Office assistant pour la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'OTAN (m/f/x)

Pour ce poste, nous recherchons un office assistant qui travaillera pour la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'OTAN.

Vous êtes polyvalent(e) et capable d'effectuer de manière autonome diverses tâches administratives et exécutives afin de contribuer au bon fonctionnement de la Représentation Permanente de la Belgique auprès de l'OTAN.

Ces tâches comprennent:

• Traiter la correspondance et/ou du courrier, qui peut être rédigé en néerlandais, en français et en anglais.
• Rédiger des lettres et les envoyer.
• Assurer la liaison avec les autres délégations à l'OTAN et avec les différents services de l'OTAN.
• Répondre aux appels téléphoniques et assurer un suivi approprié.
• Organiser et encader la logistique de réunions ou d'autres activités de la Représentation permanente.
• Accueillir et accompagner les visiteurs.

Au moment de l'embauche, un extrait de casier judiciaire ne datant pas de plus de 6 mois sera demandé, ce qui permettra d'évaluer si votre comportement est conforme aux exigences de l'emploi envisagé.

De plus, pour entrer en fonction, vous devez être titulaire d'une habilitation de sécurité de niveau OTAN secret ou être disposé à vous soumettre à une enquête de sécurité de ce niveau (loi du 11 décembre 1998 relative à la classification et aux habilitations de sécurité, aux attestations de sécurité et aux avis de sécurité). L'obtention de cette habilitation est nécessaire pour entrer en fonction et occuper le poste.

Plus d’info sur la fonction ?

Retrouvez les coordonnées utiles dans l'onglet "Informations supplémentaires - personnes de contact".

Il y a 3 postes vacants (à répartir dans les deux rôles linguistiques) au sein de la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'OTAN (Boulevard Léopold III, 1110 Bruxelles), qui fait partie du réseau de postes du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement.

La Représentation permanente de la Belgique auprès de l'OTAN est la voix de la Belgique au sein de l'OTAN. Elle y représente les intérêts belges. Avec les autres alliés, nous garantissons depuis près de 75 ans la sécurité de notre peuple et la protection des valeurs qui caractérisent notre société. La Représentation permanente est composée d'une équipe soudée de civils et de militaires qui représentent notre pays dans les différents organes consultatifs de l'organisation. En tant que pays hôte, la Belgique joue également un rôle important dans le bon fonctionnement de l'OTAN. Outre sa fonction de représentation, la Représentation permanente assure donc le lien quotidien entre les autorités belges et l'organisation internationale.

Le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement représente, défend et promeut les intérêts de la Belgique et des Belges à l'étranger et favorise la cohérence de l'action extérieure de la Belgique en tant que pays fédéral. Le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement œuvre pour un monde sûr, juste et prospère.

Compétences comportementales

• Analyser l’information: Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information.
• Résoudre des problèmes: Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.

• Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Agir de manière orientée service : Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Atteindre les objectifs : Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

Compétences techniques

• Vous avez de bonnes aptitudes administratives.
• Vous avez de bonnes capacités de communication orale

Une bonne motivation est également importante. (X2)

Attention ! Votre motivation est considérée comme particulièrement importante pour la fonction et a une valeur plus importante dans le score final.

Si votre motivation ne répond pas aux exigences de cette fonction, vous ne pourrez pas réussir cette sélection.

Atouts

• Vous pouvez travailler couramment avec les applications informatiques habituelles (MsOffice).
• Connaissances du néerlandais et de l'anglais adaptées au poste.
• Bonne communication écrite.
• Discret(e), honorable et plein(e) de tact.
• Vous êtes ordonné(e) et organisé(e)

Votre profil :

• Vous avez un diplôme de secondaire supérieur (ou équivalent)
• Une bonne connaissance  du Néerlandais et de l'anglais est un atout.

Vous pouvez retrouver la description complète des conditions de participation et du profil de la fonction dans la description de fonction détaillée.

Diplôme requis à la date limite d’inscription :

• Attestation de réussite de la 6ème année d'enseignement secondaire de plein exercice
  certificat d'enseignement secondaire supérieur ou diplôme d'aptitude à l'enseignement supérieur
  diplôme délivré après réussite de l'examen prévu à l'article 5 des lois sur la collation des grades académiques 
• Diplôme ou certificat d'une section de l'enseignement secondaire supérieur de promotion sociale, délivré après un cycle d'au moins 750 périodes.

Vous pouvez également participer si vous possédez un diplôme obtenu auparavant, assimilé à l’un des diplômes précités.

Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français, lisez les infos concernant la participation sur notre page dédiée.

Téléchargez votre diplôme dans la partie C.V. de votre compte en ligne au moment de l’inscription. Faute de quoi, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature.

Expérience requise

Aucune expérience n’est exigée. Vous recevrez la formation nécessaire en fonction de vos prérequis.

Si pour la date limite d'inscription au plus tard, vous ne remplissez pas toutes les conditions formelles de participation ci-dessus, nous ne pourrons pas tenir compte de votre candidature.

Contrat et grade

Vous serez engagé dans le cadre d’un contrat à durée déterminée de 12 mois (avec possibilité de prolongation), en tant qu'assistant administratif auprès de la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'OTAN (Niveau C), avec l’échelle de traitement correspondante C1.

Rémunération

Traitement de départ minimum : € 28.546,57 (salaire annuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises).

Le simulateur de salaire vous permet de calculer votre salaire brut et net en répondant à une série de questions.

Avantages

Nous vous offrons un emploi intéressant qui a impact sur la société, avec nombreux avantages :

• Un minimum de 26 jours de congés complétés par un certain nombre de congés annuels et de fermetures, y compris pendant la période de fin d'année.
• Possibilité de télétravailler et d'obtenir une prime de télétravail et une indemnité de bureau
• Gratuité des transports en commun
• Parking gratuit si vous venez en voiture
• Téléphone de travail gratuit avec abonnement data et téléphonie associé
• Assurance hospitalisation avantageuse
• Possibilité d'obtenir une indemnité vélo
• Possibilité d'obtenir une allocation de bilinguisme
• Avantages et offres intéressantes via Benefits@Work
• Plusieurs restaurants d'entreprise
• Cadeau de Saint-Nicolas pour les enfants de 0 à 13 ans
• Cadeau de naissance
• Soutien financier pour la garde d'enfants et les stages
• Activité annuelle de renforcement de l'esprit d'équipe
• Accès à l'infrastructure sportive, y compris la piscine et le sauna
• Offre étendue de formation et d'apprentissage

Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires,...) et les avantages relatifs à un emploi dans l’administration sur le site du SPF BOSA.

En bref :

1. Nous examinons votre diplôme 
2. Vous passez plusieurs tests informatisés au SPF BOSA à Bruxelles
3. Si vous faites partie des 12 meilleurs résultats aux tests pc, vous passez un entretien en ligne (via Teams)

Une description complète de la procédure peut être trouvée dans la description de fonction détaillée.

Important :

• Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening’ de votre compte en ligne afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• Les tests peuvent être organisés en présentiel ou à distance par vidéoconférence. Cette information est indiquée en regard de chaque étape.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d’inscription mentionnée dans l’onglet ‘Mes procédures de screening’. Passé ce délai, si vous n’êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d’organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l’épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne mentionnée dans la rubrique «Personnes de contact» le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.
• Si vous ne réussissez pas une étape particulière, la procédure prend fin et vous n’êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Égalité de chances et aménagements raisonnables:

L’Administration fédérale mène une politique active en matière de diversité.

Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ? Vous pouvez bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Consultez notre page dédiée aux aménagements raisonnables.

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant ? Dans ce cas également, vous pourrez obtenir des aménagements. Vous trouvez de plus amples informations sur cette page dédiée aux égalité des chances.

Étape 1 : Vérification du diplôme

Vous serez admis(e) à la sélection à condition de disposer du diplôme requis. La vérification de ce point se fait sur base des documents à télécharger (voir rubrique ‘Conditions de participation’) dans votre compte en ligne à la date limite d’inscription.

Étape 2 : Screening spécifique - épreuve informatisée/écrite (+/- 2h20)

Les compétences / aptitudes suivantes seront mesurées à l'aide d'un test de traitement de dossiers / test d’aptitudes administratives :

• Analyser l’information: Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information.
• Résoudre des problèmes: Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.
• Aptitudes administratives

Cette épreuve se déroulera vers le début octobre 2023 (sous réserve). Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité(e) à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100 (au total pour l'ensemble des 2 tests). Tenant compte du nombre d’emplois à pourvoir, seuls les 12 premiers lauréats seront conviés à l’épreuve suivante. En cas d’égalité de points, ce nombre peut être élargi en faveur du candidat.

Après réception de votre résultat à cette épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit.

Étape 3 : Screening spécifique - entretien (+/-1h)

Ce test sera organisé à distance. Pour les modalités pratiques, vous serez contacté par l'un de nos collaborateurs qui vous expliquera la marche à suivre. Vous trouvez plus d’informations concernant des entretiens en ligne sur notre site web. 

L'entretien évalue si vos compétences comportementales et techniques (voir rubrique ‘Compétences’) répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné(e) sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

Votre C.V. dans votre compte en ligne sera utilisé comme information complémentaire lors de l’entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

Cette épreuve se déroulera vers la fin octobre 2023 (sous réserve).

Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Si vous êtes lauréat(e) ?

Vous serez repris(e) sur la liste des lauréats si vous avez réussi l'Etape 3- entretien.

Si vous faites partie de ceux qui ne peuvent pas immédiatement entrer en fonction, votre nom est repris dans une liste dans laquelle on peut puiser dès qu’une place se libère à nouveau pour cette fonction.

Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ?

Une liste de 12 lauréats au maximum, valable 1 an, sera établie. Si plusieurs lauréats sont à égalité de points pour l’attribution de la dernière place, le nombre maximum de lauréats fixé est augmenté en leur faveur.

Épreuve complémentaire

Si cette organisation ou d’autres cherchent un profil similaire, cette liste peut aussi être consultée. En fonction de votre résultat, vous serez invité pour une épreuve complémentaire (souvent un entretien). Pour certaines d’entre-elles, il est possible que certains diplômes ou expérience spécifiques soient demandés.

Priorité pour les personnes handicapées

Tout service de l’administration fédérale qui n’a pas encore atteint le quota de minimum 3% de personnes en situation de handicap parmi son personnel est tenu de leur donner la priorité s’ils ont réussi la sélection. Cette priorité ne s'applique qu’à votre demande et pour autant que vous ayez fourni une attestation vous conférant la qualité de personne en situation de handicap. Vous trouverez plus d'information sur notre page Priorité pour les personnes handicapées.

Aménagements du poste de travail

Si vous avez un handicap et vous souhaitez des aménagements du poste de travail, vous pouvez en informer votre futur employeur au moment de votre entrée en service. Vous trouverez plus d'info sur notre page Aménagements du poste de travail.

Vous souhaitez postuler ? Complétez votre CV en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre connaissance de toutes les informations indispensables et pour vous préparer au mieux. 

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 20 septembre 2023 inclus.

Vous devez poser votre candidature via votre compte en ligne. Nous procédons au screening du C.V. tel qu’il se trouve dans 'Mon Compte' à la date limite d’inscription. Nous procédons également au screening du diplôme que vous devez télécharger au moment de l’inscription.

Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.

Comment télécharger votre diplôme ?
Vous pouvez télécharger votre diplôme dans votre C.V. en ligne (avant la date limite d’inscription) dans l’un des formats suivants : PDF, DOC,DOCX, JPG ou TIF. La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 MB. Si vous ne parvenez pas à télécharger votre diplôme, vous pouvez également en envoyer une copie à la personne de contact pour la procédure de sélection (voir la rubrique ‘Contact’) en mentionnant votre numéro de registre national, votre nom, votre prénom et le numéro de la sélection.

Tests et résultats

Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne.

Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Tests et évaluation ?

Sur notre site web, vous trouverez plus d’info sur le déroulement des tests et comment vous préparer.

Vous pouvez y aussi consulter plus d’informations concernant nos méthodes d’évaluation.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?

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