Gestionnaire de dossiers (m/f/x) - Accession B

Il y a 3 postes vacants de Gestionnaire de dossiers ouverts à l'accession vers le niveau B au sein de différents services du SPF Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement (Avenue Galilée 5/2, 1210 Bruxelles) : 

• 1 poste au sein de DOS - Services de soutien - HR Partners
• 1 poste au sein de la DGGS - Financement des hôpitaux
• 1 poste au sein de la DGAPF - Produits phytopharmaceutiques et Fertilisants

Au sein de DOS - Services de soutien : 

Le service HR Partners recherche 1 Gestionnaire de dossiers, en charge de la gestion administrative propre aux différents mouvements de personnel (entrées, mouvements internes, sorties) au sein de notre SPF et ce en vue d’assurer une occupation optimale du plan de personnel. Dans ce contexte, vous traitez les demandes de nos clients d’un point de vue administratif, et ce afin de leur fournir un support et un accompagnement qualitatifs contribuant à la réalisation des missions de notre organisation.

• Vous fournissez les informations administratives nécessaires à l'entrée, au transfert ou à la sortie des collaborateurs à nos différents partenaires concernés, notamment PersoPoint (Secrétariat du personnel et de l'administration des salaires du gouvernement fédéral), ICT, etc.  
• Vous suivez les directives de PersoPoint concernant la transmission des informations relatives à l'entrée, à la sortie ou à un autre mouvement de personnel.
• Vous rédigez une note à l'intention de l'inspecteur des finances en cas d'entrée en service ou de promotion.
• Vous rédigez un accord pour le SPF d'origine dans le cadre des Talent Exchange.
• Vous veillez à ce que les contrats de travail soient signés à temps.
• Vous soutenez la mise en œuvre des sélections au sein du SPF pour les autres collègues et assurez l'archivage des dossiers de sélections.
• Vous vous occupez de l'accueil des candidats lors des entretiens de sélection et préparez les dossiers de sélection.
• Vous fournissez un support administratif aux HR Business Partner de l’équipe.
• Vous prenez en charge l’organisation de procédures convention premier emploi et de procédures Talent Exchange.

Au sein de la DGGS : 

Le Service Financement des hôpitaux recherche 1 Gestionnaire de dossiers pour la cellule Contrôle du Financement : 

• Vous êtes chargé(e) de rassembler, traiter et vérifier les dossiers d'un certain nombre d'hôpitaux qui vous sont attribués.

• Vous jouez un rôle clé dans l'établissement d'un lien entre les hôpitaux et le gouvernement.
• Vous collectez et évaluez les données nécessaires à la gestion des dossiers à la lumière des lois et règlements et en tirez des conclusions.
• Vous effectuez des visites de travail pour collecter/vérifier les informations auprès des hôpitaux et discuter des dossiers.
• Vous êtes responsable du suivi administratif des dossiers.
• Vous traitez les données financières dans le cadre des réformes, des dossiers de subvention, des conventions sociales, etc. en vue d'un suivi correct des dossiers.
• Vous participez aux réunions des organes consultatifs.
• Vous êtes responsable du soutien administratif de la cellule de contrôle des financements :

         - Vous suivez les dossiers de financement livrés pour le Conseil fédéral des établissements hospitaliers (FRVZ), de                  l'établissement de l'agenda à la préparation des lettres de clôture.

         - Vous gérez et organisez la plate-forme centrale de fichiers numériques sur laquelle toutes les données pertinentes sont  conservées.

         - Vous collaborez à la gestion des informations et à l'extraction des données.

• Vous suivez les procédures d'agrément des hôpitaux et jouez le rôle d'intermédiaire entre les différentes autorités et le cabinet du ministre :

         - Vous développez votre expertise sur la législation et la réglementation relatives au financement des hôpitaux.

            o Vous examinez la littérature professionnelle pour identifier les changements législatifs.

            o Vous assurez le suivi des modifications annuelles de la réglementation.

            o Vous collaborez aux réponses aux questions parlementaires.

Au sein de la DGAPF : 

La DGAPF recherche 1 Gestionnaire de dossiers auprès du service Produits phytopharmaceutiques et Fertilisants. Dans ce cadre, vous soutenez les gestionnaires de dossiers et les experts du Service Produits phytopharmaceutiques et Fertilisants :

• Vous êtes responsable du bon suivi des questions des citoyens concernant la phytolicence. Tant pour les questions téléphoniques que par e-mail.
• Vous préparez les extensions administratives nécessaires des actes d'autorisation des produits phytopharmaceutiques.
• Vous préparez les certificats demandés relatifs aux produits phytopharmaceutiques et les soumettez pour approbation. Le cas échéant, vous assurez la légalisation de ces certificats.
• Vous suivez les feedback des titulaires d'autorisation dans le cadre d'extensions octroyées en petites cultures. Vous préparez les documents nécessaires à cet effet.
• Vous assurez le bon suivi de la facturation
• Vous apportez un accompagnement dans le traitement administratif des audits dans le cadre des reconnaissances BPE, des autorisations de produits pour essai et des tests BPE (BPE = bonne pratique expérimentale).
• Vous êtes responsable d'une distribution ciblée du courrier (électronique) entrant.
• Vous préparez les actes des autorisations dérivées et des permis nécessaires suite aux modifications des produits de référence.

Cette fonction implique un contact direct et visuel avec le public. Dans ce cas, la réglementation (articles 7 et 8 de l’Arrêté Royal du 2 octobre 1937) impose que le membre du personnel ne porte aucun signe visible de convictions religieuses, philosophiques, politiques ni syndicales afin de représenter le service public de façon neutre lors de ces contacts.

Plus d’info sur la fonction ?

Retrouvez les coordonnées utiles dans l'onglet "Informations supplémentaires - personnes de contact".

Il y a 3 postes vacants de Gestionnaire de dossiers  au sein de différents services du SPF Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement (Avenue Galilée 5/2, 1210 Bruxelles) : 

• 1 poste au sein de DOS - Services de soutien - HR Partners
• 1 poste au sein de la DGGS - Financement des hôpitaux
• 1 poste au sein de la DGAPF - Produits phytopharmaceutiques et Fertilisants

DOS - Service de soutien :

Il y a 1 poste vacant au sein de l'équipe Animaux, Végétaux, Alimentation et Environnement du service HR Partners. Le service du personnel HR Partners fait partie des Services de Soutien du SPF Santé Publique, Sécurité de la Chaîne Alimentaire et Environnement. HR Partners recrute des collaborateurs motivés qui permettent au SPF d'atteindre ses objectifs. Nous gérons les ressources (enveloppe du personnel) et les dossiers du personnel, participons au développement de l'organisation (talent et leadership, bien-être et diversité, valeurs et résultats, etc.) et investissons dans les employés de notre SPF (formation, développement, etc.). 

DGGS : 

Il y a 1 poste vacant  à la cellule « Contrôle du financement » - Service du financement des hôpitaux.

Le Service du financement des hôpitaux fait partie de la Direction générale des soins de santé. Ce service contribue de manière décisive à la préparation de la politique dans le domaine de la programmation et du financement des hôpitaux et des réseaux hospitaliers. L'évolution de la société et les besoins de la population y jouent un rôle majeur. Le service élabore les règles de financement, collecte et vérifie les données financières et contrôle le financement opérationnel des hôpitaux. Il s'agit en particulier du budget des ressources financières, qui couvre une enveloppe de plus de 11 milliards d'euros. Cela implique une coopération avec l'INAMI afin d'assurer un financement global cohérent à partir de différentes sources.

La cellule contrôle du financement est chargée de vérifier que le budget des moyens financiers (BFM) des hôpitaux est calculé correctement et dans les délais prévus, d'effectuer des révisions des établissements hospitaliers et de traiter les remarques des hôpitaux aussi bien dans le cadre du BMF que des révisions en respectant les procédures de travail standardisées et la réglementation. La cellule est également responsable du calcul du déficit des hôpitaux publics du pays. 

DGAPF :

Il y a 1 poste vacant au sein du service produits phytopharmaceutiques et fertilisants.

Le service « Produits phytopharmaceutiques et fertilisants » est composé de 68 personnes réparties en six cellules, chacune dirigée par un chef de cellule. Les cellules contiennent soit des gestionnaires de dossiers, qui se chargent de diriger l'évaluation des dossiers, soit des évaluateurs, qui se spécialisent dans un domaine de recherche spécifique pour les produits phytopharmaceutiques. Pour les engrais, il existe une cellule de gestionnaires de dossiers.

Compétences comportementales

• Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Agir de manière orientée service : Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• S’auto développer : Vous planifiez et gérez de manière active votre propre développement en fonction de vos possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances.
• Atteindre les objectifs : Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

Compétences techniques

• Vous vous exprimez oralement de manière claire et compréhensible.

Une bonne motivation est également importante.

Attention ! Les compétences en gras et votre motivation sont considérées comme particulièrement importantes pour la fonction.

Les compétences  "Agir de manière orientée service" , "Atteindre les objectifs" et votre motivation ont une valeur plus importante dans le score final (X2).

Atouts

• Vu l'environnement de travail bilingue, la connaissance du néerlandais est un atout.

Votre profil :

• Être agent définitif nommé au sein du SPF Santé publique et titulaire d'un grade du niveau C
• Être dans une position administrative où vous pouvez faire valoir vos titres à l’accession
• Avoir réussi l’épreuve générale d’une sélection comparative d’accession au niveau B ou être détenteur d’un diplôme d’études donnant accès au niveau B

Vous pouvez retrouver la description complète des conditions de participation et du profil de la fonction dans la description de fonction détaillée.

Pour participer à cette sélection, vous devez au plus tard à la date limite d'inscription :

• remplir votre compte en ligne
• répondre aux conditions suivantes :

1. 1. Être agent définitif nommé au sein du SPF Santé publique et titulaire d'un grade du niveau C
   2. Être dans une position administrative où vous pouvez faire valoir vos titres à l’accession
   3. Avoir réussi l’épreuve générale d’une sélection comparative d’accession au niveau B (ex niveau 2+) ou avoir réussi les épreuves de la première série de l'accession au niveau A ou B
      ou
      Être détenteur d’un diplôme d’études donnant accès au niveau B (voir la liste exhaustive dans l’Arrêté Royal du 2 octobre 1937):
      • diplôme de l’enseignement supérieur de type court (formation de base d’un cycle, ex : graduat, bachelier professionnalisant) de plein exercice ou de promotion sociale
      • diplôme de candidat/bachelier de transition délivré après un cycle d’au moins deux années d’études
      • certificats attestant la réussite des deux premières années d’études de l’Ecole royale militaire
      • diplôme de l’enseignement maritime de cycle supérieur ou de l’enseignement artistique ou technique supérieur du 3ème, 2ème ou 1er degré de plein exercice
      • diplôme de géomètre expert immobilier ; de géomètre des mines ou diplôme d’ingénieur technicien.
      • Vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français ? Vous trouverez les infos concernant la participation sur notre page dédiée.

En bref :

1. Nous examinons les conditions de participation.
2. Vous passez un entretien en ligne (via Teams ).

Une description complète de la procédure peut être trouvée dans la description de fonction détaillée.

Le devoir de neutralité étant un élément indispensable à l'exercice de la fonction, cet aspect sera abordé au cours de l'entretien (cf. articles 7 et 8 de l’Arrêté royal du 2 octobre 1937). 

Important :

• Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening’ de votre compte en ligne afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• Les tests peuvent être organisés en présentiel ou à distance par vidéoconférence. Cette information est indiquée en regard de chaque étape.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d’inscription mentionnée dans l’onglet ‘Mes procédures de screening’. Passé ce délai, si vous n’êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d’organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l’épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne mentionnée dans la rubrique «Personnes de contact» le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.
• Si vous ne réussissez pas une étape particulière, la procédure prend fin et vous n’êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Égalité des chances et aménagements raisonnables :

L’Administration fédérale mène une politique active en matière de diversité.

Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ? Vous pouvez demander à bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Consultez notre page dédiée aux aménagements raisonnables pour plus d’informations.

Facilités proposées aux personnes enceintes ou qui allaitent :

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant ? Dans ce cas également, vous pourrez demander à obtenir des facilités. Vous trouvez de plus amples informations sur cette page dédiée aux égalité des chances.

Etape 1 – Screening des conditions de participation

Vous serez admis à la sélection si vous remplissez les conditions de participation (voir rubrique ‘Conditions de participation’) et si vous introduisez votre candidature de manière correcte (voir rubrique ‘Postuler’). La vérification de ce point sera assurée par le service du personnel dont vous relevez.

Étape 2 : Screening spécifique - entretien (+/-1h )

Ce test sera organisé à distance. Pour les modalités pratiques, vous serez contacté par l'un de nos collaborateurs qui vous expliquera la marche à suivre. Vous trouvez plus d’informations concernant des entretiens en ligne sur notre site web. 

L'entretien évalue si vos compétences comportementales et techniques (voir rubrique ‘Compétences’) répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

Votre C.V. dans votre compte en ligne sera utilisé comme information complémentaire lors de l’entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

Cette épreuve se déroulera durant la 1ère quinzaine de décembre 2024 (sous réserve).

Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Pour réussir cette épreuve particulière, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100 à l'entretien.

Classement 

Les lauréats seront classés, par groupe linguistique, selon les points obtenus. En cas d’égalité, la priorité sera donnée au lauréat qui, à la date à laquelle les conditions de participation devaient être remplies, avait la plus grande ancienneté de niveau, puis de service et enfin l'âge le plus élevé.

Une liste de lauréats valable sans limite dans le temps, sera établie après la sélection.

Vous souhaitez postuler ? Complétez votre CV en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre connaissance de toutes les informations indispensables et pour vous préparer au mieux. 

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 18 novembre 2024 inclus.

Vous postulez pour cette accession via votre compte en ligne. Nous fournissons à votre service du personnel une liste des candidats inscrits. Votre service du personnel vérifie les conditions de participation. Si vous satisfaites aux conditions de participation, vous serez admis à la procédure de sélection. Si vous n’avez pas encore de compte, vous devez le créer avant la date limite d’inscription.

Si vous ne l’avez pas encore fait, fournissez les document nécessaires afin de prouver que vous satisfaites les conditions de participation (voir rubrique « conditions de participations ») à votre service de personnel.

ATTENTION: Toute inscription introduite en dehors du délai fixé sera refusée (voir date limite d’inscription).

Comment télécharger votre diplôme et/ou arrêté de nomination ?  
Vous pouvez télécharger votre diplôme ou votre arrêté de nomination dans votre C.V. en ligne (avant la date limite d’inscription) dans l’un des formats suivants : PDF, DOC,DOCX, JPG ou TIF. La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 MB. Si vous ne parvenez pas à télécharger votre diplôme, vous pouvez également en envoyer une copie à la personne de contact pour la procédure de screening (voir la rubrique ‘contact’) en mentionnant votre numéro de registre national, votre nom, votre prénom et le numéro de la sélection. 

Tests et résultats

Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne.

Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Un compte-rendu de vos résultats ?

Après chaque étape de screening, vous pouvez obtenir une motivation de vos résultats. Pour certains tests, cette motivation apparaît automatiquement dans votre compte en ligne.

Pour d'autres, vous pouvez la demander via la personne de contact pour la procédure.

Tests et évaluation ?

Sur notre site web, vous trouverez plus d’info sur le déroulement des tests et comment vous préparer.

Vous pouvez y aussi consulter plus d’informations concernant nos méthodes d’évaluation.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?

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