Office assistants (m/f/x)

Vous êtes à la recherche d'un nouveau défi dans un environnement international et dynamique? Vous êtes à la recherche d'un poste passionnant qui offre une valeur sociale ajoutée et dans lequel vous pouvez vous épanouir ? N'hésitez pas à poser votre candidature !

Nous recherchons actuellement plusieurs Office Assistants pour nos deux ambassades à Bruxelles : 

• Deux Office Assistants à la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'Union européenne
• Un Office Assistant à la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'OTAN 

Vos tâches seront les suivantes : 

• Vous effectuez des tâches administratives conformément aux instructions en vigueur pour les diplomates et les fonctionnaires détachés.
• Vous accueillez et accompagnez les visiteurs.
• Vous êtes responsable de l'organisation pratique des réunions, activités, conférences, missions, etc. Vous veillez à ce que ces activités se déroulent de la manière la plus professionnelle et la plus harmonieuse possible.
• Vous traitez la correspondance et/ou les courriers électroniques, qui peuvent être rédigés en néerlandais, en français et en anglais. Vous répondez également aux appels téléphoniques et assurez un suivi approprié.
• Vous rédigez des lettres et des mémos pour le département (y compris des rapports de réunion).
• Vous traitez de manière professionnelle les contacts directs avec les clients de votre service et les visiteurs.
• Vous gérez le système d'archivage dans SharePoint afin que tous les dossiers puissent être consultés efficacement.

Au moment de l'embauche, un extrait de casier judiciaire ne datant pas de plus de 6 mois sera demandé, ce qui permettra d'évaluer si votre comportement est conforme aux exigences de l'emploi envisagé.

Pour occuper la fonction, vous devez être titulaire d'une habilitation de sécurité de niveau SECRET ou être disposé(e) à vous soumettre à une enquête de sécurité de ce niveau (loi du 11 décembre 1998 relative à la classification et aux habilitations de sécurité, aux attestations de sécurité et aux avis de sécurité). L'habilitation de sécurité doit être renouvelée périodiquement. Le refus de cet examen ou un résultat négatif entraînera le licenciement du candidat.

De plus, vous serez également soumis(e) à une vérification de sécurité avant votre entrée en fonction (loi du 11 décembre 1998 relative à la classification et aux habilitations de sécurité, aux attestations de sécurité et aux avis de sécurité). Un avis de sécurité positif est nécessaire pour occuper le poste. Le refus de cette vérification ou un avis de sécurité négatif entraînera la clôture de la procédure de recrutement.

Cette fonction implique un contact direct et visuel avec le public. Dans ce cas, la réglementation (articles 7 et 8 de l’Arrêté Royal du 2 octobre 1937) impose que le membre du personnel ne porte aucun signe visible de convictions religieuses, philosophiques, politiques ni syndicales afin de représenter le service public de façon neutre lors de ces contacts.

Plus d’info sur la fonction ?

Retrouvez les coordonnées utiles dans l'onglet "Informations supplémentaires - personnes de contact".

Il y a 2 postes vacants (répartis entre les deux rôles linguistiques NL et FR) à la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'Union européenne (Rue Belliard 65, 1040 Bruxelles) et 1 poste vacant (réparti entre les deux rôles linguistiques NL et FR) à la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'OTAN (Avenue Léopold III, 1110 Bruxelles). Les deux représentations permanentes font partie du réseau de postes du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement.

Avec plus de 150 employés, la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'Union européenne (RP en abrégé) est le plus grand poste diplomatique belge dans le monde. Il emploie du personnel provenant à la fois du SPF Affaires étrangères, d'un grand nombre d'autres services publics fédéraux, ainsi que d'entités fédérées. La RP est la voix de la Belgique en Europe et représente les intérêts belges au sein du Conseil de l'Union européenne.

À la tête de la RP se trouve le représentant permanent, l'ambassadeur Willem van de Voorde. Il est assisté par l'ambassadeur Bert Versmessen, représentant permanent adjoint, et par M. Pierre Gillon, ambassadeur auprès du Comité politique et de sécurité (COPS). La RP élabore la politique européenne en collaboration avec les 26 autres États membres de l'Union européenne, le Parlement européen et la Commission européenne.

La Représentation permanente de la Belgique auprès de l'OTAN est la voix de la Belgique au sein de l'OTAN. Elle y représente les intérêts belges. Avec les autres alliés, nous garantissons depuis près de 75 ans la sécurité de notre peuple et la protection des valeurs qui caractérisent notre société. La Représentation permanente est composée d'une équipe soudée de civils et de militaires qui représentent notre pays dans les différents organes consultatifs de l'organisation. En tant que pays hôte, la Belgique joue également un rôle important dans le bon fonctionnement de l'OTAN. Outre sa fonction de représentation, la Représentation permanente assure donc le lien quotidien entre les autorités belges et l'organisation internationale.

Le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement représente, défend et promeut les intérêts de la Belgique et des Belges à l'étranger et favorise la cohérence de l'action extérieure de la Belgique en tant que pays fédéral. Le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement œuvre pour un monde sûr, juste et prospère.

Compétences comportementales

• Analyser l’information: Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information.
• Résoudre des problèmes: Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.
• Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Agir de manière orientée service : Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Faire preuve de fiabilité : Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
• Atteindre les objectifs : Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

Compétences techniques

• Vous avez de bonnes compétences administratives.
• Vous avez de bonnes aptitudes à la communication orale.

Attention ! Une bonne motivation est considérée comme particulièrement importante pour la fonction et a une valeur plus importante dans le score final (X2).

Si votre motivation ne répond pas aux exigences de cette fonction, vous ne pouvez pas réussir cette sélection. 

Atouts

• Vous avez une bonne connaissance des outils informatiques de base (Outlook, Word, Excel, SharePoint, etc.).
• Vous avez de l'expérience dans une fonction administrative similaire.
• Vous travaillerez dans un environnement multilingue. Une bonne connaissance du néerlandais et de l'anglais sont donc un atout.
• Vous pouvez travailler selon un horaire flexible, en fonction des besoins du service.
• Vous respectez les rendez-vous, travaillez avec précision et ponctualité.
• Vous avez de bonnes aptitudes à la communication écrite.

Votre profil :

• Vous avez un diplôme de l'enseignement secondaire supérieur. 
• Vous respectez les rendez-vous, travaillez avec précision et ponctualité.
• Une bonne connaissance du néerlandais et/ou de l'anglais est un atout. 

Vous pouvez retrouver la description complète des conditions de participation et du profil de la fonction dans la description de fonction détaillée.

Diplôme requis à la date limite d’inscription :

• Attestation de réussite de la 6ème année d'enseignement secondaire de plein exercice (général, technique, professionnel, en alternance, spécialisé)
• Certificat d'enseignement secondaire supérieur (général, technique, professionnel, en alternance, spécialisé) ou diplôme d'aptitude à l'enseignement supérieur
• Diplôme délivré après réussite de l'examen prévu à l'article 5 des lois sur la collation des grades académiques 
• Diplôme ou certificat d'une section de l'enseignement secondaire supérieur de promotion sociale, délivré après un cycle d'au moins 750 périodes
• Certifications professionnelles de niveaux 3 et 4 du Cadre francophone de Certifications (CFC, VKS, CCCG)

Vous pouvez également participer si vous possédez un diplôme obtenu auparavant, assimilé à l’un des diplômes précités.

Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français, lisez les infos concernant la participation sur notre page dédiée.

Vous souhaitez postuler à une offre d’emploi dans une autre langue que celle de votre diplôme ?  Attention car dans certains cas, vous devrez démontrer votre maîtrise de cette langue via la réussite d’un test linguistique ! Inscrivez-vous alors dès que possible au test requis car l’obtention du certificat linguistique constitue une condition préalable à la sélection.  Vérifiez si vous êtes concerné·e en consultant les informations relatives au 'diplôme étranger ou dans une autre langue‘. 

Téléchargez votre diplôme dans la partie C.V. de votre compte en ligne au moment de l’inscription. Faute de quoi, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature.

Expérience requise

Aucune expérience n’est exigée. Vous recevrez la formation nécessaire en fonction de vos prérequis.

Si pour la date limite d'inscription au plus tard, vous ne remplissez pas toutes les conditions formelles de participation ci-dessus, nous ne pourrons pas tenir compte de votre candidature.

Contrat et grade

Nous recherchons donc des personnes motivées pour occuper ce poste à long terme. Vous serez initialement recruté(e) par le biais d'un contrat à durée déterminée d'une durée d'un an. Ce contrat peut être prolongé d'un an à la suite d'une évaluation positive. En cas d'évaluation positive, un contrat à durée indéterminée vous sera proposé. Vous serez recruté(e) en tant qu'assistant(e) administratif(ve) (niveau C) avec le barème salarial C1 correspondant.

Rémunération

Traitement de départ minimum : € 29.699,91 (salaire annuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises).

Le simulateur de salaire vous permet de calculer votre salaire brut et net en répondant à une série de questions.

Avantages

Nous vous offrons un emploi passionnant, ayant un impact sur la société, assorti de nombreux avantages, dans un environnement international et très dynamique :

• Un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée
  • horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
  • possibilité de télétravail (maximum 1 jour/semaine)
  • 26 jours de congé 
  • fermeture entre Noël et Nouvel An

• Plusieurs possibilités d’auto-développement
  • nombreuses possibilités de formations et d'apprentissage (à suivre durant les heures de travail)
  • en fonction de vos compétences et des besoins du service, les meilleures adéquations seront faites avec l'ensemble des tâches à accomplir compte tenu de la polyvalence des représentations permanentes

• Avantages financiers
  • possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme
  • assurance hospitalisation avantageuse
  • possibilité de recevoir des chèques-repas
  • pension complémentaire (2e pilier)
  • gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
  • possibilité de bénéficier d'une indemnité de télétravail
  • possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
  • avantages et offres intéressantes grâce à la carte Benefits@Work

En bref :

1. Nous examinons votre diplôme. 
2. Vous passez plusieurs tests informatisés au SPF BOSA à Bruxelles.
3. Vous passez un entretien en ligne via Teams.

Une description complète de la procédure peut être trouvée dans la description de fonction détaillée.

Le devoir de neutralité étant un élément indispensable à l'exercice de la fonction, cet aspect sera abordé au cours de l'entretien (cf. articles 7 et 8 de l’Arrêté royal du 2 octobre 1937). 

Important :

• Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening’ de votre compte en ligne afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• Les tests peuvent être organisés en présentiel ou à distance par vidéoconférence. Cette information est indiquée en regard de chaque étape.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d’inscription mentionnée dans l’onglet ‘Mes procédures de screening’. Passé ce délai, si vous n’êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d’organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l’épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne mentionnée dans la rubrique «Personnes de contact» le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.
• Si vous ne réussissez pas une étape particulière, la procédure prend fin et vous n’êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Égalité des chances et aménagements raisonnables :

L’Administration fédérale mène une politique active en matière de diversité.

Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ? Vous pouvez demander à bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Consultez notre page dédiée aux aménagements raisonnables pour plus d’informations.

Facilités proposées aux personnes enceintes ou qui allaitent :

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant ? Dans ce cas également, vous pourrez demander à obtenir des facilités. Vous trouvez de plus amples informations sur cette page dédiée aux égalité des chances.

Étape 1 : Vérification du diplôme

Vous serez admis à la sélection à condition de disposer du diplôme requis. La vérification de ce point se fait sur base des documents à télécharger (voir rubrique ‘Conditions de participation’) dans votre compte en ligne à la date limite d’inscription.

Étape 2 : Screening spécifique - épreuve informatisée (+/- 2h30)

Les compétences  suivantes seront mesurées à l'aide d'un test de traitement de dossiers et d'un test d’aptitudes administratives : 

• Analyser l’information: Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information.
• Résoudre des problèmes: Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.
• Vous avez de bonnes compétences administratives

Cette épreuve se déroulera vers le début/la mi-novembre 2024 (sous réserve de modifications). Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100 (par le total de ces deux tests).  Tenant compte du nombre d’emplois à pourvoir, seuls les 12 premiers lauréats seront conviés à l’épreuve suivante. En cas d’égalité de points, ce nombre peut être élargi en faveur du candidat.

Après réception de votre résultat à cette épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit.

Étape 3 : Screening spécifique - entretien (+/-1h)

Ce test sera organisé à distance. Pour les modalités pratiques, vous serez contacté par l'un de nos collaborateurs qui vous expliquera la marche à suivre. Vous trouvez plus d’informations concernant des entretiens en ligne sur notre site web. 

L'entretien évalue si vos compétences comportementales et techniques  (voir rubrique ‘Compétences’) répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

Votre C.V. dans votre compte en ligne sera utilisé comme information complémentaire lors de l’entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

Cette épreuve se déroulera vers la fin novembre 2024/début décembre 2024 (sous réserve de modifications).

Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Si vous êtes lauréat(e) ?

Vous serez repris sur la liste des lauréat(e)s si vous avez réussi L'étape 3- screening spécifique - entretien. 

Si vous faites partie de ceux qui ne peuvent pas immédiatement entrer en fonction, votre nom est repris dans une liste dans laquelle on peut puiser dès qu’une place se libère à nouveau pour cette fonction.

Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ?

Une liste de tous les lauréats, valable 1 an, sera établie.

Épreuve complémentaire

Si cette organisation ou d’autres cherchent un profil similaire, cette liste peut aussi être consultée. En fonction de votre résultat, vous serez invité pour une épreuve complémentaire (souvent un entretien). Pour certaines d’entre-elles, il est possible que certains diplômes ou expérience spécifiques soient demandés.

Priorité pour les personnes handicapées

Tout service de l’administration fédérale qui n’a pas encore atteint le quota de minimum 3% de personnes en situation de handicap parmi son personnel est tenu de leur donner la priorité s’ils ont réussi la sélection. Cette priorité ne s'applique qu’à votre demande et pour autant que vous ayez fourni une attestation vous conférant la qualité de personne en situation de handicap. Vous trouverez plus d'information sur notre page Priorité pour les personnes handicapées.

Aménagements du poste de travail

Si vous avez un handicap et vous souhaitez des aménagements du poste de travail, vous pouvez en informer votre futur employeur au moment de votre entrée en service. Vous trouverez plus d'info sur notre page Aménagements du poste de travail.

Vous souhaitez postuler ? Complétez votre CV en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre connaissance de toutes les informations indispensables et pour vous préparer au mieux. 

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 15 octobre 2024 inclus.

Vous devez poser votre candidature via votre compte en ligne. Nous procédons au screening du C.V. tel qu’il se trouve dans 'Mon Compte' à la date limite d’inscription. Nous procédons également au screening du diplôme que vous devez télécharger au moment de l’inscription.

Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.

Comment télécharger votre diplôme ?
Vous pouvez télécharger votre diplôme dans votre C.V. en ligne (avant la date limite d’inscription) dans l’un des formats suivants : PDF, DOC,DOCX, JPG ou TIF. La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 MB. Si vous ne parvenez pas à télécharger votre diplôme, vous pouvez également en envoyer une copie à la personne de contact pour la procédure de sélection (voir la rubrique ‘Contact’) en mentionnant votre numéro de registre national, votre nom, votre prénom et le numéro de la sélection.

Tests et résultats

Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne.

Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Un compte-rendu de vos résultats ?

Après chaque étape de screening, vous pouvez obtenir une motivation de vos résultats. Pour certains tests, cette motivation apparaît automatiquement dans votre compte en ligne.

Pour d'autres, vous pouvez la demander via la personne de contact pour la procédure.

Tests et évaluation ?

Sur notre site web, vous trouverez plus d’info sur le déroulement des tests et comment vous préparer.

Vous pouvez y aussi consulter plus d’informations concernant nos méthodes d’évaluation.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?

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