Attaché Gestion de projet - Outils financiers/ERP (m/f/x)

Vous assistez le Directeur adjoint Budget & Finances dans la recherche et l’implémentation d’un nouvel outil financier pour la gestion budgétaire financière de l’Agence.

Vous listez, décrivez et vérifiez les processus comptables, budgétaires et financiers au sein de Fedasil et conseillez la direction dans le choix d’un nouvel outil financier.

Vous coordonnez et développez le projet « processus & ERP » (liés aux procédures budgétaires & financières) afin d’améliorer les procédures existantes avant de prospecter le marché pour l’achat d’un nouvel outil de gestion financière. Vous participez à l’élaboration d’un cahier de charges et à la finalisation d’un marché public.

Vous aidez les équipes de collaborateurs et intervenez en tant que « coach » afin d’augmenter l’efficacité de leurs processus et in fine, d’optimaliser le fonctionnement du service.

En tant qu’attaché·e en Gestion de projet Outils financiers / ERP, vous devrez assumer les tâches suivantes :

• vous gérez et planifiez les projets qui sont en lien avec les processus dans le département Budget Finances en fonction de la règlementation en vigueur ;
• vous formulez des recommandations afin d’améliorer et d'implémenter l’optimalisation du système ERP ;
• vous définissez et exécutez les actions (plan, phases de projets) à prendre et leur planning sur base du résultat défini ;
• vous rendez régulièrement compte de l’avancement des activités à la direction ou au project manager lors de réunions de suivi que vous organisez ;
• vous réalisez des notes d’analyse sur des sujets liés aux projets (ou à une partie des projets) ;
• vous identifiez les flux d’information ou les processus de travail au sein du département Budget-Finances et plus particulièrement en lien avec l'ERP que vous listez et documentez selon la méthodologie définie ;
• vous présentez des processus optimisés sur base d’une analyse approfondie ;
• vous êtes la personne de contact pour les projets (ou une partie d’entre eux)  : vous transmettez des templates, des questionnaires, etc. et donnez des explications aux clients internes et externes ;
• vous rédigez des documents de suivi, mettez à jour des vademecums et à terme aidez à la rédaction d'un cahier de charges ;
• vous donnez du feed-back / formations aux personnes sur le terrain (centres d'accueil)  ;
• vous donnez des conseils techniques dans votre domaine d’expertise afin de soutenir les décisions opérationnelles ou stratégiques avec un avis fondé ;
• vous vous familiarisez avec la matière spécialisée (flux financiers et approbation administrative) des projets que vous gérez  ;
• vous suivez des formations et vous consultez la littérature spécialisée (gestion et description des processus).

Au sein de Fedasil, vous êtes coordinateur pour un projet stratégique et rendez compte au Directeur du service Budget & Finances.

Vous travaillez également en étroite collaboration avec les collègues des 3 département du Service Finances, mais aussi avec les services ICT & Marché Public.

En outre, vous entretenez des contacts avec les potentiels fournisseurs externes d’outils de gestion financière.

Au niveau des autorités publiques fédérales, vous avez des contacts avec l’Inspection des Finances, BOSA et la Cour des comptes.

Plus d’info sur la fonction ?

Retrouvez les coordonnées utiles dans l'onglet "Informations supplémentaires - personnes de contact".

Il y a 1 poste vacant dans le service financier de la Direction des Services généraux de Fedasil (Rue des Chartreux 21 à 1000 Bruxelles).

Fedasil a pour mission de coordonner l'accueil et l'accompagnement des demandeurs d'asile en Belgique. Elle est donc connue pour les centres d'accueil qu'elle gère.

Pour remplir ses missions essentielles, l'agence peut également compter sur le soutien de son siège à Bruxelles, qui abrite certains services généraux.

Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont également droit à l'accueil (Loi accueil du 12 janvier 2007).

Fedasil organise directement ou avec ses partenaires un accueil et un accompagnement de qualité.  L'Agence gère également l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non-accompagnés (MENA).

Fedasil coordonne les programmes pour le retour volontaire à partir de la Belgique. L'Agence participe à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil.

Dans le cadre des différentes initiatives Fedasil veille sur l'intégration des centres d'accueil dans la communauté locale. 

Vous rejoindrez le service Budget & Finances (40 collaborateurs) qui comprend 3 départements : Budget et Contrôle de gestion, Comptabilité centrale et Budget et Contrôle des conventions.

Compétences comportementales

• Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• S’auto développer : Vous planifiez et gérez de manière active votre propre développement en fonction de vos possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances.
• Atteindre les objectifs : Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.
• Conseiller : Vous fournissez des conseils à vos interloctuerus et développez avec eux une relation de confiance basée sur votre expérience.

Compétence technique

• Connaissance globale des concepts liés à la Gestion de projet et des processus financiers / ERP 

Aptitudes de raisonnement

• Aptitudes de raisonnement numérique

Une bonne motivation est également importante.

Attention !  Votre motivation est considérée comme particulièrement importante pour la fonction, elle a une valeur plus importante dans le score final.

Atouts

• L'équipe étant bilingue, avoir une bonne connaissance du néerlandais est un atout,

• Vous avez déjà utilisé des programmes ou applications ERP / Outils de gestion fiancières, 

• Vous êtes conscient·e des difficultés du domaine de l'asile et de la migration,

• Vous avez une bonne connaissance de la suite Microsoft Office.

Votre profil 

PROFIL 1

• Vous avez un diplôme de Master spécifique orientation Economie

PROFIL 2

• Vous avez un diplôme de Master générique
• Vous avez 1 an d'expérience dans le domaine de la gestion de processus financiers

PROFIL 1 et 2

Une bonne connaissance du néerlandais est un atout

Une appétence pour le domaine des processus financiers et la gestion de projet est aussi un atout

Vous pouvez retrouver la description complète des conditions de participation et des profils de la fonction dans la description de fonction détaillée (2ème onglet).

Diplôme requis à la date limite d’inscription :

Master spécifique en Economie sans expérience (Profil 1)

• Un des diplômes de base de 2ème cycle (p.ex. licence, master, ingénieur commercial) délivré par une Université ou une Haute Ecole belge, après au moins 4 années d'études, dans le domaine économie (par exemple : sciences économiques, sciences économiques appliquées ou sciences de gestion, sciences commerciales, sciences administratives…

ou

Master générique avec expérience -description rubrique ci-dessous- (Profil 2)

• Diplôme de licencié, docteur, pharmacien, agrégé, ingénieur, ingénieur industriel, architecte, maître (diplôme de base du 2e cycle) reconnus et délivrés par les universités belges et les établissements d'enseignement supérieur de type long, après au moins 4 ans d'études ou par un jury de l'Etat ou de l'une des Communautés.
• Diplôme de master sanctionnant des études de 2e cycle, valorisables pour au moins 60 crédits, délivré par une université ou une Haute Ecole
• Certificats délivrés aux lauréats de l'Ecole royale militaire qui peuvent porter le titre d'ingénieur civil ou de licencié/master.​

Vous pouvez également participer si vous possédez un diplôme obtenu auparavant, assimilé à l’un des diplômes précités.

Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français, lisez les infos concernant la participation sur notre page dédiée.

Vous souhaitez postuler à une offre d’emploi dans une autre langue que celle de votre diplôme ?  

Attention car dans certains cas, vous devrez démontrer votre maîtrise de cette langue via la réussite d’un test linguistique ! Inscrivez-vous alors dès que possible au test requis car l’obtention du certificat linguistique constitue une condition préalable à la sélection.  Vérifiez si vous êtes concerné·e en consultant les informations relatives au 'diplôme étranger ou dans une autre langue‘. 

Téléchargez votre diplôme dans la partie C.V. de votre compte en ligne au moment de l’inscription. Faute de quoi, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature.

Expérience requise à la date limite d’inscription pour le profil 2 :

Une expérience professionnelle pertinente de minimum 1 année dans le domaine de la gestion de processus financiers répartie dans au moins 2 des tâches reprises ci-dessous :

• Lister et décrire les processus (financiers)
• Implémenter un outil de gestion financière
• Collaborer à la gestion d’un projet
• Appliquer des normes et règlementations financières

Complétez votre C.V. en ligne, en français, sous la rubrique « Expérience professionnelle » et ce avant la date limite d’inscription.

Pas d'expérience requise pour le profil 1

Si pour la date limite d'inscription au plus tard, vous ne remplissez pas toutes les conditions formelles de participation ci-dessus, nous ne pourrons pas tenir compte de votre candidature.

Contrat et grade

Vous serez engagé dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée dans le grade d'Attaché·e (niveau A1), avec l’échelle de traitement correspondante NA11.

Rémunération

Traitement de départ minimum : € 44.637,09 € (salaire annuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises).

Le simulateur de salaire vous permet de calculer votre salaire brut et net en répondant à une série de questions.

Avantages

Nous vous offrons un emploi intéressant qui a impact sur la société, avec nombreux avantages :

• Un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée
  • horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
  • possibilité de récupération des heures supplémentaires prestées
  • possibilité de télétravail
  • 26 jours de congé et fermeture entre Noël et Nouvel An
  • accessibilité aisée via les transports en commun

• Plusieurs possibilités d’auto-développement
  • nombreuses possibilités de formations et d'apprentissage (à suivre durant les heures de travail)
  • nombreuses opportunités de carrière

• Avantages financiers
  • possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme
  • assurance hospitalisation avantageuse
  • pension complémentaire (2e pilier)
  • gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
  • possibilité de recevoir des chèques-repas
  • possibilité de bénéficier d'une indemnité de télétravail
  • possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
  • avantages et offres intéressantes grâce à la carte Benefits@Work
  • divers avantages sociaux
  • mise à disposition d’un GSM et d’un ordinateur portable, avec prise en charge des frais d’appel
  • des chèques-repas

Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires,...) et les avantages relatifs à un emploi dans l’administration sur le site du SPF BOSA.

En bref :

1. Nous examinons votre diplôme (Master spécifique Economie ou Master générique)
2. Nous vérifions votre expérience professionnelle si vous avez un Master générique 
3. Vous passez un test informatisé au SPF BOSA à Bruxelles 
   Attention! S'il y a peu de candidats, cette épreuve ne sera pas organisée.
4. Vous passez un entretien précédé d'une étude de cas au SPF BOSA à Bruxelles

Une description complète de la procédure peut être trouvée dans la description de fonction détaillée (2ème onglet).

Important :

• Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening’ de votre compte en ligne afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• Les tests peuvent être organisés en présentiel ou à distance par vidéoconférence. Cette information est indiquée en regard de chaque étape.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d’inscription mentionnée dans l’onglet ‘Mes procédures de screening’. Passé ce délai, si vous n’êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d’organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l’épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne mentionnée dans la rubrique «Personnes de contact» le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.
• Si vous ne réussissez pas une étape particulière, la procédure prend fin et vous n’êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Égalité des chances et aménagements raisonnables :

L’Administration fédérale mène une politique active en matière de diversité.

Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ? Vous pouvez demander à bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Consultez notre page dédiée aux aménagements raisonnables pour plus d’informations.

Facilités proposées aux personnes enceintes ou qui allaitent :

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant ? Dans ce cas également, vous pourrez demander à obtenir des facilités. Vous trouvez de plus amples informations sur cette page dédiée aux égalité des chances.

Étape 1 : Vérification du diplôme

Vous serez admis à la sélection à condition de disposer du diplôme requis. La vérification de ce point se fait sur base des documents à télécharger (voir rubrique ‘Conditions de participation’) dans votre compte en ligne à la date limite d’inscription.

Étape 2 : Vérification de l’expérience requise

Vous serez admis à la sélection à condition de posséder l’expérience professionnelle appropriée. La vérification de votre expérience se fait sur base du C.V. tel qu’il aura été complété dans votre compte en ligne à la date limite d’inscription. Nous ne tenons pas compte de documents téléchargés dans la partie « Mes atouts » de votre compte.

A quoi devez-vous être attentif ?

Complétez votre C.V. en français. Les C.V. rédigés dans une autre langue ne seront pas admis.
Nous vous conseillons d’accorder une attention particulière à la description de votre expérience professionnelle (tâches) dans votre C.V. Ce sont ces données qui sont utilisées par nos responsables de sélection pour le screening qualitatif des C.V.

Vous manquez de place dans le champ ‘tâches et responsabilités’ ? Ajoutez les informations supplémentaires dans les champs « Décrivez ce que vous avez appris dans cette fonction » et « Pourquoi changer d’emploi ? » avec le titre : « Suite des tâches et responsabilités ». Mentionnez le nom du champ dans lequel vous avez tapé les informations supplémentaires au bas du champ ‘tâches et responsabilités‘.

Étape 3 EVENTUELLE : Screening spécifique - épreuve informatisée/écrite (+/- 1h)

Cette épreuve sera organisée en fonction du nombre de candidats ayant réussi l’étape précédente.

Les aptitudes de raisonnement numérique seront mesurées à l'aide d'un test de raisonnement numérique.

Cette épreuve se déroulera vers la première quinzaine de mai 2024 (sous réserve).  Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente.  Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 10 points sur 20.   Tenant compte du nombre d’emplois à pourvoir, seuls les 10 premiers lauréats seront conviés à l’épreuve suivante. En cas d’égalité de points, ce nombre peut être élargi en faveur du candidat.

Après réception de votre résultat à cette épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit.

Étape 4 : Screening spécifique - entretien (+/- 1h + préparation préalable)

L'entretien évalue si vos compétences comportementales et techniques (voir rubrique ‘Compétences’) répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

L'épreuve orale sera précédée par une analyse de cas. Vous recevrez le temps nécessaire pour préparer ce cas. Il fera l'objet d'une discussion durant l'interview. 

Votre C.V. dans votre compte en ligne sera utilisé comme information complémentaire lors de l’entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

Cette épreuve se déroulera vers mi-mai 2024 (sous réserve) si le test PC n'est pas organisé et vers fin mai-début juin 2024 (sous réserve) si le test PC est organisé.

Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Si vous êtes lauréat ?

Si vous avez réussi l'entretien final, vous serez repris sur la liste des lauréats avec classement exclusive pour Fedasil.

Si vous faites partie de ceux qui ne peuvent pas immédiatement entrer en fonction, votre nom est repris dans une liste dans laquelle on peut puiser dès qu’une place se libère à nouveau pour cette fonction.

Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ?

Une liste de 13 lauréats au maximum, valable 1 an, sera établie. Si plusieurs lauréats sont à égalité de points pour l’attribution de la dernière place, le nombre maximum de lauréats fixé est augmenté en leur faveur.

Priorité pour les personnes handicapées

Tout service de l’administration fédérale qui n’a pas encore atteint le quota de minimum 3% de personnes en situation de handicap parmi son personnel est tenu de leur donner la priorité s’ils ont réussi la sélection. Cette priorité ne s'applique qu’à votre demande et pour autant que vous ayez fourni une attestation vous conférant la qualité de personne en situation de handicap. Vous trouverez plus d'information sur notre page Priorité pour les personnes handicapées.

Aménagements du poste de travail

Si vous avez un handicap et vous souhaitez des aménagements du poste de travail, vous pouvez en informer votre futur employeur au moment de votre entrée en service. Vous trouverez plus d'info sur notre page Aménagements du poste de travail.

Vous souhaitez postuler ? Complétez votre CV en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre connaissance de toutes les informations indispensables et pour vous préparer au mieux. 

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 25 avril inclus.

Vous devez poser votre candidature via votre compte en ligne. Nous procédons au screening du C.V. tel qu’il se trouve dans 'Mon Compte' à la date limite d’inscription.  Nous procédons également au screening du diplôme que vous devez télécharger au moment de l’inscription.

Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.

Comment télécharger votre diplôme ?
Vous pouvez télécharger votre diplôme dans votre C.V. en ligne (avant la date limite d’inscription) dans l’un des formats suivants : PDF, DOC,DOCX, JPG ou TIF. La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 MB. Si vous ne parvenez pas à télécharger votre diplôme, vous pouvez également en envoyer une copie à la personne de contact pour la procédure de sélection (voir la rubrique ‘Contact’) en mentionnant votre numéro de registre national, votre nom, votre prénom et le numéro de la sélection.

Tests et résultats

Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne.

Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Un compte-rendu de vos résultats ?

Après chaque étape de screening, vous pouvez obtenir une motivation de vos résultats. Pour certains tests, cette motivation apparaît automatiquement dans votre compte en ligne.

Pour d'autres, vous pouvez la demander via la personne de contact pour la procédure.

Tests et évaluation ?

Sur notre site web, vous trouverez plus d’info sur le déroulement des tests et comment vous préparer.

Vous pouvez y aussi consulter plus d’informations concernant nos méthodes d’évaluation.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?

Envoyez une plainte via ce lien.