Collaborateur staff - Administrateur délégué (m/f/x)

RAVI DE VOUS AVOIR PARMI NOUS ! En tant que Collaborateur Staff, vous assurez le soutien à l’Administrateur délégué au niveau organisationnel, administratif et politique afin d’atteindre les objectifs des services de l’Administrateur délégué et de l’organisation.

• Vous surveillez la circulation des dossiers et vous gardez un œil sur les délais fixés ;

• Vous préparez des dossiers, vous examinez des dossiers et vous vérifiez des dossiers en tenant compte des réglementations pertinentes et/ou d'autres aspects techniques ;
• Vous rapportez à l’Administrateur délégué, aux collaborateurs et aux différents services ;
• Vous coordonnez le travail du secrétariat en utilisant des applications informatiques courantes ;
• Vous assistez aux réunions et en rédigez les procès-verbaux en fonction de la répartition des tâches au sein de l'équipe (par exemple RC ou le comité de direction, coordination) ; 
• Vous êtes un point de contact pour les services de soutien des différents DG ;
• Vous apportez un soutien à la communication interne ;
• Vous vérifiez les tableaux de bord pour suivre les objectifs opérationnels, les audits et les actions de l'équipe ;
• Vous suivez les réponses envoyées à l’Administrateur délégué via les applications prévues à cet effet ;
• Vous êtes responsable du reporting aux différents directeurs en respectant les délais demandés ;

• Vous suivez les questions et réponses parlementaires ;

• Vous soutenez la coordination au sein des services de l’Administrateur délégué ;
• Vous participez aux projets transversaux soutenus par les services de l’Administrateur délégué ;
• En fonction de la répartition des tâches au sein de l'équipe, vous suivez l'évolution des projets, des processus et des KPI.

Vous avez des questions sur le contenu du poste ?

Vous trouverez nos coordonnées dans la rubrique "plus d'infos - contacts".

Il y a 1 poste vacant en tant que Collaborateur staff au sein des services de l’Administrateur délégué au siège de l'Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire (AFSCA) (Boulevard du Jardin Botanique 55, 1000 Bruxelles).

Le staff de l'Administrateur délégué est chargé de la coordination générale et du secrétariat des Comités : rapportage des réunions du comité de direction de l'AFSCA, du comité de concertation de base (syndicats), du comité consultatif, etc.

L'AFSCA a pour principales missions :

• Le contrôle, l'examen et l'expertise des denrées alimentaires et de leurs matières premières à tous les stades de la chaîne alimentaire;
• Le contrôle et l'expertise lors de la production, de la transformation, de la conservation, du transport, du commerce, de l'importation et de l'exportation des denrées alimentaires et de leurs matières premières, ainsi que des sites où se passent ces opérations;
• L'octroi des agréments et des autorisations pour pouvoir exercer certaines activités dans la chaîne alimentaire;
• L'intégration, l'élaboration et le contrôle de systèmes de traçabilité et d'identification des denrées alimentaires et de leurs matières premières dans la chaîne alimentaire ainsi que leur contrôle;
• La communication avec les secteurs et consommateurs.

Pour assurer ses diverses missions, l'Agence fédérale pour la sécurité de la Chaîne alimentaire s'appuie sur 4 Directions générales : la DG Politique du Contrôle, la DG Contrôle, la DG des Services généraux et la DG des Laboratoires.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l'AFSCA, regardez notre vidéo d'entreprise, consultez les chiffres clés de l'AFSCA, nos activités en 2022 et nos valeurs.

Compétences comportementales

• Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Agir de manière orientée service : Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Développer des collaborateurs: Vous accompagnez les collaborateurs dans leur développement et vous leur fournissez un feed-back orienté vers leur fonctionnement (prestations et développement).
• Conseiller: Vous fournissez des conseils à vos interlocuteurs et développez avec eux une relation de confiance basée sur votre expertise.

Compétences techniques

• Vous avez une bonne connaissance des principes de base de la gestion de projet.
• Communication orale et écrite : Vous êtes capable de vous exprimer, tant par écrit qu'oralement, de manière claire et compréhensible et vous êtes capable de rapporter les données de manière correcte.

Une bonne motivation est également importante.

Attention ! Les compétences en gras et votre motivation sont considérées comme particulièrement importantes pour la fonction.

Les compétences "Travailler en équipe", "Agir de manière orientée service" et "Conseiller", les compétences techniques "Agir de manière orientée service" et "Communication orale et écrite" et votre motivation ont une valeur plus importante dans le score final (X2).

Si la compétence technique "Vous avez une bonne connaissance des principes de base de la gestion de projet" ne répond pas aux exigences de cette fonction, vous ne pourrez pas réussir cette sélection. 

Atouts

• Vous avez une bonne connaissance du fonctionnement d'une administration.
• Vous avez une bonne connaissance du logiciel Office.
• Votre environnement de travail est entièrement bilingue. Votre connaissance du néerlandais est un plus.
• Vous êtes flexible.

Votre profil :

• Vous êtes éligible pour participer à la 3e série (sélection spécifique pour le poste) du parcours d'accession vers le niveau A.

Vous pouvez retrouver la description complète des conditions de participation et du profil de la fonction dans la description de fonction détaillée.

Pour participer à cette sélection, vous devez au plus tard à la date limite d'inscription :

• remplir votre compte en ligne
• répondre aux conditions suivantes :

1. 1. Être agent définitif nommé au sein de l'AFSCA et titulaire d'un grade du niveau B ou C.
   2. Être dans une position administrative où vous pouvez faire valoir vos titres à l’accession
   3. Avoir réussi la première série d'épreuves d’accession A (ou être dispensé du screening générique niveau A).
   4. Avoir réussi (ou être dispensé de) la deuxième série d'épreuves, quatre cours d'au moins 4 crédits ECTS figurant au programme des masters d'une université ou d'une haute école
      ou
      Être titulaire d'un diplôme donnant accès au niveau A:
      • Diplôme de licencié, docteur, pharmacien, agrégé, ingénieur, ingénieur industriel, architecte, maître (diplôme de base du 2e cycle) reconnus et délivrés par les universités belges et les établissements d'enseignement supérieur de type long, après au moins 4 ans d'études ou par un jury de l'Etat ou de l'une des Communautés
      • Diplôme de master sanctionnant des études de 2e cycle, valorisables pour au moins 60 crédits, délivré par une université ou une Haute Ecole
      • Certificats délivrés aux lauréats de l'Ecole royale militaire qui peuvent porter le titre d'ingénieur civil ou de licencié/master.
      • (Vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français ? Vous trouverez les infos concernant la participation sur notre page dédiée.)
   5. Pas avoir obtenu la mention « insuffisant» " à votre dernière évaluation.

En bref :

1. Nous examinons si vous correspondez aux conditions de participation.
2. Vous passez un entretien avec un cas pratique à l'AFSCA (Centre administratif Botanique, Food Safety Center, Boulevard du Jardin Botanique 55, B-1000 Bruxelles)

Important :

• Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening’ de votre compte en ligne afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• Les tests peuvent être organisés en présentiel ou à distance par vidéoconférence. Cette information est indiquée en regard de chaque étape.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d’inscription mentionnée dans l’onglet ‘Mes procédures de screening’. Passé ce délai, si vous n’êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d’organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l’épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne mentionnée dans la rubrique «Personnes de contact» le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.
• Si vous ne réussissez pas une étape particulière, la procédure prend fin et vous n’êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Égalité des chances et aménagements raisonnables :

L’Administration fédérale mène une politique active en matière de diversité.

Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ? Vous pouvez demander à bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Consultez notre page dédiée aux aménagements raisonnables pour plus d’informations.

Facilités proposées aux personnes enceintes ou qui allaitent :

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant ? Dans ce cas également, vous pourrez demander à obtenir des facilités. Vous trouvez de plus amples informations sur cette page dédiée aux égalité des chances.

Etape 1 – Screenings des conditions de participation

Vous serez admis à la sélection si vous remplissez les conditions de participation (voir rubrique ‘Conditions de participation’) et si vous introduisez votre candidature de manière correcte (voir rubrique ‘Postuler’). La vérification de ce point sera assurée par le service du personnel dont vous relevez.

Étape 2 : Screening spécifique - entretien (+/-1h + 1h de préparation préalable)

L'entretien évalue si vos compétences comportementales et techniques (voir rubrique ‘Compétences’) répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

L'épreuve orale sera précédée par une analyse de cas. Vous recevrez le temps nécessaire pour préparer ce cas. Il fera l'objet d'une discussion durant l'interview.

Votre C.V. dans votre compte en ligne sera utilisé comme information complémentaire lors de l’entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

Cette épreuve se déroulera entre la fin du mois d'aout et le début du mois de septembre 2024 en fonction de la disponibilité des membres du jury et des candidats (calendrier sous réserve).

Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Vous avez réussi la sélection particulière si vous obtenez au moins 50/100 (50%) pour l'étape 2.

Classement

Les lauréats seront classés selon les points obtenus à l’épreuve particulière (série 3). En cas d’égalité, la priorité sera donnée au lauréat qui, à la date à laquelle les conditions de participation devaient être remplies, avait la plus grande ancienneté de niveau, puis de service et enfin l'âge le plus élevé.

La liste de lauréats sera valable pendant 2 ans.

Vous souhaitez postuler ? Complétez votre CV en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre connaissance de toutes les informations indispensables et pour vous préparer au mieux. 

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 18 juillet 2024 inclus.

Vous postulez pour cette accession via votre compte en ligne. Nous fournissons à votre service du personnel une liste des candidats inscrits. Votre service du personnel vérifie les conditions de participation. Si vous satisfaites aux conditions de participation, vous serez admis à la procédure de sélection. Si vous n’avez pas encore de compte, vous devez le créer avant la date limite d’inscription.

Si vous ne l’avez pas encore fait, fournissez les document nécessaires afin de prouver que vous satisfaites les conditions de participation (voir rubrique « conditions de participations ») à votre service de personnel.

Nous procédons au screening du C.V. tel qu’il se trouve dans 'Mon Compte' à la date limite d’inscription. Nous procédons également au screening du diplôme et/ou arrêté de nomination que vous devez télécharger au moment de l’inscription.

ATTENTION: Toute inscription introduite en dehors du délai fixé sera refusée (voir date limite d’inscription).

Comment télécharger votre diplôme et/ou arrêté de nomination ?  
Vous pouvez télécharger votre diplôme ou votre arrêté de nomination dans votre C.V. en ligne (avant la date limite d’inscription) dans l’un des formats suivants : PDF, DOC,DOCX, JPG ou TIF. La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 MB. Si vous ne parvenez pas à télécharger votre diplôme, vous pouvez également en envoyer une copie à la personne de contact pour la procédure de screening (voir la rubrique ‘contact’) en mentionnant votre numéro de registre national, votre nom, votre prénom et le numéro de la sélection. 

Tests et résultats

Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne.

Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Un compte-rendu de vos résultats ?

Après chaque étape de screening, vous pouvez obtenir une motivation de vos résultats. Pour certains tests, cette motivation apparaît automatiquement dans votre compte en ligne.

Pour d'autres, vous pouvez la demander via la personne de contact pour la procédure.

Tests et évaluation ?

Sur notre site web, vous trouverez plus d’info sur le déroulement des tests et comment vous préparer.

Vous pouvez y aussi consulter plus d’informations concernant nos méthodes d’évaluation.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?

Envoyez une plainte via ce lien.