Assistant.e Administratif.ve - Global Projects Portfolio – Bruxelles (m/f/x)

 Description de la fonction 

Vous apportez un appui administratif et opérationnel dans le cadre du traitement d’informations et de dossiers. Ce faisant, vous contribuez à une mise en œuvre qualitative des projets.   

Vous assumez les tâches et responsabilités suivantes :  

• Vous épaulez les Managers et les collaborateurs.rices des projets en leur fournissant un soutien administratif complet et efficace pour  
  • la gestion du courrier (layout, corrections, envoi, archivage, scan)
  • l’organisation pratique des réunions (réservation, envoi invitations, matériel de réunion, équipement, rapports, …) ;
  • la gestion complète de la mailbox, l’envoi et le suivi de mailings (dont une newsletter) ;
• Vous organisez un archivage efficace et pratique de toute la documentation en rapport avec les projets afin de permettre une gestion efficiente de l'information ; 
• Sous la supervision du Portfolio Manager, vous fournissez un appui administratif dans le cadre de l’élaboration de dossiers, de rapports et de conventions portant sur l’exécution, le suivi et la clôture de projets. Ce faisant, vous contribuez activement à l’atteinte des résultats des projets et du portefeuille Global Projects ! 
• Vous apportez un appui logistique et assurez la préparation des missions sur le terrain des collaborateurs.rices des projets, et des éventuels consultant·es pour les projets. ; 
• Vous gérez ou appuyez la gestion par les processus dans une optique d’amélioration continue (ex : création de templates, etc.).  

Enabel est l’Agence gouvernementale belge qui fournit des solutions pour relever des défis mondiaux urgents - le changement climatique, l’urbanisation, la mobilité humaine, la paix et la sécurité, les inégalités sociales et économiques - et pour promouvoir la citoyenneté mondiale. Avec 2000 collaborateurs et collaboratrices, Enabel gère quelque 170 projets dans une vingtaine de pays, en Belgique, en Afrique et au Moyen-Orient. 

Contexte 

Enabel met en œuvre une série de projets multi-pays gérés à partir de Bruxelles, sous la responsabilité d’un Portfolio Manager – Global Projects, 

Afin d’optimiser le support de ces Global Projects, un centre de services de support partagé est mis sur pieds.  

Au sein de ce centre de services, nous recherchons un.e Assistant.e Administratif.ve passionné.e par nos valeurs, enthousiaste et orienté.e résultat qui sera partie prenante à des projets tels que les projets Team Europe Democracy (TED) ou Initiative européenne (TEI) pour la fabrication et l’accès aux vaccins, aux médicaments et aux technologies de la santé en Afrique (MAV+).

https://jobs.enabel.be/job/Bruxelles-Assistant_e-Administratif_ve-Global-Projects-Portfolio/935568001/

• Vous êtes en possession d’un diplôme de bachelier.  

• Vous avez minimum 2 ans, d’expérience dans une fonction administrative.  
• Que vous ayez 2 ans ou 20 ans d’expérience, nous sommes intéressé.e.s de vous rencontrer si vous répondez également aux conditions suivantes.   
•   Vous avez à cœur d’être un véritable soutien pour une équipe ou un département ; 
• Vous aimez travailler en équipe, vous vous intégrez facilement et vous adaptez votre communication en fonction de votre interlocuteur.rice ;  
• Vous avez du talent en termes d’organisation, de planification et de coordination ; une tâche dont vous vous acquittez avec la flexibilité nécessaire pour fixer des priorités et gérer des circonstances imprévues ; 
• Vous aimez apprendre et intégrez aisément vos nouveaux acquis ;  
• Vous maîtrisez l’art de la rédaction de rapports de réunions et êtes capable de synthétiser les débats et d’en ressortir les conclusions importantes ; 
• Vous êtes curieux.se, aimez les challenges, faites preuve d’ouverture d’esprit et vous appréciez la multi-culturalité ; 
  • Vous maîtrisez l’environnement Windows. Une connaissance d’un système ERP est considérée comme un atout ; 
  • Vous êtes orienté.e résultats ; 
  • Vous parlez et écrivez couramment le français et/ou le néerlandais. Etant donné l’environnement international dans lequel vous travaillerez, une excellente connaissance du français et de l’anglais est dès lors requise ;   

 Les expériences suivantes seront considérées comme des atouts  

• Expérience dans des projets européens gérés par une ou, de préférence, plusieurs agences de développement ; 
• Expérience d’organisation d’évènements en ligne et de webinaires avec un grand nombre de participants ; 
• Expérience avec les accords-cadres 

 Vous vous engagez à respecter la vision, la mission et les valeurs d’Enabel (https://www.enabel.be/fr/content/vision-mission-valeurs-de-enabel). 

Nous vous offrons 

•  Une fonction diversifiée et passionnante orientée vers le développement durable et humain dans un environnement international et multiculturel. Vous êtes engagé.e au sein d'Enabel dans la fonction d’ “Assistant.e Administratif.ve”.
• Un contrat d’une durée de 5 ans, basé à Bruxelles. 
• Vous êtes engagé.e comme Assistant.e Administratif.ve. Un package salarial comprenant le salaire mensuel brut (classe 3) ainsi que des chèques repas, une assurance hospitalisation/soins de santé, une assurance de groupe, une ETHIAS-Assistance 24 h/24, un 13e mois, un double pécule de vacances et un remboursement à 100% des frais de transports en commun. 
• Une politique de télétravail qui vous permettra flexibilité et équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Cette publication peut donner lieu à la constitution d’une réserve de recrutement pour une durée de 3 ans pour toute fonction similaire. 

Intéressé.e ? 

Postulez au plus tard le 31/05/2023 via le lien et joignez votre CV actualisé et une lettre de motivation.

Seules les candidatures introduites via ce portail seront prises en considération. 

https://jobs.enabel.be/job/Bruxelles-Assistant_e-Administratif_ve-Global-Projects-Portfolio/935568001/

Nos postes vacants sont ouverts à toute personne qui remplit les conditions décrites dans les offres d’emploi. Enabel s’engage en faveur de l’égalité des chances et de la diversité au sein de son personnel. Nous ne faisons pas de discrimination fondée sur le genre, l’origine, l’âge, la religion, l’orientation sexuelle, le handicap ou tout autre facteur que les compétences.