Gestionnaire de dossiers RH (m/f/x)

Vous assurez le suivi administratif des dossiers relatifs aux affaires administratives du personnel (In&Out, congés annuels/maternités/paternité, accidents du travail, maladie, temps partiel, pensions, promotions :

• vous traitez les demandes, questions et/ou plaintes qui dépassent le niveau des dossiers individuels dans les domaines propres.
• vous analysez les informations et formuler des propositions en adéquation avec les demandes faites par les interlocuteurs.
• vous coordonnez les contacts avec les partenaires externes (Medex, ONEM, Ethias,…).
• vous gérez l’ensemble des documents et informations propres à la cellule afin de pouvoir répondre aux questions des collaborateurs et/ou des contacts externes et de veiller à un transfert adéquat des informations.
• vous élaborez des documents pour lesquels une analyse est nécessaire et des liens doivent être faits entre différentes sources d’information.
• vous vous tenez informé des évolutions réglementaires/législatives et procédurales. Vous suivez des formations liées à votre expertise.
•  vous êtes responsable d’un ou plusieurs processus de gestion (ex : gestion des in/Through/out, gestion des absences pour maladies, gestion des prestations réduites) afin d’apporter un soutien effectif au responsable de la section dans le suivi et le contrôle qualité du (ou des) processus concerné(s).
• vous apportez également votre expertise aux collègues afin de les soutenir dans leur travail et dans le traitement des dossiers complexes

Plus d’info sur la fonction ?

Retrouvez les coordonnées utiles dans l'onglet "Informations supplémentaires - personnes de contact".

Il y a 1 poste vacant dans le Section HR Service Center (Front office) au département HR administration Finance & eHR des Services généraux de Support (avenue Galilée 5/01 - 1210 Bruxelles).

Les procédures BFG24061 et BNG24059 sont liées : il n'y a qu'un seul emploi vacant pour ces 2 procédures. 

Cette section est composée d’une équipe de gestionnaires de dossiers chargés du suivi
administratif des dossiers des membres du personnel, depuis l’entrée en service jusqu’au terme de
la relation statutaire ou contractuelle.  

L’objectif de cette section est d’offrir un service optimal à tous les membres du personnel, conformément aux statuts des membres du personnel statutaire et contractuel ainsi qu’au règlement de travail.

L’équipe est constitué de 9 collaborateurs administratifs (néerlandophones et francophones) sous la responsabilité d’un attaché, chef de la section.

Compétences comportementales

• Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Agir de manière orientée service : Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Atteindre les objectifs : Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

Compétences techniques

• Vous disposez d'une connaissance de l'arrêté royal relatif aux congés et aux absences accordés aux membres du personnel des administrations de l'Etat (AR 19/11/1998).
• Vous disposez d'une connaissance de l'arrêté royal relatif à la carrière pécuniaire des membres du personnel de la fonction publique fédérale (AR  25/10/2013).

Pour vous préparer, nous vous renvoyons aux documents repris en annexe: 

• Annexe 1 - extrait AR CONGE 19.11.1998
• Annexe 2 - extrait AR CARRIERE 25.10.2013

Une bonne motivation est également importante.

Attention ! Votre motivation est considérée comme particulièrement importante pour la fonction.

Votre motivation a une valeur plus importante dans le score final (x2).

Pour participer à cette sélection, vous devez au plus tard à la date limite d'inscription :

• remplir votre compte en ligne
• répondre aux conditions suivantes :

1. 1. Être agent définitif nommé au sein de l'INAMI et titulaire d'un grade du niveau C
   2. Être dans une position administrative où vous pouvez faire valoir vos titres à l’accession
   3. Avoir réussi l’épreuve générale d’une sélection comparative d’accession au niveau B (ex niveau 2+) ou avoir réussi les épreuves de la première série de l'accession au niveau A ou B
      ou
      Être détenteur d’un diplôme d’études donnant accès au niveau B (voir la liste exhaustive dans l’Arrêté Royal du 2 octobre 1937):
      • diplôme de l’enseignement supérieur de type court (formation de base d’un cycle, ex : graduat, bachelier professionnalisant) de plein exercice ou de promotion sociale
      • diplôme de candidat/bachelier de transition délivré après un cycle d’au moins deux années d’études
      • certificats attestant la réussite des deux premières années d’études de l’Ecole royale militaire
      • diplôme de l’enseignement maritime de cycle supérieur ou de l’enseignement artistique ou technique supérieur du 3ème, 2ème ou 1er degré de plein exercice
      • diplôme de géomètre expert immobilier ; de géomètre des mines ou diplôme d’ingénieur technicien.
      • (Vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français ? Vous trouverez les infos concernant la participation sur notre page dédiée.)

En bref :

1. Nous examinons les conditions de participation.
2. Vous passez un questionnaire à choix multiples (QCM) à l'INAMI.
3. Vous passez un entretien à l'INAMI.

Une description complète de la procédure peut être trouvée dans la description de fonction détaillée.

Important :

• Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening’ de votre compte en ligne afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• Les tests peuvent être organisés en présentiel ou à distance par vidéoconférence. Cette information est indiquée en regard de chaque étape.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d’inscription mentionnée dans l’onglet ‘Mes procédures de screening’. Passé ce délai, si vous n’êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d’organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l’épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne mentionnée dans la rubrique «Personnes de contact» le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.
• Si vous ne réussissez pas une étape particulière, la procédure prend fin et vous n’êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Égalité des chances et aménagements raisonnables :

L’Administration fédérale mène une politique active en matière de diversité.

Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ? Vous pouvez demander à bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Consultez notre page dédiée aux aménagements raisonnables pour plus d’informations.

Facilités proposées aux personnes enceintes ou qui allaitent :

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant ? Dans ce cas également, vous pourrez demander à obtenir des facilités. Vous trouvez de plus amples informations sur cette page dédiée aux égalité des chances.

Etape 1 – Screenings des conditions de participation

Vous serez admis à la sélection si vous remplissez les conditions de participation (voir rubrique ‘Conditions de participation’) et si vous introduisez votre candidature de manière correcte (voir rubrique ‘Postuler’). La vérification de ce point sera assurée par le service du personnel dont vous relevez.

Étape 2 : Screening spécifique - Questionnaire à choix multiples (+/- 45 min)

Les compétences techniques suivantes seront mesurées à l'aide d'un questionnaire à choix multiples:

• Vous disposez d'une connaissance de l'arrêté royal relatif aux congés et aux absences accordés aux membres du personnel des administrations de l'Etat (AR 19/11/1998).
• Vous disposez d'une connaissance générale de l'arrêté royal relatif à la carrière pécuniaire des membres du personnel de la fonction publique fédérale (AR  25/10/2013).

Cette épreuve se déroulera le 16 mai 2024 ou le 17 mai 2024 ou le 21 mai 2024 (sous réserve). Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Attention : pour cette épreuve il n’y aura qu’une seule session prévue.

Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

Après réception de votre résultat à cette épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit.

Étape 3 : Screening spécifique - entretien (+/- 1h)

L'entretien évalue si vos compétences comportementales (voir rubrique ‘Compétences’) répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

Votre C.V. dans votre compte en ligne sera utilisé comme information complémentaire lors de l’entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

Cette épreuve se déroulera vers la première quinzaine du mois de juin 2024 (sous réserve).

Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Pour réussir cette épreuve particulière, vous devez réussir chaque étape du screening spécifique et vous devez obtenir au moins 50% pour l’ensemble de ces étapes. 

Classement

Les lauréats seront classés, par groupe linguistique, selon les points obtenus. En cas d’égalité, la priorité sera donnée au lauréat qui, à la date à laquelle les conditions de participation devaient être remplies, avait la plus grande ancienneté de niveau, puis de service et enfin l'âge le plus élevé.

Une liste de lauréats valable sans limite dans le temps, sera établie après la sélection.

Vous souhaitez postuler ? Complétez votre CV en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre connaissance de toutes les informations indispensables et pour vous préparer au mieux. 

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 29 avril 2024 inclus.

Vous postulez pour cette accession via votre compte en ligne. Nous fournissons à votre service du personnel une liste des candidats inscrits. Votre service du personnel vérifie les conditions de participation. Si vous satisfaites aux conditions de participation, vous serez admis à la procédure de sélection. Si vous n’avez pas encore de compte, vous devez le créer avant la date limite d’inscription.

Si vous ne l’avez pas encore fait, fournissez les document nécessaires afin de prouver que vous satisfaites les conditions de participation (voir rubrique « conditions de participations ») à votre service de personnel.

ATTENTION: Toute inscription introduite en dehors du délai fixé sera refusée (voir date limite d’inscription).

Tests et résultats

Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne.

Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Un compte-rendu de vos résultats ?

Après chaque étape de screening, vous pouvez obtenir une motivation de vos résultats. Pour certains tests, cette motivation apparaît automatiquement dans votre compte en ligne.

Pour d'autres, vous pouvez la demander via la personne de contact pour la procédure.

Tests et évaluation ?

Sur notre site web, vous trouverez plus d’info sur le déroulement des tests et comment vous préparer.

Vous pouvez y aussi consulter plus d’informations concernant nos méthodes d’évaluation.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?

Envoyez une plainte via ce lien.