) et à temps plein, selon le barème A2 – Secrétaire Administration

AVANTAGES :

-        Valorisation des années d’expérience

-        À titre indicatif, le salaire mensuel brut est de 5.044 euros pour 5 ans d'expérience et de 5.708 euros pour 15 ans pour un niveau A2

-        Possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme

-        Chèques-repas (8 EUR)

-        Prime de fin d’année

-        Abonnement STIB gratuit, intervention dans les autres frais de transports durables (piéton, vélo, SNCB, TEC, De Lijn)

-        Intervention dans un régime complémentaire de pension

-        Possibilités de formations

-        Possibilité de télétravail

PROCEDURE DE SELECTION :

Après réception de votre candidature, nous procéderons à une première sélection en examinant les informations de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation). Les candidats correspondant le mieux au profil recherché seront conviés à passer une/des épreuves écrites et/ou orales. Pour plus d’information : Travailler à l'administration | Schaerbeek (1030.be)

Pour toute question concernant le contenu du poste, veuillez contacter Monsieur Pascal VINCENT, directeur affaires générales (pvincent@1030.be).

Si vous avez d'autres questions sur le processus de sélection, veuillez contacter notre service de recrutement à l'adresse e-mail suivante : jobs@1030.be.

Pour postuler, nous vous demandons de bien vouloir utiliser notre formulaire de candidature en ligne sur notre site Web : https://www.jobs.1030.be. Assurez-vous d'identifier correctement le poste vacant en utilisant la référence Chef.fe projet élections 2024 et commencez votre candidature en bas de l'offre d'emploi.

L’Administration communale s’engage à respecter les mesures luttant contre toutes les formes de discriminations et promeut une politique visant la diversité.

Si vous présentez un handicap, un trouble de l’apprentissage ou une maladie et que vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection, mentionnez-le dans votre candidature. Nous veillerons à vous accueillir dans les meilleures conditions