Collaborateur Communication & event pour la Présidence belge de l'UE (m/f/x)

La Belgique assure la présidence du Conseil de l’Union européenne de janvier 2024 jusqu’à fin juin 2024.

Pendant ces six mois, notre pays organisera de nombreux événements. Le SPF Emploi a également plusieurs événements prévus, que ce soit en collaboration avec d'autres organisations publiques ou non. La plupart des événements relèvent de la formation du Conseil "Emploi, politique sociale, santé publique, consommateurs" ou "Epsco".

Le Conseil Epsco s'est engagé à faire progresser l'emploi et à améliorer les conditions de vie et de travail, ainsi qu'à garantir un haut niveau de santé publique et de protection des consommateurs dans l'UE.

L'agenda comprend à la fois des événements au niveau ministériel et des réunions d'experts.

C'est dans ce contexte que le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale recherche deux collaborateurs communication & event pour assister l'équipe EU2024.BE du SPF.

En tant que collaborateur communication & event, vous fournissez du soutien administratif et logistique pour l’organisation de réunions (ministérielles ou d’experts), de diners officiels et d’autres événements dans le cadre de la présidence belge du Conseil de l’Union européenne. Dans ce contexte, on peut s’adresser à vous en néerlandais ou en anglais. Vous faites partie de l'équipe de communication du SPF et collaborez également à la communication interne et externe concernant la présidence.

De manière plus concrète, vos tâches sont les suivantes :

• Vous recherchez des lieux potentiels, prenez contacts et effectuez des visites sur place en vue de l'organisation d'événements.
• Vous collaborez à la rédaction des demandes de prix, effectuez le suivi des dossiers de marchés publics et établissez les bons de commandes.
• Vous assurez le lien avec les fournisseurs et prestataires de services (techniciens, hôtesses, entreprises de catering…) impliqués dans l’organisation des événements.
• Vous réglez toutes les étapes administratives (formalités, accords, enregistrement des documents sur Sharepoint…) relatives aux événements et faites en sorte que tout se déroule correctement au niveau administratif et logistique lors des événements.
• Vous êtes sur le terrain et coordonnez différentes tâches et fournisseurs, avec vos collègues de l’équipe EU2024.BE, lors des événements qui ont lieu partout en Belgique.
• Vous respectez les délais imposés et faites face aux imprévus.
• Vous rapportez spontanément à l’équipe et au responsable de communication, chargé du projet EU2024.BE
• Vous participez à la communication interne et externe de la présidence : préparez et publiez des textes sur l'intranet, le site web du SPF, le site web de la présidence et les médias sociaux du SPF et de la présidence.

Pour remplir ces missions :

• Vous êtes à l’aise lors de missions sur le terrain impliquant des contacts.
• Vous réfléchissez et travaillez de manière pro-active et autonome.
• Vous communiquez et échangez avec votre supérieur et vos collègues du service de la communication, des services d'appui concernés, du service des affaires internationales et des organisateurs des différents événements
• Vous communiquez et échangez avec l’agence événementielle
• Vous pouvez travailler en néerlandais, en français et en anglais. Nous travaillons dans un environnement bilingue et nous nous inscrivons dans un contexte européen multilingue, la connaissance de ces trois langues est donc importante.

Plus d’info sur le contenu de la fonction ?

Sandy Deseure – Conseillère générale

Direction générale Services d'appui – Division de la communication et de la traduction

Tél. : 0485 83 70 57

E-mail : sandy.deseure@werk.belgie.be

Il y a 2 postes contractuels néerlandophones ou francophones (par convention de premier emploi ; 1 contrat au niveau B et 1 au niveau A1) vacants à la Division de la communication et de la traduction du Service Public Fédéral Emploi, Travail et Concertation Sociale (rue Ernest Blerot 1 - 1070 Bruxelles).

La Direction de la communication remplit une série de tâches différentes, notamment la coordination de l'élaboration et de la mise en œuvre de la communication du SPF ; la communication interne, institutionnelle et événementielle ; les relations avec les médias et la gestion des comptes de médias sociaux ; la conception, réalisation et promotion des publications ; la préparation et coordination des sites web du SPF et le développement de l'identité visuelle.

La Direction Générale Services d’appui (DG SDA) est une direction horizontale divisée en 5 divisions. Cette direction générale s’assure que le SPF Emploi dispose des ressources nécessaires (humaines, fincières, IT,…) pour atteindre ses objectifs et assurer une gestion optimale. Les membres du personnel de cette Direction générale identifient les besoins et apportent une réponse adéquate aux autres directions et services du SPF. Le directeur général dépend directement du président du Comité de direction.

Le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale a pour missions d’améliorer la qualité du travail en Belgique, de garantir des règles équitables à tous les employeurs, de lutter résolument contre la fraude sociale et le dumping social et de veiller à ce que les droits des travailleurs soient respectés dans un environnement de travail sûr et sain. Ces missions sont réalisées à travers le dialogue social, avec des collaborateurs compétents et en collaboration avec le Service d'information et de recherche sociale et d'autres partenaires.  

Consultez https://emploi.belgique.be/fr pour de plus amples informations.

https://emploi.belgique.be/fr

Compétences

Compétences comportementales

• Travailler en équipe : vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Agir de manière orientée service : Vous accompagnez des clients internes de manière transparente, intègre et objective. Vous leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Faire preuve d'engagement : Vous vous impliquez entièrement dans le travail en donnant toujours le meilleur de vous-même, en cherchant à atteindre la meilleure qualité et en persévérant même en cas d'opposition. Vous travaillez de façon autonome.

Compétences techniques

• Communication orale : vous vous exprimez oralement de manière claire, compréhensible et correcte.
• Communication écrite : vous disposez de très bonnes compétences en matière de communication écrite.

Atouts

• Vous pouvez travailler facilement dans un environnement multilingue (français, néerlandais, anglais).
• Vous avez suivi une formation en communication et/ou vous disposez d’une première expérience dans l’organisation d’événements.

Attention ! Une bonne motivation est également importante. Elle a une valeur plus importante dans le score final (x2).

Conditions de participation

• Nous cherchons 2 collaborateurs communication & events. Nous offrons un contrat à durée déterminée au niveau B, pour les titulaires de minimum un diplôme bachelier. Nous offrons également un contrat de durée déterminé au niveau A, pour les titulaires de minimum un diplôme master.
• Cette fonction s’exerce dans le cadre d’une Convention Premier Emploi. Une Convention Premier Emploi (ou contrat Rosetta) est un contrat à durée déterminée destiné aux jeunes de moins de 26 ans qui offre la possibilité d’acquérir de l’expérience professionnelle. Si vous terminez votre bachelier ou master en juin, vous pouvez participer à la procédure de sélection. L'entrée en service sera à condition d'avoir obtenu votre diplôme.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Vous serez engagé(e) dans le cadre d’un contrat à durée déterminé (1 contrat de 12 mois pour le poste de niveau A1 et 1 contrat à partir de la date d’entrée en service jusqu’au 31 juillet 2024 pour le poste de niveau B) en fonction de votre diplôme (minimum bachelier ou master) avec l'échelle de salaire correspondante B1 (pour la fonction de niveau B – diplôme de bachelier ou de master) ou NA11 (pour le poste de niveau A1 – diplôme de master).

Le lieu d’affectation est l’administration centrale du SPF Emploi (Rue Ernest Blerot 1, 1070 Bruxelles).

REMUNERATION

Traitement de départ minimum : 33 606, 31 EUR (niveau B) et 43 757,81 EUR (niveau A) (salaire annuel brut à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises p.e. pécule de vacances, primes de fin de l’année)

Le simulateur de salaire vous permet de calculer votre salaire brut et net en répondant à une série de questions. 

Avantages

Nous vous offrons un emploi passionnant avec un impact sur les Hommes et sur la société avec de nombreux avantages :

• Bon équilibre travail/vie personnelle
• Horaire de travail variable de 38 ou 40 heures semaine (sans système de pointeuse), avec 12 jours de repos compensatoire si vous choisissez la 2e option (sur base de prestation complète).
• possibilité de 2 jours de télétravail après la période d’apprentissage, en fonction des tâches à accomplir
• 26 jours de congé et fermé entre Noël et Nouvel An
• garderie d’enfants durant les vacances scolaires
• des bureaux à Bruxelles, à proximité de la gare SNCB de Bruxelles-Midi, facilement accessibles en transports en commun et en voiture
• association du personnel dynamique (organise des activités socioculturelles, sportives et récréatives)

• De nombreuses opportunités de développement
• Nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail)
• nombreuses opportunités de carrière.

• Avantages financiers
• possibilité de valoriser l’expérience professionnelle comme ancienneté pécuniaire
• une indemnité de télétravail de 50 euros par mois (20 euros destinée à couvrir les frais de connexion et de communication et 30 euros indemnités de bureau si vous travaillez à domicile au moins quatre jours par mois)
• possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme
• assurance hospitalisation avantageuse
• gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
• possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
• avantages et offres intéressantes via Benefits@Work
• divers avantages sociaux (y compris prime de naissance/prime d’adoption, chèque Saint-Nicolas)
• mise à disposition d’un ordinateur portable et d’un abonnement de téléphone portable bon marché pour l’usage privé
• restaurant d’entreprise pratiquant des prix démocratiques.

Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires...) et les avantages relatifs à un emploi dans l’administration sur le site web du SPF BOSA, le portail du personnel fédéral.

Conditions d’affectation

Si vous êtes lauréat de cette sélection, vous devrez – pour être engagé – remplir les conditions suivantes à la date d’engagement :

• Être belge ou ressortissant d’un autre État faisant partie de l’Espace Économique Européen ou de la Suisse
• Jouir des droits civils et politiques
• Avoir une conduite conforme aux exigences de la fonction visée.

Screening

Une première sélection sera réalisée sur base de votre C.V. et de votre lettre de motivation. Vous recevrez les résultats par courriel.

La capacité à travailler dans un environnement multilingue (anglais, néerlandais, français) est un atout majeur compte tenu du contexte. Veuillez indiquer dans votre CV votre niveau de langue en néerlandais, français et anglais, ainsi que les certificats de langue que vous avez obtenus, le cas échéant.

Les candidats qui correspondent le mieux au profil recherché seront convoqués à l’entretien.

Vous ne serez admis à la sélection que si vous remplissez les conditions d’une convention de premier emploi (moins de 26 ans).

Entretien (45 minutes + 30 minutes de préparation)

L'entretien évalue si vos compétences techniques et comportementales (voir rubrique ‘Compétences’) répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine. Nous évaluons également vos compétences en matière de communication écrite à l'aide d'une petite épreuve.

Votre C.V. et votre lettre de motivation seront utilisés par les membres du jury de sélection comme information complémentaire avant et pendant l’entretien.

Cette épreuve se déroulera au SPF Emploi, Travail et Concertation sociale.

Vous souhaitez de plus amples informations sur la procédure de sélection ?

Chana PEREIRA ALVES – Responsable de sélection

Direction du planning, de la sélection et de la carrière

Tel. : 02/233.42.17

Courriel : rh@emploi.belgique.be

Ce poste est fait pour vous ? Alors rencontrons-nous !

Envoyez votre candidature par courriel à rh@emploi.belgique.be à l’attention de Chana PEREIRA ALVES avec comme intitulé « XFC23298 - Collaborateur communication & event » et joignez-y les documents suivants :

1. Votre C.V. et votre niveau de langue
2. Votre lettre de motivation
3. Une copie du dernier diplôme obtenu
4. Le cas échéant : certificats linguistiques obtenus

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 30/07/2023.

https://travaillerpour.be/fr/job?jobcode=XFC23

Au cours de la procédure de sélection, nous garantissons l'égalité des chances, l'égalité de traitement et l'égalité d'accès pour tous ceux qui postulent. Nous assurons une procédure de sélection objective, mesurant votre motivation et vos compétences. Votre teint, votre sexe, votre handicap, etc. ne jouent aucun rôle à cet égard.

Veuillez noter que, comme il s'agit d'un contrat d'emploi de niveau débutant, votre âge a de l'importance. Vous ne pouvez participer que si vous avez moins de 26 ans.

En tant que personne souffrant d'un handicap, d'un trouble de l'apprentissage ou d'une maladie, vous pouvez demander des adaptations raisonnables de la procédure de sélection.

• Veuillez le signaler par e-mail au responsable de la sélection à l'adresse rh@emploi.belgique.be lors de l'envoi de votre candidature.

• Dans ce cas, donnez le plus de détails possibles sur les difficultés que vous rencontrez et mentionnez également les adaptations qui peuvent vous aider, par exemple : écran plus grand, logiciel de lecture, plus de temps, ...