Gestionnaire de dossiers scientifiques (m/f/x)

Vous souhaitez renforcer les divisions Délivrance ou Vigilance en tant que gestionnaire de dossiers scientifiques ? Nous vous invitons alors à consulter cette offre d'emploi !

En tant que gestionnaire de dossiers au sein de la division Délivrance vous effectuez les tâches suivantes :

• En tant qu'expert, vous êtes responsable en première ligne de la gestion scientifique de la boîte mail « pharmacy » et vous préparez les réponses aux questions des parties prenantes externes dont la division Délivrance est responsable, principalement les pharmaciens, les vétérinaires, les autres professionnels de la santé et les patients.
• En tant que gestionnaire de données, vous participez à la mise en place d'un système d'enregistrement pour chaque demande d'information émanant d'une partie prenante, c'est-à-dire les questions dans la boîte mail "Pharmacy", les plaintes officielles, les questions parlementaires, … en collaboration avec l'assistant administratif.
• Vous participez aux réunions des différentes équipes au sein de la division Délivrance ainsi qu' aux réunions avec les divisions concernées de l’AFMPS et les parties prenantes externes. Le cas échéant, vous rédigez le procès-verbal de la réunion. Si possible, vous assurez également le suivi nécessaire.
• Vous assistez le management dans la gestion des données (KPI, activités, etc.) de la division Délivrance et vous vous occupez du rapportage aux autres services de l’AFMPS.
• En tant que gestionnaire de dossiers, vous gérez les dossiers dans le cadre des avis de transfert et/ou de fermeture (temporaire) de pharmacies ainsi que des dossiers notification des dépôts vétérinaires. Vous pouvez également rédiger vous-même des avis.

En tant que gestionnaire de dossiers au sein de la division Vigilance, cellule gestion de dossiers pharmacovigilance et effets indésirables vous effectuez les tâches suivantes :

• Gestion de dossiers PRAC: PSUSA, nouvelles demandes d’autorisation, signaux, referrals, PASS.
• Gestion de dossiers de Vigilance nationaux: PSURs, réévaluations bénéfices/risques …
• Personne de contact dans le cadre de dossiers internes et externes.
• Suivre les aspects régulatoires, par exemple changements dans le cadre de dossiers PRAC.
• Assister à des réunions (Safety Board, réunions de la cellule, autres).

• Rédiger des comptes-rendus.

• Savoir travailler en collaboration avec des collègues et savoir travailler de manière autonome.

Pour ces deux fonctions, la connaissance de l'arrêté royal du 14 décembre 2006 relatif aux médicaments à usage humain et vétérinaire - Partie 1 : Médicaments à usage humain (art. 1 à 140) est essentielle.

Plus d’info sur la fonction ?

Retrouvez les coordonnées utiles dans l'onglet "Informations supplémentaires - personnes de contact".

Deux postes sont à pourvoir au sein de l'AFMPS, l'un au sein de la division Délivrance de la DG INSPECTION, l'autre au sein de la division Vigilance de la DG POST.

L’AFMPS joue un rôle essentiel dans la protection de la santé publique en respectant sa mission :

1. Assurer, de leur conception à leur utilisation, la qualité, la sécurité et l’efficacité :

• des médicaments à usage humain et vétérinaire, en ce compris les médicaments homéopathiques et à base de plantes, les préparations magistrales et les préparations officinales ;
• des produits de santé, dont les dispositifs médicaux et accessoires, et des matières premières destinées à la préparation et à la production des médicaments.

2. Assurer, de leur prélèvement à leur utilisation, la qualité, la sécurité et l’efficacité :

• de toutes les opérations effectuées avec le sang, les cellules et les tissus, qui sont également définis comme des produits de santé.

La culture organisationnelle est basée sur la confiance, l'autonomie et la flexibilité dans le cadre d'un travail orienté vers les résultats et le respect des collègues et des clients.

Vous trouverez plus d'informations sur l'AFMPS sur son site web.

Compétences comportementales

• Travailler en équipe : vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Agir de manière orientée service : vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• S’auto développer : vous planifiez et gérez de manière active votre propre développement en fonction de vos possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances.

Compétences techniques

Vous avez une bonne connaissance de la législation relative aux divisions Délivrance et Vigilance

Une bonne motivation est également importante.

Attention ! La compétence "Vous avez une bonne connaissance de la législation relative aux divisions Délivrance et de Vigilance" et votre motivation sont considérées comme particulièrement importantes pour la fonction et ont une valeur plus importante dans le score final (x2).

Atouts

• Vous avez une bonne connaissance du néerlandais, car vous ferez partie d'une équipe bilingue.
  Vous avez une bonne connaissance de l'anglais, compte tenu du contexte international du poste.

Votre profil :

• Vous remplissez les conditions pour être promu au niveau A ;
• Vous avez une bonne motivation et une bonne connaissance de la législation relative aux divisions Délivrance et Vigilance ;
• Une bonne connaissance du néerlandais et de l'anglais est un atout.

Vous pouvez retrouver la description complète des conditions de participation et du profil de la fonction dans la description de fonction détaillée.

Pour participer à cette sélection, vous devez au plus tard à la date limite d'inscription :

• remplir votre compte en ligne
• répondre aux conditions suivantes :

1. 1. Être agent définitif nommé au sein de l'AFMPS et titulaire d'un grade du niveau B ou C.
   2. Être dans une position administrative où vous pouvez faire valoir vos titres à l’accession
   3. Avoir réussi la première série d'épreuves d’accession A (ou être dispensé du screening générique niveau A).
   4. Avoir réussi (ou être dispensé de) la deuxième série d'épreuves, quatre cours d'au moins 4 crédits ECTS figurant au programme des masters d'une université ou d'une haute école
      ou
      Être titulaire d'un diplôme donnant accès au niveau A:
      • Diplôme de licencié, docteur, pharmacien, agrégé, ingénieur, ingénieur industriel, architecte, maître (diplôme de base du 2e cycle) reconnus et délivrés par les universités belges et les établissements d'enseignement supérieur de type long, après au moins 4 ans d'études ou par un jury de l'Etat ou de l'une des Communautés
      • Diplôme de master sanctionnant des études de 2e cycle, valorisables pour au moins 60 crédits, délivré par une université ou une Haute Ecole
      • Certificats délivrés aux lauréats de l'Ecole royale militaire qui peuvent porter le titre d'ingénieur civil ou de licencié/master.
      • (Vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français ? Vous trouverez les infos concernant la participation sur notre page dédiée.)
   5. Pas avoir obtenu la mention « insuffisant» " à votre dernière évaluation.

En bref :

• Nous vérifions si vous remplissez les conditions de participation ;
• Vous passerez un entretien avec une étude de cas dans les bureaux de l'AFMPS.

Une description complète de la procédure peut être trouvée dans la description de fonction détaillée.

Important :

• Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening’ de votre compte en ligne afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• Les tests peuvent être organisés en présentiel ou à distance par vidéoconférence. Cette information est indiquée en regard de chaque étape.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d’inscription mentionnée dans l’onglet ‘Mes procédures de screening’. Passé ce délai, si vous n’êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d’organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l’épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne mentionnée dans la rubrique «Personnes de contact» le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.
• Si vous ne réussissez pas une étape particulière, la procédure prend fin et vous n’êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Égalité des chances et aménagements raisonnables :

L’Administration fédérale mène une politique active en matière de diversité.

Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ? Vous pouvez demander à bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Consultez notre page dédiée aux aménagements raisonnables pour plus d’informations.

Facilités proposées aux personnes enceintes ou qui allaitent :

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant ? Dans ce cas également, vous pourrez demander à obtenir des facilités. Vous trouvez de plus amples informations sur cette page dédiée aux égalité des chances.

Etape 1 – Screening des conditions de participation

Vous serez admis à la sélection si vous remplissez les conditions de participation (voir rubrique ‘Conditions de participation’) et si vous introduisez votre candidature de manière correcte (voir rubrique ‘Postuler’). La vérification de ce point sera assurée par le service du personnel dont vous relevez.

Étape 2 : Screening spécifique - entretien (+/- 1h + 1h de préparation préalable)

L'entretien évalue si vos compétences comportementales et techniques (voir rubrique ‘Compétences’) répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

L'épreuve orale sera précédée par une analyse de cas. Vous recevrez le temps nécessaire pour préparer ce cas. Il fera l'objet d'une discussion durant l'interview.

Votre C.V. dans votre compte en ligne sera utilisé comme information complémentaire lors de l’entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

Cette épreuve se déroulera en mai 2024 (sous réserve).

Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Classement

Les lauréats seront classés selon les points obtenus à l’épreuve particulière (série 3). En cas d’égalité, la priorité sera donnée au lauréat qui, à la date à laquelle les conditions de participation devaient être remplies, avait la plus grande ancienneté de niveau, puis de service et enfin l'âge le plus élevé.

La liste de lauréats sera valable pendant 2 ans.

Vous souhaitez postuler ? Complétez votre CV en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre connaissance de toutes les informations indispensables et pour vous préparer au mieux. 

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 29/04/2024 inclus.

Vous postulez pour cette accession via votre compte en ligne. Nous fournissons à votre service du personnel une liste des candidats inscrits. Votre service du personnel vérifie les conditions de participation. Si vous satisfaites aux conditions de participation, vous serez admis à la procédure de sélection. Si vous n’avez pas encore de compte, vous devez le créer avant la date limite d’inscription.

Si vous ne l’avez pas encore fait, fournissez les document nécessaires afin de prouver que vous satisfaites les conditions de participation (voir rubrique « conditions de participations ») à votre service de personnel.

ATTENTION: Toute inscription introduite en dehors du délai fixé sera refusée (voir date limite d’inscription).

Tests et résultats

Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne.

Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Un compte-rendu de vos résultats ?

Après chaque étape de screening, vous pouvez obtenir une motivation de vos résultats. Pour certains tests, cette motivation apparaît automatiquement dans votre compte en ligne.

Pour d'autres, vous pouvez la demander via la personne de contact pour la procédure.

Tests et évaluation ?

Sur notre site web, vous trouverez plus d’info sur le déroulement des tests et comment vous préparer.

Vous pouvez y aussi consulter plus d’informations concernant nos méthodes d’évaluation.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?

Envoyez une plainte via ce lien.