Collaborateur de staff soutien organisationnel (m/v/x)

En tant que collaborateur de staff soutien organisationnel, vous jouez un rôle crucial dans la gestion et l'optimisation de nos outils de connaissance et de collaboration. Vous travaillerez en étroite collaboration avec vos collègues et partenaires afin de rationaliser nos processus et d'améliorer l'expérience des utilisateurs. Vous serez responsable de la gestion des syllabi et des sites de processus, de la coordination des auteurs et de l'organisation des réunions hebdomadaires. Vous analyserez et traiterez également les feed-back et assurerez la liaison au sein de notre réseau d'experts en contenu pour veiller à ce que notre documentation reste à jour par rapport aux dernières réglementations, procédures et technologies.

Tâches

• Vous contribuerez à la construction d'un intranet convivial où tous les collaborateurs peuvent trouver des informations validées pour traiter leurs dossiers ou exercer leurs fonctions ;
• Vous guidez les auteurs des différentes ressources d'information, telles que le Kiosque, les syllabus ou le nouveau RioDoc ;
• Vous collaborez à des projets d'amélioration numérique, tels que la migration de RioLex, le développement d'un chatbot interne ou la mise en œuvre de nouvelles fonctionnalités M365 qui aident l'ONEM et ses collaborateurs à mieux atteindre leurs objectifs ;
• Vous êtes à la disposition des utilisateurs, vous répondez à leurs questions et vous collaborez au développement d'actions d'apprentissage ;
• Vous faites des enquêtes sur les nouveautés dans Microsoft 365, vous testez les choses et vous partagez vos expériences avec vos collègues.

À quoi ressemblera votre journée ?

Chaque jour apporte de nouveaux défis et des opportunités d'évoluer dans votre rôle. Vous commencez votre journée en vérifiant les mises à jour et les feed-back sur les syllabi et les sites de processus. Vous travaillez ensuite avec votre collègue néerlandophone pour mettre en œuvre les changements et optimiser la documentation. Vous organisez et dirigez une réunion récurrente avec les auteurs et les autres parties prenantes afin de discuter des progrès réalisés, et de suggérer des améliorations.  

Pendant la journée, vous collaborerez à un projet d'amélioration. L'un de nos derniers projets d'amélioration en cours, par exemple, est le chatbot et les sites thématiques. Vous réunissez les bonnes personnes pour ce projet et suivez de près le développement du produit. Vous veillez à ce que toutes les personnes concernées soient au courant des derniers développements et à ce que les objectifs du projet soient atteints. En outre, vous enquêtez sur les nouveautés dans Microsoft 365, vous testez les choses et vous partagez vos expériences avec vos collègues.

Enfin, vous consacrez du temps à l'élaboration de manuels, de plans étape par étape et de communications pour soutenir les utilisateurs. Vous supervisez aussi régulièrement des événements d'apprentissage et des ateliers, tant en ligne qu'au bureau, pour familiariser les collègues avec l'intranet ou les différentes applications M365 ou pour identifier les besoins sur le lieu de travail.

Plus d’info sur la fonction ?

Retrouvez les coordonnées utiles dans l'onglet "Informations supplémentaires - personnes de contact".

Vous serez membre de l'équipe Knowledge Management (KM), la direction qui soutien le projet Digistrat.
KM est le business owner de l'intranet et de toutes les ressources de connaissances, telles que RioDoc et les syllabi, et est le gestionnaire fonctionnel des applications Microsoft 365 au sein de notre organisation. L'équipe se compose d'un groupe diversifié d'experts qui travaillent ensemble pour faciliter et optimiser la collaboration numérique et le partage des connaissances. Avec vos collègues, vous travaillez sur des solutions innovantes et veillez à ce que nos collaborateurs disposent des bons outils et des bonnes informations pour effectuer leur travail efficacement. Vous rejoindrez une équipe dynamique qui consacre du temps à la cohésion de l'équipe grâce, entre autres, à un team office day le lundi, un team lunch mensuel, des réflexions régulières au sein de l'équipe et des activités ou sorties informelles.

L'ONEM (Office national de l'emploi) est une institution publique fédérale de sécurité sociale spécialisée dans plusieurs domaines tels que le chômage, l'interruption de carrière, le crédit-temps et le contrôle.

Au sein de notre organisation, le respect, la confiance, le professionnalisme, la responsabilité sociale et l'intérêt public sont essentiels.

Compétences comportementales

• Vous établissez des liens entre diverses données, concevez des alternatives et tirez des conclusions adéquates.
• Vous prenez des décisions à partir d'informations (in)complètes et initiez des actions ciblées afin de mettre en œuvre les décisions.
• Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Vous planifiez et gérez de manière active votre propre développement en fonction de vos possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances.
• Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.
• Vous conseillez vos interlocuteurs et établissez avec eux une relation de confiance basée sur votre expertise.

Compétences techniques

• Vous pouvez vous exprimer oralement de manière claire et compréhensible.
• Vous avez de bonnes compétences en communication écrite.

Une bonne motivation est également importante et a une valeur plus importante dans le score final. (x2)

Atouts

• Connaissance suffisante, active ou passive, du néerlandais.
• Une forte affinité pour les applications Microsoft-365 est un atout.
• Expérience professionnelle dans un ou plusieurs processus opérationnels fondamentaux au sein de l'ONEM.

Pour participer à cette sélection, vous devez au plus tard à la date limite d'inscription :

• remplir votre compte en ligne
• répondre aux conditions suivantes :

1. 1. Être agent définitif nommé au sein du l'ONEM et titulaire d'un grade du niveau B ou C.
   2. Être dans une position administrative où vous pouvez faire valoir vos titres à l’accession
   3. Avoir réussi la première série d'épreuves d’accession A (ou être dispensé du screening générique niveau A).
   4. Avoir réussi (ou être dispensé de) la deuxième série d'épreuves, quatre cours d'au moins 4 crédits ECTS figurant au programme des masters d'une université ou d'une haute école
      ou
      Être titulaire d'un diplôme donnant accès au niveau A:
      • Diplôme de licencié, docteur, pharmacien, agrégé, ingénieur, ingénieur industriel, architecte, maître (diplôme de base du 2e cycle) reconnus et délivrés par les universités belges et les établissements d'enseignement supérieur de type long, après au moins 4 ans d'études ou par un jury de l'Etat ou de l'une des Communautés
      • Diplôme de master sanctionnant des études de 2e cycle, valorisables pour au moins 60 crédits, délivré par une université ou une Haute Ecole
      • Certificats délivrés aux lauréats de l'Ecole royale militaire qui peuvent porter le titre d'ingénieur civil ou de licencié/master.
      • (Vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français ? Vous trouverez les infos concernant la participation sur notre page dédiée.)
   5. Pas avoir obtenu la mention « insuffisant» " à votre dernière évaluation.

En bref :

1. Nous examinons les conditions de participation.
2. Vous passez un test écrit (étude de cas) à l'administration centrale de l'ONEM.
3. Vous passez un entretien à l'administration centrale de l'ONEM.

Une description complète de la procédure peut être trouvée dans la description de fonction détaillée.

Important :

• Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening’ de votre compte en ligne afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• Les tests peuvent être organisés en présentiel ou à distance par vidéoconférence. Cette information est indiquée en regard de chaque étape.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d’inscription mentionnée dans l’onglet ‘Mes procédures de screening’. Passé ce délai, si vous n’êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d’organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l’épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne mentionnée dans la rubrique «Personnes de contact» le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.
• Si vous ne réussissez pas une étape particulière, la procédure prend fin et vous n’êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Égalité des chances et aménagements raisonnables :

L’Administration fédérale mène une politique active en matière de diversité.

Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ? Vous pouvez demander à bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Consultez notre page dédiée aux aménagements raisonnables pour plus d’informations.

Facilités proposées aux personnes enceintes ou qui allaitent :

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant ? Dans ce cas également, vous pourrez demander à obtenir des facilités. Vous trouvez de plus amples informations sur cette page dédiée aux égalité des chances.

Etape 1 – Screenings des conditions de participation

Vous serez admis à la sélection si vous remplissez les conditions de participation (voir rubrique ‘Conditions de participation’) et si vous introduisez votre candidature de manière correcte (voir rubrique ‘Postuler’). La vérification de ce point sera assurée par le service du personnel dont vous relevez.

Étape 2 : Screening spécifique - test écrit (+/- 2h)

Les compétences suivantes sont évaluées dans le cadre d'un test écrit :

Intégrer des informations
Décider
Conseiller
Communication écrite

Cette épreuve se déroulera le 16/01/25 (sous réserve). ). Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Attention : pour cette épreuve il n’y aura qu’une seule session prévue.

Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

Après réception de votre résultat à cette épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit.

Étape 3 : Screening spécifique - entretien (+/-1h30)

L'entretien évalue si vos compétences comportementales et techniques (voir rubrique ‘Compétences’) répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

Votre C.V. dans votre compte en ligne sera utilisé comme information complémentaire lors de l’entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

Cette épreuve se déroulera en janvier 2025 (sous réserve).

Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Pour réussir cette épreuve particulière, vous devez réussir chaque étape du screening spécifique et vous devez obtenir au minimum 50/100 pour l’ensemble de ces étapes.

Classement

Les lauréats seront classés selon les points obtenus à l’épreuve particulière (série 3). En cas d’égalité, la priorité sera donnée au lauréat qui, à la date à laquelle les conditions de participation devaient être remplies, avait la plus grande ancienneté de niveau, puis de service et enfin l'âge le plus élevé.

La liste de lauréats sera valable pendant 2 ans.

Vous souhaitez postuler ? Complétez votre CV en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre connaissance de toutes les informations indispensables et pour vous préparer au mieux. 

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 23/12/24 inclus.

Vous postulez pour cette accession via votre compte en ligne. Nous fournissons à votre service du personnel une liste des candidats inscrits. Votre service du personnel vérifie les conditions de participation. Si vous satisfaites aux conditions de participation, vous serez admis à la procédure de sélection. Si vous n’avez pas encore de compte, vous devez le créer avant la date limite d’inscription.

Si vous ne l’avez pas encore fait, fournissez les document nécessaires afin de prouver que vous satisfaites les conditions de participation (voir rubrique « conditions de participations ») à votre service de personnel.

ATTENTION: Toute inscription introduite en dehors du délai fixé sera refusée (voir date limite d’inscription).

Comment télécharger votre diplôme et/ou arrêté de nomination ?  
Vous pouvez télécharger votre diplôme ou votre arrêté de nomination dans votre C.V. en ligne (avant la date limite d’inscription) dans l’un des formats suivants : PDF, DOC,DOCX, JPG ou TIF. La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 MB. Si vous ne parvenez pas à télécharger votre diplôme, vous pouvez également en envoyer une copie à la personne de contact pour la procédure de screening (voir la rubrique ‘contact’) en mentionnant votre numéro de registre national, votre nom, votre prénom et le numéro de la sélection. 

Tests et résultats

Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne.

Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Un compte-rendu de vos résultats ?

Après chaque étape de screening, vous pouvez obtenir une motivation de vos résultats. Pour certains tests, cette motivation apparaît automatiquement dans votre compte en ligne.

Pour d'autres, vous pouvez la demander via la personne de contact pour la procédure.

Tests et évaluation ?

Sur notre site web, vous trouverez plus d’info sur le déroulement des tests et comment vous préparer.

Vous pouvez y aussi consulter plus d’informations concernant nos méthodes d’évaluation.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?

Envoyez une plainte via ce lien.