Expert administratif (m/f/x)

SPP Politique Scientifique

Code de sélection

CFG24041

Langue

Français

Diplôme

Bachelier

Type de contrat

Contractuel

Niveau de fonction

B

Type de recrutement

Recrutement externe

Durée

Durée indéterminée

Lieu de travail

1000 Bruxelles

Temps plein/temps partiel

À temps plein

Résumé

Contenu de la fonction

Intégrez notre équipe en tant qu'expert administratif spécialisé dans les chiffres et Excel, apportant une expertise inégalée pour optimiser nos processus financiers.
Votre rôle sera essentiel dans le monitoring administratif et financier des projets européens/internationaux de BELSPO.
Relevez le défi et participez à notre quête d'excellence opérationnelle. Votre contribution sera déterminante pour notre succès collectif.

 

  • Vous serez chargé du suivi minutieux du budget de chaque projet, en utilisant Excel pour enregistrer les dépenses par catégorie de coûts;
  • Vous assurez le suivi des pièces justificatives des dépenses, telles que les factures, les commandes, les notes de frais, à extraire du logiciel SAP, et vous vérifiez leur éligibilité;
  • Vous apporterez votre expertise aux gestionnaires de projets en les aidant à établir des rapports financiers détaillés, notamment en calculant les coûts de personnel à partir des time sheets et en préparant les fichiers récapitulatifs reprenant l’ensemble des coûts éligibles;
  • Vous conseillez les gestionnaires de projets sur les procédures de passations de marchés en collaborant étroitement avec le service financier;
  • Vous organisez efficacement le classement et la conservation des pièces justificatives pour assurer une gestion documentaire optimale;
  • Vous établissez des dossiers des droits constatés et des factures de recettes, tout en suivant rigoureusement le processus de facturation.

Cette liste de tâches n'est pas exhaustive. Vous pourriez être amené à en accomplir d'autres sur demande de votre responsable hiérarchique.

 

Plus d’info sur la fonction ?

Retrouvez les coordonnées utiles dans l'onglet "Informations supplémentaires - personnes de contact".

Employeur

Il y a un emploi vacant d’expert administratif à la Cellule SEPRO du SPP Politique scientifique.

SEPRO (Support to Externally funded PROjects) est la cellule d'appui mise en place au sein de la DG Recherche et Spatial pour offrir un soutien à tous les projets internationaux pour lesquels BELSPO reçoit un financement.
Il s’agit majoritairement de projets financés dans le cadre des Framework Programmes for Research and Development de la Commission européenne (HORIZON 2020 et HORIZON EUROPE).

La Cellule SEPRO a deux missions :

  1. Assurer une gestion équilibrée du Fonds Organique, en effectuant un suivi des recettes reçues et des paiements effectués pour les projets inscrits sur le Fonds.
  2. Veiller à ce que la gestion financière et administrative des projets suive les règles du bailleur de fonds.

La Politique scientifique fédérale – BELSPO - avec près 2.300 collaborateurs et un budget annuel d'environ 620 millions d'euros a pour mission la préparation, la mise en œuvre et l'évaluation de la Politique scientifique Fédérale.

Dans cette perspective, BELSPO a pour missions :

  • la mise en œuvre de programmes de recherche, des activités et des réseaux en Belgique et au niveau international;
  • la gestion de la participation belge aux programmes et activités au sein de l'Agence spatiale européenne (ESA) et d'autres organisations nationales et internationales, responsables de services de recherche et scientifiques;
  • la gestion administrative, financière et matérielle, ainsi que de la coordination des activités de recherche et des services scientifiques des Etablissements Scientifiques Fédéraux (ESF) qui font partie du Département.

Conditions de participation

Votre profil :

  • Vous avez un diplôme de bachelier
  • Vous aimez jongler avec les chiffres

Vous pouvez retrouver la description complète des conditions de participation et du profil de la fonction dans la description de fonction détaillée.

Procédure

En bref :

  1. Nous examinons votre diplôme 
  2. Vous passez plusieurs tests informatisés au SPF BOSA à Bruxelles 
  3. Vous passez un entretien au SPP Politique scientifique

Une description complète de la procédure peut être trouvée dans la description de fonction détaillée.

Postuler

Vous souhaitez postuler ?
Complétez votre CV en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre connaissance de toutes les informations indispensables et pour vous préparer au mieux. 

Our offer

Offre

Contrat et grade

Vous serez engagé dans le cadre d’un contrat à durée déterminée (4 ans, éventuellement renouvelable) dans le grade d'expert administratif (niveau B), avec l’échelle de traitement correspondante B1.

 

Rémunération

Traitement de départ minimum : € 33.591,20 (salaire annuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises).

Le simulateur de salaire vous permet de calculer votre salaire brut et net en répondant à une série de questions.

Avantages

Nous vous offrons un emploi intéressant qui a impact sur la société, avec nombreux avantages :

  • Un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée
    • horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
    • possibilité de récupération des heures supplémentaires prestées
    • possibilité de télétravail
    • 26 jours de congé et fermeture entre Noël et Nouvel An
    • accessibilité aisée via les transports en commun
  • Avantages financiers
    • possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme
    • assurance hospitalisation avantageuse
    • pension complémentaire (2e pilier)
    • gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
    • possibilité de recevoir des chèques-repas
    • possibilité de bénéficier d'une indemnité de télétravail
    • possibilité de recevoir une prime pour les déplacements à vélo
    • avantages et offres intéressantes grâce à la carte Benefits@Work
    • divers avantages sociaux

Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires, ...) et les avantages relatifs à un emploi dans l’administration sur le site du SPF BOSA.

Qui contacter?

Sur le contenu de la fonction

  • Marleen Bosschaerts
    Coordinatrice SEPRO
    BELSPO
    02 238 36 07

Sur la procédure

Description complète

Contenu de la fonction

Intégrez notre équipe en tant qu'expert administratif spécialisé dans les chiffres et Excel, apportant une expertise inégalée pour optimiser nos processus financiers.
Votre rôle sera essentiel dans le monitoring administratif et financier des projets européens/internationaux de BELSPO.
Relevez le défi et participez à notre quête d'excellence opérationnelle. Votre contribution sera déterminante pour notre succès collectif.

 

  • Vous serez chargé du suivi minutieux du budget de chaque projet, en utilisant Excel pour enregistrer les dépenses par catégorie de coûts;
  • Vous assurez le suivi des pièces justificatives des dépenses, telles que les factures, les commandes, les notes de frais, à extraire du logiciel SAP, et vous vérifiez leur éligibilité;
  • Vous apporterez votre expertise aux gestionnaires de projets en les aidant à établir des rapports financiers détaillés, notamment en calculant les coûts de personnel à partir des time sheets et en préparant les fichiers récapitulatifs reprenant l’ensemble des coûts éligibles;
  • Vous conseillez les gestionnaires de projets sur les procédures de passations de marchés en collaborant étroitement avec le service financier;
  • Vous organisez efficacement le classement et la conservation des pièces justificatives pour assurer une gestion documentaire optimale;
  • Vous établissez des dossiers des droits constatés et des factures de recettes, tout en suivant rigoureusement le processus de facturation.

Cette liste de tâches n'est pas exhaustive. Vous pourriez être amené à en accomplir d'autres sur demande de votre responsable hiérarchique.

 

Plus d’info sur la fonction ?

Retrouvez les coordonnées utiles dans l'onglet "Informations supplémentaires - personnes de contact".

Employeur

Il y a un emploi vacant d’expert administratif à la Cellule SEPRO du SPP Politique scientifique.

SEPRO (Support to Externally funded PROjects) est la cellule d'appui mise en place au sein de la DG Recherche et Spatial pour offrir un soutien à tous les projets internationaux pour lesquels BELSPO reçoit un financement.
Il s’agit majoritairement de projets financés dans le cadre des Framework Programmes for Research and Development de la Commission européenne (HORIZON 2020 et HORIZON EUROPE).

La Cellule SEPRO a deux missions :

  1. Assurer une gestion équilibrée du Fonds Organique, en effectuant un suivi des recettes reçues et des paiements effectués pour les projets inscrits sur le Fonds.
  2. Veiller à ce que la gestion financière et administrative des projets suive les règles du bailleur de fonds.

La Politique scientifique fédérale – BELSPO - avec près 2.300 collaborateurs et un budget annuel d'environ 620 millions d'euros a pour mission la préparation, la mise en œuvre et l'évaluation de la Politique scientifique Fédérale.

Dans cette perspective, BELSPO a pour missions :

  • la mise en œuvre de programmes de recherche, des activités et des réseaux en Belgique et au niveau international;
  • la gestion de la participation belge aux programmes et activités au sein de l'Agence spatiale européenne (ESA) et d'autres organisations nationales et internationales, responsables de services de recherche et scientifiques;
  • la gestion administrative, financière et matérielle, ainsi que de la coordination des activités de recherche et des services scientifiques des Etablissements Scientifiques Fédéraux (ESF) qui font partie du Département.

Compétences

Compétences comportementales

  • Analyser l’information : Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information.
  • Résoudre des problèmes : Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.
  • Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
  • Agir de manière orientée service : Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
  • Faire preuve de fiabilité : Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
  • S’auto développer : Vous planifiez et gérez de manière active votre propre développement en fonction de vos possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances.
  • Atteindre les objectifs : Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

 

Une bonne motivation est déterminante pour la fonction.
Elle a une valeur qui compte double dans le score final et si elle ne répond pas aux exigences de cette fonction, vous ne pourrez pas réussir cette sélection et ne serez pas inclus dans la liste des lauréats.

 

Atouts : ne seront pas évalués

  • La connaissance du néerlandais pour communiquer efficacement avec vos collègues néerlandophones et favoriser des échanges fructueux.
  • La compréhension en lecture de l’anglais pour comprendre les contrats des projets européen/internationaux. 

Conditions de participation

Votre profil :

  • Vous avez un diplôme de bachelier
  • Vous aimez jongler avec les chiffres

Vous pouvez retrouver la description complète des conditions de participation et du profil de la fonction dans la description de fonction détaillée.

Diplôme requis à la date limite d’inscription :

  • ​Diplôme de l'enseignement supérieur de type court (formation de base d'un cycle, p.ex. : graduat, bachelier professionnalisant) de plein exercice ou de promotion sociale
  • Diplôme de candidat/bachelier de transition délivré après un cycle d'au moins deux années d'études
  • Certificats attestant la réussite des deux premières années d'études de l'Ecole royale militaire
  • Diplôme de l'enseignement maritime de cycle supérieur ou de l'enseignement artistique ou technique supérieur du 3e, 2e ou 1er degré de plein exercice
  • Diplôme de géomètre expert immobilier, de géomètre des mines ou diplôme d'ingénieur technicien.​​
  • Diplôme de Bachelier de spécialisation de minimum 60 crédits délivré par une université ou une Haute Ecole
  • Diplôme de Brevet d’Enseignement Supérieur, minimum 120 crédits de niveau 5 délivré par l’enseignement de promotion sociale

Vous pouvez également participer si vous possédez un diplôme obtenu auparavant, assimilé à l’un des diplômes précités.

Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français, lisez les infos concernant la participation sur notre page dédiée.

Vous souhaitez postuler à une offre d’emploi dans une autre langue que celle de votre diplôme ?  
Attention car dans certains cas, vous devrez démontrer votre maîtrise de cette langue via la réussite d’un test linguistique ! Inscrivez-vous alors dès que possible au test requis car l’obtention du certificat linguistique constitue une condition préalable à la sélection.  
Vérifiez si vous êtes concerné·e en consultant les informations relatives au 'diplôme étranger ou dans une autre langue‘. 

Téléchargez votre diplôme dans la partie C.V. de votre compte en ligne au moment de l’inscription. Faute de quoi, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature.

Expérience requise

Aucune expérience n’est exigée. Vous recevrez la formation nécessaire en fonction de vos prérequis.

Si pour la date limite d'inscription au plus tard, vous ne remplissez pas toutes les conditions formelles de participation ci-dessus, nous ne pourrons pas tenir compte de votre candidature.

Offre

Contrat et grade

Vous serez engagé dans le cadre d’un contrat à durée déterminée (4 ans, éventuellement renouvelable) dans le grade d'expert administratif (niveau B), avec l’échelle de traitement correspondante B1.

 

Rémunération

Traitement de départ minimum : € 33.591,20 (salaire annuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises).

Le simulateur de salaire vous permet de calculer votre salaire brut et net en répondant à une série de questions.

Avantages

Nous vous offrons un emploi intéressant qui a impact sur la société, avec nombreux avantages :

  • Un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée
    • horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
    • possibilité de récupération des heures supplémentaires prestées
    • possibilité de télétravail
    • 26 jours de congé et fermeture entre Noël et Nouvel An
    • accessibilité aisée via les transports en commun
  • Avantages financiers
    • possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme
    • assurance hospitalisation avantageuse
    • pension complémentaire (2e pilier)
    • gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
    • possibilité de recevoir des chèques-repas
    • possibilité de bénéficier d'une indemnité de télétravail
    • possibilité de recevoir une prime pour les déplacements à vélo
    • avantages et offres intéressantes grâce à la carte Benefits@Work
    • divers avantages sociaux

Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires, ...) et les avantages relatifs à un emploi dans l’administration sur le site du SPF BOSA.

Procédure

En bref :

  1. Nous examinons votre diplôme 
  2. Vous passez plusieurs tests informatisés au SPF BOSA à Bruxelles 
  3. Vous passez un entretien au SPP Politique scientifique

Une description complète de la procédure peut être trouvée dans la description de fonction détaillée.

Important :

  • Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening’ de votre compte en ligne afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
  • Tous les tests seront organisés en présentiel.
  • Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d’inscription mentionnée dans l’onglet ‘Mes procédures de screening’. Passé ce délai, si vous n’êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
  • Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d’organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l’épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
  • En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne mentionnée dans la rubrique «Personnes de contact» le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
  • Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.
  • Si vous ne réussissez pas une étape particulière, la procédure prend fin et vous n’êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Égalité des chances et aménagements raisonnables :

L’Administration fédérale mène une politique active en matière de diversité.

Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ? Vous pouvez demander à bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Consultez notre page dédiée aux aménagements raisonnables pour plus d’informations.

Facilités proposées aux personnes enceintes ou qui allaitent :

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant ? Dans ce cas également, vous pourrez demander à obtenir des facilités. Vous trouvez de plus amples informations sur cette page dédiée aux égalité des chances.

Étape 1 : Vérification du diplôme

Vous serez admis à la sélection à condition de disposer du diplôme requis. La vérification de ce point se fait sur base des documents à télécharger (voir rubrique ‘Conditions de participation’) dans votre compte en ligne à la date limite d’inscription.

Étape 2 : Screening spécifique - Epreuves informatisées (+/- 4h00)

Cette épreuve se déroulera vers le 07.05.2024 (sous réserve). 

  • Les compétences comportementales :  "Analyser l’information et résoudre des problèmes" seront mesurées à l'aide d'un test de dossiers.
  • Les compétences "Travailler en équipe, Agir de manière orientée service , Faire preuve de fiabilité, S'auto-développer et Atteindre les objectifs" seront mesurées à l'aide d'un test de jugement situationnel.
  • Un test de raisonnement numérique évaluant votre précision et rapidité avec laquelle vous établissez des liens entre des données numériques. 

Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100 au test de raisonnement numérique et 60 points sur 100 au total pour l'ensemble des tests.

Tenant compte du nombre d’emplois à pourvoir, seuls les 9 premiers lauréats du test de raisonnement numérique seront conviés à l’épreuve suivante. En cas d’égalité de points, ce nombre peut être élargi en faveur du candidat.

Après réception de votre résultat à cette épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit.

Étape 3 : Screening spécifique - Entretien (+/- 1h00)

Cette épreuve se déroulera vers le 04.06.2024 (sous réserve).

L'entretien évalue si vos compétences comportementales (voir rubrique ‘Compétences’) répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

Votre C.V. dans votre compte en ligne sera utilisé comme information complémentaire lors de l’entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Résultat final

Si vous êtes lauréat ?

Vous serez repris sur la liste des lauréats si vous avez réussi l'étape 3.

Si vous faites partie de ceux qui ne peuvent pas immédiatement entrer en fonction, votre nom est repris dans une liste dans laquelle on peut puiser dès qu’une place se libère à nouveau pour cette fonction.

Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ?

Une liste de 9 lauréats au maximum, valable 1 an, sera établie. Si plusieurs lauréats sont à égalité de points pour l’attribution de la dernière place, le nombre maximum de lauréats fixé est augmenté en leur faveur.

Épreuve complémentaire

Si cette organisation ou d’autres cherchent un profil similaire, cette liste peut aussi être consultée. En fonction de votre résultat, vous serez invité pour une épreuve complémentaire (souvent un entretien). Pour certaines d’entre-elles, il est possible que certains diplômes ou expérience spécifiques soient demandés.

Priorité pour les personnes handicapées

Tout service de l’administration fédérale qui n’a pas encore atteint le quota de minimum 3% de personnes en situation de handicap parmi son personnel est tenu de leur donner la priorité s’ils ont réussi la sélection. Cette priorité ne s'applique qu’à votre demande et pour autant que vous ayez fourni une attestation vous conférant la qualité de personne en situation de handicap. Vous trouverez plus d'information sur notre page Priorité pour les personnes handicapées.

Aménagements du poste de travail

Si vous avez un handicap et vous souhaitez des aménagements du poste de travail, vous pouvez en informer votre futur employeur au moment de votre entrée en service. Vous trouverez plus d'info sur notre page Aménagements du poste de travail.

Postuler

Vous souhaitez postuler ?
Complétez votre CV en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre connaissance de toutes les informations indispensables et pour vous préparer au mieux. 

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 30.04.2024 inclus.

Vous devez poser votre candidature via votre compte en ligne. Nous procédons au screening du C.V. tel qu’il se trouve dans 'Mon Compte' à la date limite d’inscription. Nous procédons également au screening du diplôme que vous devez télécharger au moment de l’inscription.

Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.

Comment télécharger votre diplôme ?
Vous pouvez télécharger votre diplôme dans votre C.V. en ligne (avant la date limite d’inscription) dans l’un des formats suivants : PDF, DOC,DOCX, JPG ou TIF. La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 MB. Si vous ne parvenez pas à télécharger votre diplôme, vous pouvez également en envoyer une copie à la personne de contact pour la procédure de sélection (voir la rubrique ‘Contact’) en mentionnant votre numéro de registre national, votre nom, votre prénom et le numéro de la sélection.

Informations supplémentaires

Tests et résultats

Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne.

Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

 

Un compte-rendu de vos résultats ?

Après chaque étape de screening, vous pouvez obtenir une motivation de vos résultats. Pour certains tests, cette motivation apparaît automatiquement dans votre compte en ligne.

Pour d'autres, vous pouvez la demander via la personne de contact pour la procédure.

 

Tests et évaluation ?

Sur notre site web, vous trouverez plus d’info sur le déroulement des tests et comment vous préparer.

Vous pouvez y aussi consulter plus d’informations concernant nos méthodes d’évaluation.

 

Pas satisfait de la procédure de sélection ?

Envoyez une plainte via ce lien.

Prendre contact

Sur le contenu de la fonction

  • Marleen Bosschaerts
    Coordinatrice SEPRO
    BELSPO
    02 238 36 07

Sur la procédure

Adresse et coordonnées générales

  • SPF BOSA – Travaillerpour.be
    WTC III - Bld. Simon Bolivar 30 - boîte 1
    1000 Bruxelles