BFG24136 - Coordinateur d'équipe (m/f/x)

En tant que Coordinateur d'Équipe , vous effectuez les tâches suivantes:

Vous dirigez une équipe linguistique mixte de gestionnaires de dossiers et vous assurez ainsi le traitement correct et dans les délais requis des dossiers du personnel (administration des salaires et du personnel) de votre portefeuille clients / de votre client (SPF).

1) En tant que dirigeant, vous assurez le suivi des activités et des résultats de votre équipe :

• Avec vos collaborateurs, vous organisez la répartition des tâches et des dossiers.

• Vous garantissez que toutes les demandes via le ticketing sont traitées correctement et dans les délais requis et vous surveillez les priorités.

• Vous êtes responsable des résultats de l’équipe : délais, qualité, nombre de dossiers.

• Vous gérez et distribuez les informations relatives à la réglementation, aux procédures et aux normes applicables.

• Vous veillez à l’application uniforme des procédures.

• Dans des périodes de pointe ou en cas d’absences, vous aidez à assurer le traitement des demandes.

2) En tant que coach, vous assurez l’accompagnement et le développement de votre équipe et de vos collaborateurs.

• Vous identifiez les points forts, les points faibles et les points d'amélioration de vos collaborateurs et de l'équipe.

• Vous encouragez la collaboration et la cohésion au sein de l’équipe avec une attention spéciale à la collaboration entre les deux rôles linguistiques.

• Vous transmettez la culture organisationnelle de PersoPoint à votre équipe.

• Vous assurez la transmission des connaissances dans votre équipe.

• Vous êtes responsable des cycles d'évaluation des collaborateurs.

• Vous assurez le suivi des plans de développement.

• Vous organisez les formations théoriques et pratiques nécessaires des (nouveaux) collaborateurs.

• Vous encouragez vos collaborateurs à prendre des initiatives et les soutenez dans leur mise en œuvre.

3) Vous êtes le premier interlocuteur du client et avez la responsabilité de faire rapport aux clients et à la hiérarchie.

• Vous êtes tenu de communiquer aux clients l'état d'avancement du traitement des dossiers.

• Vous transmettez les questions/informations/problèmes, vers les bonnes personnes / bons services et en faites le suivi.

• Vous êtes responsable du traitement des plaintes émanant de votre portefeuille de clients.

• Vous identifiez d’éventuels points faibles des processus de travail internes et conseillez la hiérarchie à ce sujet.

En fonction de vos centres d'intérêt et de vos compétences, vous pouvez également assumer les rôles suivants au sein de PersoPoint. Vous pouvez le faire une fois, temporairement ou plus régulièrement.

• Dispenser des formations relatives à vos domaines d’expertise et ce, tant à des collaborateurs internes/collègues, qu’à des utilisateurs finaux et à des clients.

• Chef de projet ou collaborateur de projet : en fonction des projets qui se présentent.

• Gestionnaire de dossiers en fonction de la charge de travail au sein de l'équipe.

Plus d’info sur la fonction ?

Retrouvez les coordonnées utiles dans l'onglet "Informations supplémentaires - personnes de contact".

Il y a actuellement 1 poste vacant chez la DG Persopoint du SPF Stratégie et Appui (BOSA) (WTC III - Boulevard Simon Bolivar, 30 à 1000 Bruxelles). Ce nombre peut être amené à évoluer en fonction des besoins de la DG.

En tant que Secrétariat Fédéral, la DG PersoPoint s’occupe de l’administration des salaires et du personnel de multiples organisations fédérales. PersoPoint offre à ses clients un catalogue de services en matière d’administration salariale, d’administration du personnel, de dossiers du personnel numérisés, d’avis juridique et de rapportage.

Le Service public fédéral Stratégie et Appui (SPF BOSA) assiste le gouvernement et soutient les organisations fédérales dans différents domaines : IT, RH, gestion de l’organisation et politique d’intégrité, budget, comptabilité et marchés publics.

Compétences comportementales

• Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Faire preuve de fiabilité : Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
• S’auto développer : Vous planifiez et gérez de manière active votre propre développement en fonction de vos possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances.
• Décider: Vous prenez des décisions à partir d'informations (in)complètes et initiez des actions ciblées afin de mettre en œuvre les décisions.
• Diriger les collaborateurs: Vous donnez des instructions claires, suivez et dirigez les résultats des collaborateurs et vous vous s'assurer que tout le monde adopte un comportement adéquat. 
• Conseiller: Vous fournissez des conseils à vos clients et développez avec eux une relation de confiance basée sur votre expertise.

Compétences techniques

• Connaissance appliquée de la réglementation et de la législation applicable aux différentes catégories du personnel de l'administration fédérale ainsi que les méthodes de calcul des salaires.

• Connaissance des processus et procédures propres au traitement des dossiers du personnel ainsi que le fonctionnement et la procédure de travail établis avec les services périphériques dans le cadre du traitement des dossiers du personnel (Medex, etc.).

• Vous vous exprimez oralement de manière claire et compréhensible et rapportez les données de manière correcte.

• Vous vous exprimez par écrit de manière claire et compréhensible et rapportez les données de manière correcte.

Atouts

• Vous êtes bilingue fonctionnel (au moins article 10 bis) ou êtes prêt à obtenir l’article 10 bis (requis pour votre rôle d’évaluateur).

• Connaissance pratique des outils (informatiques) et systèmes internes ainsi que des applications bureautiques de base (Word-Excel).

Votre profil :

1. Être agent définitif nommé au sein du SPF BOSA et titulaire d'un grade du niveau B ou C.
2. Être dans une position administrative où vous pouvez faire valoir vos titres à l’accession
3. Avoir réussi la première série d'épreuves d’accession A.
4. Avoir réussi (ou être dispensé de) la deuxième série d'épreuves, quatre cours d'au moins 4 crédits ECTS figurant au programme des masters d'une université ou d'une haute école ou être titulaire d'un diplôme donnant accès au niveau A.
5. Pas avoir obtenu la mention « insuffisant» " à votre dernière évaluation.

Vous pouvez retrouver la description complète des conditions de participation et du profil de la fonction dans la description de fonction détaillée.

Pour participer à cette sélection, vous devez au plus tard à la date limite d'inscription :

• remplir votre compte en ligne
• répondre aux conditions suivantes :

1. Être agent définitif nommé au sein du SPF BOSA et titulaire d'un grade du niveau B ou C.
2. Être dans une position administrative où vous pouvez faire valoir vos titres à l’accession
3. Avoir réussi la première série d'épreuves d’accession A (ou être dispensé du screening générique niveau A).
4. Avoir réussi (ou être dispensé de) la deuxième série d'épreuves, quatre cours d'au moins 4 crédits ECTS figurant au programme des masters d'une université ou d'une haute école ET dont le contenu a été validé par le département des ressources humaines d'une organisation fédérale (document téléchargeable à partir de votre profil).
   ou
   Être titulaire d'un diplôme donnant accès au niveau A:
   • Diplôme de licencié, docteur, pharmacien, agrégé, ingénieur, ingénieur industriel, architecte, maître (diplôme de base du 2e cycle) reconnus et délivrés par les universités belges et les établissements d'enseignement supérieur de type long, après au moins 4 ans d'études ou par un jury de l'Etat ou de l'une des Communautés.
   • Diplôme de master sanctionnant des études de 2e cycle, valorisables pour au moins 60 crédits, délivré par une université ou une Haute Ecole
   • Certificats délivrés aux lauréats de l'Ecole royale militaire qui peuvent porter le titre d'ingénieur civil ou de licencié/master.​
   • (Vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français ? Vous trouverez les infos concernant la participation sur notre page dédiée.)
5. Pas avoir obtenu la mention « insuffisant» " à votre dernière évaluation.

En bref :

1. Nous examinons vos conditions de participation.
2. Vous passez un casus informatisé au SPF BOSA à Bruxelles.
3. Vous passez un entretien au SPF BOSA à Bruxelles.

Une description complète de la procédure peut être trouvée dans la description de fonction détaillée.

Important :

• Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening’ de votre compte en ligne afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• Les tests peuvent être organisés en présentiel ou à distance par vidéoconférence. Cette information est indiquée en regard de chaque étape.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d’inscription mentionnée dans l’onglet ‘Mes procédures de screening’. Passé ce délai, si vous n’êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d’organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l’épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne mentionnée dans la rubrique «Personnes de contact» le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.
• Si vous ne réussissez pas une étape particulière, la procédure prend fin et vous n’êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Égalité des chances et aménagements raisonnables :

L’Administration fédérale mène une politique active en matière de diversité.

Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ? Vous pouvez demander à bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Consultez notre page dédiée aux aménagements raisonnables pour plus d’informations.

Facilités proposées aux personnes enceintes ou qui allaitent :

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant ? Dans ce cas également, vous pourrez demander à obtenir des facilités. Vous trouvez de plus amples informations sur cette page dédiée aux égalité des chances.

Etape 1 – Screenings des conditions de participation

Vous serez admis à la sélection si vous remplissez les conditions de participation (voir rubrique ‘Conditions de participation’) et si vous introduisez votre candidature de manière correcte (voir rubrique ‘Postuler’). La vérification de ce point sera assurée par le service du personnel dont vous relevez.

Étape 2: Screening spécifique - PC (3h)

Les compétences suivantes seront mesurées à l'aide d'un casus:

• Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Diriger les collaborateurs: Vous donnez des instructions claires, suivez et dirigez les résultats des collaborateurs et vous vous s'assurer que tout le monde adopte un comportement adéquat.
• Bonne connaissance appliquée de la réglementation et de la législation applicable aux différentes catégories du personnel de l'administration fédérale ainsi que les méthodes de calcul des salaires.
• Bonne connaissance des processus et procédures propres au traitement des dossiers du personnel ainsi que le fonctionnement et la procédure de travail établis avec les services périphériques dans le cadre du traitement des dossiers du personnel (Medex, etc.).
• Vous vous exprimez par écrit de manière claire et compréhensible et rapportez les données de manière correcte.

   

Cette épreuve se déroulera le jeudi 17 octobre 2024 (sous réserve). Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. .Attention : pour cette épreuve il n’y aura qu’une seule session prévue.

Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

Cette épreuve est éliminatoire. Les candidats ne seront admis à l'étape suivante de la procédure de sélection que s'ils la réussissent.

Après réception de votre résultat à cette épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit.

Étape 3: Screening spécifique - entretien (1h20)

L'entretien évalue si vos compétences comportementales et techniques (voir rubrique ‘Compétences’) répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

Votre C.V. dans votre compte en ligne sera utilisé comme information complémentaire lors de l’entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 60 points sur 100.

Cette épreuve se déroulera vers la semaine du 11 au 18 novembre (sous réserve).

Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Pour réussir cette épreuve particulière, vous devez réussir chaque étape du screening spécifique et vous devez obtenir au minimum 110/200 pour l’ensemble de ces étapes (Étape 2 - Screening spécifique - PC + Étape 3: Screening spécifique - entretien).

Classement

Les lauréats seront classés selon les points obtenus à l’épreuve particulière (série 3). En cas d’égalité, la priorité sera donnée au lauréat qui, à la date à laquelle les conditions de participation devaient être remplies, avait la plus grande ancienneté de niveau et puis de service.

La liste de lauréats sera valable pendant 2 ans et sera consultée dès que les besoins de la Direction Générale de Persopoint le nécessiteront.

Vous souhaitez postuler ? Complétez votre CV en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre connaissance de toutes les informations indispensables et pour vous préparer au mieux. 

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au lundi 30 septembre 2024 inclus.

Vous postulez pour cette accession via votre compte en ligne. Nous fournissons à votre service du personnel une liste des candidats inscrits. Votre service du personnel vérifie les conditions de participation. Si vous satisfaites aux conditions de participation, vous serez admis à la procédure de sélection. Si vous n’avez pas encore de compte, vous devez le créer avant la date limite d’inscription.

Si vous ne l’avez pas encore fait, fournissez les document nécessaires afin de prouver que vous satisfaites les conditions de participation (voir rubrique « conditions de participations ») à votre service de personnel.

ATTENTION: Toute inscription introduite en dehors du délai fixé sera refusée (voir date limite d’inscription).

Tests et résultats

Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne.

Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Un compte-rendu de vos résultats ?

Après chaque étape de screening, vous pouvez obtenir une motivation de vos résultats. Pour certains tests, cette motivation apparaît automatiquement dans votre compte en ligne.

Pour d'autres, vous pouvez la demander via la personne de contact pour la procédure.

Tests et évaluation ?

Sur notre site web, vous trouverez plus d’info sur le déroulement des tests et comment vous préparer.

Vous pouvez y aussi consulter plus d’informations concernant nos méthodes d’évaluation.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?

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