BFG24135 - HR Officer Senior (m/f/x)

En tant que HR Officer Senior, vous effectuez les tâches suivantes:

1) En tant que gestionnaire de dossiers, vous assurez avec vos collègues au sein de votre équipe la gestion d'un portefeuille de dossiers d'administration des salaires et du personnel pour un client ou un groupe de clients. Dans ce cadre, vous traitez les dossiers conformément à la réglementation en vigueur et aux processus et procédures internes de PersoPoint, et ce, dans le but d'apporter un service professionnel et ponctuel aux clients.

• Vous êtes responsable de la gestion administrative de l'ensemble du dossier des salaires et du personnel des membres du personnel de votre portefeuille.      

• Vous vous assurez de la conformité des demandes à la réglementation en vigueur. 

• Vous demandez les données dont vous avez besoin auprès du client concerné ou de l'utilisateur final.

• Vous tirez des conclusions sur la base des données et des demandes rassemblées afin de réaliser les actions qui vous incombent (octroi de droits, remise d'un avis, préparation des documents appropriés).

• Vous traitez les données et/ou les modifications dans le(s) système(s) informatique(s) indiqué(s) en veillant à la qualité des données. 

• Vous fournissez au service du personnel/client et/ou au membre du personnel les documents et/ou rapports appropriés.

• Vous transmettez les données et les instructions éventuelles dans les délais convenus au(x) service(s) indiqué(s) (MEDEX, etc.)

• Vous assurez le contrôle des données transmises et y apportez des corrections au besoin.

• Vous assurez le suivi du traitement des dossiers de A à Z tant au niveau de l’administration du personnel que des salaires depuis l’encodage dans les bases de données jusqu’à la paie.

2) En tant que collaborateur, vous êtes responsable du traitement des questions des clients (services du personnel des SPF) et des membres du personnel.

• Vous répondez aux questions qui vous sont transmises par ticket ou par téléphone conformément aux directives et aux normes internes PersoPoint.

• En fonction de la nature de la demande, vous en assurez vous-même la gestion ou la transmettez à un autre gestionnaire de dossier ou à un expert.

• Vous apportez une assistance de première ligne dans le domaine ESS/MSS et Sago (outil ticketing).

3) En tant que collaborateur PersoPoint, vous contribuez à l'amélioration continue du fonctionnement et des processus internes ainsi que de la qualité des services fournis aux clients.

• Vous participez activement au(x) groupe(s) de travail interne(s) afin de documenter et/ou d'améliorer les procédures de travail et de les tester.
• Vous intégrez le travail numérique à vos méthodes de travail et invitez les clients et les membres du personnel à en faire de même.
• Vous veillez à tenir compte du feed-back des clients et à en discuter lors des concertations d'équipe.

4) En tant que senior, vous êtes tenu de collaborer activement à la gestion et au partage des connaissances au sein de votre équipe et de veiller au perfectionnement et à l'enrichissement de vos propres connaissances tant avec vos collègues néerlandophones que francophones.

• Vous partagez avec vos collègues toutes les informations pertinentes susceptibles de les intéresser. Dans ce cadre, vous prenez des initiatives pour organiser des réunions des sessions d’information, etc.
• Vous êtes le premier point de contact pour vos collègues HR Officer pour les questions opérationnelles.
• Vous veillez à rester au fait des dernières évolutions en matière d'analyse et d'interprétation de textes officiels (statut, arrêtés, circulaires, etc.)
• Vous assistez et accompagnez les nouveaux collègues afin de faciliter leur accueil et leur intégration au sein de l'équipe (mentor)
• Vous suivez des formations dans le cadre de votre développement personnel.
• Vous participez aux réseaux des HR Officer Senior

En fonction de vos centres d'intérêt et de vos compétences, vous pouvez également assumer les rôles suivants au sein de PersoPoint. Vous pouvez le faire une fois, temporairement ou plus régulièrement.

• Dispenser des formations relatives à vos domaines d’expertise et ce, tant à des collaborateurs internes/collègues, qu’à des utilisateurs finaux et à des clients en collaboration / sur demande de l’équipe BOFA.

• Chef de projet/ collaborateur de projet/ assistant chef de projet : en fonction des projets qui se présentent

5) Le coordinateur d’équipe peut compter sur vous pour lui apporter votre soutien dans les tâches du quotidien, et vous assurez son back-up lors de ses absences y compris pour mener les réunions d’équipe mais aussi dans les différents contacts avec les clients (réunions, gestion des plaintes, etc.)

Plus d’info sur la fonction ?

Retrouvez les coordonnées utiles dans l'onglet "Informations supplémentaires - personnes de contact".

Il y a actuellement 1 poste vacant chez la DG Persopoint du SPF Stratégie et Appui (BOSA) (WTC III - Boulevard Simon Bolivar, 30 à 1000 Bruxelles). Ce nombre peut être amené à évoluer en fonction des besoins de la DG.

En tant que Secrétariat Fédéral, la DG PersoPoint s’occupe de l’administration des salaires et du personnel de multiples organisations fédérales. PersoPoint offre à ses clients un catalogue de services en matière d’administration salariale, d’administration du personnel, de dossiers du personnel numérisés, d’avis juridique et de rapportage.

Le Service public fédéral Stratégie et Appui (SPF BOSA) assiste le gouvernement et soutient les organisations fédérales dans différents domaines : IT, RH, gestion de l’organisation et politique d’intégrité, budget, comptabilité et marchés publics.

Compétences comportementales

• Travailler en équipe: Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Agir de manière orientée service : Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Faire preuve de fiabilité : Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
• Soutenir: Accompagner les autres, sert de modèle et les soutenir dans leur fonctionnement quotidien.

Compétences techniques

• 
  

  Très bonne connaissance des processus, des procédures,  des outils (informatiques) et systèmes internes propres au traitement des dossiers du personnel ainsi que des applications bureautiques de base (Word-Excel)

   

• Très bonne connaissance de la réglementation et de la législation applicable aux différentes catégories du personnel de l'administration fédérale ainsi que les méthodes de calcul des salaires.

• Vous vous exprimez oralement de manière claire et compréhensible et rapportez les données de manière correcte.
• Vous vous exprimez par écrit de manière claire et compréhensible et rapportez les données de manière correcte.

Votre motivation est considérée comme particulièrement importante pour la fonction et pèse plus lourd dans la note finale (x2).

Atouts

• Vous travaillez dans un environnement de travail bilingue. La connaissance du néerlandais est donc un atout.

• Vous évaluez correctement les futurs défis potentiels et, en fonction de ceux-ci, entreprenez les actions adéquates.

• Vous élaborez des plans d’actions efficaces, les structurez en étapes logiques, en fonction du temps disponible et des priorités ; y associer efficacement les ressources requises.
• Dans les périodes difficile vous vous focalisez sur le résultat, en contrôlant vos émotions et en adoptant une attitude constructive face à la critique.

Votre profil :

1. Être agent définitif nommé au sein du SPF BOSA et titulaire d'un grade du niveau B ou C.
2. Être dans une position administrative où vous pouvez faire valoir vos titres à l’accession
3. Avoir réussi la première série d'épreuves d’accession A.
4. Avoir réussi (ou être dispensé de) la deuxième série d'épreuves, quatre cours d'au moins 4 crédits ECTS figurant au programme des masters d'une université ou d'une haute école ou être titulaire d'un diplôme donnant accès au niveau A.
5. Pas avoir obtenu la mention « insuffisant» " à votre dernière évaluation.

Vous pouvez retrouver la description complète des conditions de participation et du profil de la fonction dans la description de fonction détaillée.

Pour participer à cette sélection, vous devez au plus tard à la date limite d'inscription :

• remplir votre compte en ligne
• répondre aux conditions suivantes :

1. 1. Être agent définitif nommé au sein du SPF BOSA et titulaire d'un grade du niveau B ou C.
   2. Être dans une position administrative où vous pouvez faire valoir vos titres à l’accession
   3. Avoir réussi la première série d'épreuves d’accession A (ou être dispensé du screening générique niveau A).
   4. Avoir réussi (ou être dispensé de) la deuxième série d'épreuves, quatre cours d'au moins 4 crédits ECTS figurant au programme des masters d'une université ou d'une haute école ET dont le contenu a été validé par le département des ressources humaines d'une organisation fédérale (document téléchargeable à partir de votre profil).
      ou
      Être titulaire d'un diplôme donnant accès au niveau A:
      • Diplôme de licencié, docteur, pharmacien, agrégé, ingénieur, ingénieur industriel, architecte, maître (diplôme de base du 2e cycle) reconnus et délivrés par les universités belges et les établissements d'enseignement supérieur de type long, après au moins 4 ans d'études ou par un jury de l'Etat ou de l'une des Communautés.
      • Diplôme de master sanctionnant des études de 2e cycle, valorisables pour au moins 60 crédits, délivré par une université ou une Haute Ecole
      • Certificats délivrés aux lauréats de l'Ecole royale militaire qui peuvent porter le titre d'ingénieur civil ou de licencié/master.​
      • (Vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français ? Vous trouverez les infos concernant la participation sur notre page dédiée.)
   5. Pas avoir obtenu la mention « insuffisant» " à votre dernière évaluation.

En bref :

1. Nous examinons vos conditions de participation.
2. Vous passez un casus informatisé au SPF BOSA à Bruxelles.
3. Vous passez un entretien au SPF BOSA à Bruxelles.

Une description complète de la procédure peut être trouvée dans la description de fonction détaillée.

Important :

• Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening’ de votre compte en ligne afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• Les tests peuvent être organisés en présentiel ou à distance par vidéoconférence. Cette information est indiquée en regard de chaque étape.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d’inscription mentionnée dans l’onglet ‘Mes procédures de screening’. Passé ce délai, si vous n’êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d’organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l’épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne mentionnée dans la rubrique «Personnes de contact» le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.
• Si vous ne réussissez pas une étape particulière, la procédure prend fin et vous n’êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Égalité des chances et aménagements raisonnables :

L’Administration fédérale mène une politique active en matière de diversité.

Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ? Vous pouvez demander à bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Consultez notre page dédiée aux aménagements raisonnables pour plus d’informations.

Facilités proposées aux personnes enceintes ou qui allaitent :

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant ? Dans ce cas également, vous pourrez demander à obtenir des facilités. Vous trouvez de plus amples informations sur cette page dédiée aux égalité des chances.

Etape 1 – Screenings des conditions de participation

Vous serez admis à la sélection si vous remplissez les conditions de participation (voir rubrique ‘Conditions de participation’) et si vous introduisez votre candidature de manière correcte (voir rubrique ‘Postuler’). La vérification de ce point sera assurée par le service du personnel dont vous relevez.

Étape 2: Screening spécifique - PC (2h30)

Les compétences suivantes seront mesurées à l'aide d'un casus:

• Très bonne connaissance des processus, des procédures, des outils (informatiques) et systèmes internes propres au traitement des dossiers du personnel
• Très bonne connaissance de la réglementation et de la législation applicable aux différentes catégories du personnel de l'administration fédérale ainsi que les méthodes de calcul des salaires.
• Vous vous exprimez par écrit de manière claire et compréhensible et rapportez les données de manière correcte.

Cette épreuve se déroulera le jeudi 17 octobre 2024 (sous réserve). Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. .Attention : pour cette épreuve il n’y aura qu’une seule session prévue.

Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 60 points sur 100.

Cette épreuve est éliminatoire. Les candidats ne seront admis à l'étape suivante de la procédure de sélection que s'ils la réussissent.

Après réception de votre résultat à cette épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit.

Étape 3: Screening spécifique - entretien (1h20)

L'entretien évalue si vos compétences comportementales et techniques (voir rubrique ‘Compétences’) répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

Votre C.V. dans votre compte en ligne sera utilisé comme information complémentaire lors de l’entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 60 points sur 100.

Cette épreuve se déroulera vers la semaine du 11 au 18 novembre (sous réserve).

Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Pour réussir cette épreuve particulière, vous devez réussir chaque étape du screening spécifique et vous devez obtenir au minimum 120/200 pour l’ensemble de ces étapes (Étape 2 - Screening spécifique - PC + Étape 3: Screening spécifique - entretien).

Classement

Les lauréats seront classés selon les points obtenus à l’épreuve particulière (série 3). En cas d’égalité, la priorité sera donnée au lauréat qui, à la date à laquelle les conditions de participation devaient être remplies, avait la plus grande ancienneté de niveau et puis de service.

La liste de lauréats sera valable pendant 2 ans et sera consultée dès que les besoins de la Direction Générale de Persopoint le nécessiteront.

Vous souhaitez postuler ? Complétez votre CV en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre connaissance de toutes les informations indispensables et pour vous préparer au mieux. 

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au lundi 30 septembre 2024 inclus.

Vous postulez pour cette accession via votre compte en ligne. Nous fournissons à votre service du personnel une liste des candidats inscrits. Votre service du personnel vérifie les conditions de participation. Si vous satisfaites aux conditions de participation, vous serez admis à la procédure de sélection. Si vous n’avez pas encore de compte, vous devez le créer avant la date limite d’inscription.

Si vous ne l’avez pas encore fait, fournissez les document nécessaires afin de prouver que vous satisfaites les conditions de participation (voir rubrique « conditions de participations ») à votre service de personnel.

ATTENTION: Toute inscription introduite en dehors du délai fixé sera refusée (voir date limite d’inscription).

Tests et résultats

Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne.

Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Un compte-rendu de vos résultats ?

Après chaque étape de screening, vous pouvez obtenir une motivation de vos résultats. Pour certains tests, cette motivation apparaît automatiquement dans votre compte en ligne.

Pour d'autres, vous pouvez la demander via la personne de contact pour la procédure.

Tests et évaluation ?

Sur notre site web, vous trouverez plus d’info sur le déroulement des tests et comment vous préparer.

Vous pouvez y aussi consulter plus d’informations concernant nos méthodes d’évaluation.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?

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