Expert administratif (m/f/x)

Vous appréciez le travail administratif et souhaitez apporter un soutien aux inspecteurs de la division Industrie de l'Agence fédérale des médicaments et des produits de santé ? Alors nous vous invitions à consulter l'offre d'emploi ci-dessous.

Vous épaulerez les inspecteurs GMP (bonnes pratiques de fabrication) et GCP (bonnes pratiques cliniques) dans la gestion des documents liés à leurs inspections. Vous apporterez également un soutien administratif au chef de la division Industrie.

Dans ce contexte vous serez amené.e à :

• gérer, suivre et archiver des documents liés aux inspections GMP et GCP (rapports d'inspections, risk assessments …) ;
• envoyer ces documents aux stakeholders, réceptionner et suivre en interne les questionnaires liées aux inspections (SPO050, 'Do and Tell') ;
• réceptionner et compiler des KPIs des inspections GMP et GCP ;
• compléter la base de données liées aux inspections GMP avec les données fournies par les inspecteurs ;
• réceptionner et traiter les demandes d'agréments comme QP, et des demandes de cumuls de fonction de QP ;
• apporter un support administratif aux inspecteurs pour les projets ponctuels en interne ou des projets à plus long terme comme par exemple, la création de tableaux et de bases de données (alimentation, maintien et suivi) ;
• apporter un soutien administratif aux gestionnaires de la division notamment pour le traitement des demandes d'analyse d'échantillons (réception des échantillons, encodage, envoi des échantillons, réception des rapports d'analyse, envoi aux inspecteurs).

Plus d’info sur la fonction ?

Retrouvez les coordonnées utiles dans l'onglet "Informations supplémentaires - personnes de contact".

Il y a un poste vacant dans la cellule Gestion de dossiers et Habilitation aux personnes de la Division Industrie au sein de la DG Inspection de l'AFMPS. La Division Industrie regroupe principalement les activités liées :

• aux inspections GMP (bonnes pratiques de fabrication) et GCP (bonnes pratiques cliniques),
• au traitement des défauts de qualité,
• à l’agrément des QP (personnes qualifiées),
• au traitement des échantillons de médicaments et matières premières à analyser. 

L’AFMPS joue un rôle essentiel dans la protection de la santé publique en respectant ses missions :

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Assurer, de leur conception à leur utilisation, la qualité, la sécurité et l’efficacité :

des médicaments à usage humain et vétérinaire, en ce compris les médicaments homéopathiques et à base de plantes, les préparations magistrales et les préparations officinales ;

des produits de santé, dont les dispositifs médicaux et accessoires, et des matières premières destinées à la préparation et à la production des médicaments.

Assurer, de leur prélèvement à leur utilisation, la qualité, la sécurité et l’efficacité :

de toutes les opérations effectuées avec le sang, les cellules et les tissus, qui sont également définis comme des produits de santé.

Sa culture organisationnelle est fondée sur la confiance, la liberté et la flexibilité dans le cadre d'un travail axé sur les résultats et le respect des collègues et des clients.

Vous trouverez de plus amples informations sur l'AFMPS sur son site web.

Compétences comportementales

• Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Agir de manière orientée service : Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Faire preuve de fiabilité : Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.

Une bonne motivation est également importante.

Attention ! La compétence en gras et votre motivation sont considérées comme particulièrement importantes pour la fonction et ont une valeur plus importante dans le score final (X2).

Atouts

• Connaissance passive du néerlandais en raison de l'environnement bilingue
• Connaissance de base des principes de GMP et GCP
• Bonne connaissance d’Excel et de PowerPoint

Votre profil :

Pour participer à cette sélection, vous devez au plus tard à la date limite d'inscription :

• remplir votre compte en ligne
• répondre aux conditions suivantes :

1. Être agent définitif nommé au sein de l'Agence fédérale des médicaments et des produits de santé et titulaire d'un grade du niveau C
2. Être dans une position administrative où vous pouvez faire valoir vos titres à l’accession
3. Avoir réussi l’épreuve générale d’une sélection comparative d’accession au niveau B (ex niveau 2+) ou avoir réussi les épreuves de la première série de l'accession au niveau A ou B
   ou
   Être détenteur d’un diplôme d’études donnant accès au niveau B

Vous pouvez retrouver la description complète des conditions de participation et du profil de la fonction dans la description de fonction détaillée.

Pour participer à cette sélection, vous devez au plus tard à la date limite d'inscription :

• remplir votre compte en ligne
• répondre aux conditions suivantes :

1. 1. Être agent définitif nommé au sein de l'Agence fédérale des médicaments et des produits de santé et titulaire d'un grade du niveau C
   2. Être dans une position administrative où vous pouvez faire valoir vos titres à l’accession
   3. Avoir réussi l’épreuve générale d’une sélection comparative d’accession au niveau B (ex niveau 2+) ou avoir réussi les épreuves de la première série de l'accession au niveau A ou B
      ou
      Être détenteur d’un diplôme d’études donnant accès au niveau B (voir la liste exhaustive dans l’Arrêté Royal du 2 octobre 1937):
      • diplôme de l’enseignement supérieur de type court (formation de base d’un cycle, ex : graduat, bachelier professionnalisant) de plein exercice ou de promotion sociale
      • diplôme de candidat/bachelier de transition délivré après un cycle d’au moins deux années d’études
      • certificats attestant la réussite des deux premières années d’études de l’Ecole royale militaire
      • diplôme de l’enseignement maritime de cycle supérieur ou de l’enseignement artistique ou technique supérieur du 3ème, 2ème ou 1er degré de plein exercice
      • diplôme de géomètre expert immobilier ; de géomètre des mines ou diplôme d’ingénieur technicien.
      • (Vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français ? Vous trouverez les infos concernant la participation sur cette page.)

En bref :

1. Nous examinons les conditions de participation
2. Vous passez un entretien en ligne (via Teams)

Une description complète de la procédure peut être trouvée dans la description de fonction détaillée.

Important :

• Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening’ de votre compte en ligne afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• Les tests peuvent être organisés en présentiel ou à distance par vidéoconférence. Cette information est indiquée en regard de chaque étape.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d’inscription mentionnée dans l’onglet ‘Mes procédures de screening’. Passé ce délai, si vous n’êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d’organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l’épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne mentionnée dans la rubrique «Personnes de contact» le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.
• Si vous ne réussissez pas une étape particulière, la procédure prend fin et vous n’êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Égalité de chances et aménagements raisonnables:

L’Administration fédérale mène une politique active en matière de diversité.

Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ? Vous pouvez bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Consultez notre page dédiée aux aménagements raisonnables.

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant ? Dans ce cas également, vous pourrez obtenir des aménagements. Vous trouvez de plus amples informations sur cette page dédiée aux égalité des chances.

Etape 1 – Screening des conditions de participation

Vous serez admis à la sélection si vous remplissez les conditions de participation (voir rubrique ‘Conditions de participation’) et si vous introduisez votre candidature de manière correcte (voir rubrique ‘Postuler’). La vérification de ce point sera assurée par le service du personnel dont vous relevez.

Étape 2 : Screening spécifique - entretien en ligne (+/-1h)

Ce test sera organisé à distance via Teams. Vous trouvez plus d’informations concernant des entretiens en ligne ici. 

L'entretien évalue si vos compétences comportementales (voir rubrique ‘Compétences’) répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

Votre C.V. dans votre compte en ligne sera utilisé comme information complémentaire lors de l’entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

Cette épreuve se déroulera vers la semaine du 19 au 23 juin 2023 (sous réserve).

Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Classement

Les lauréats seront classés, par groupe linguistique, selon les points obtenus. En cas d’égalité, la priorité sera donnée au lauréat qui, à la date à laquelle les conditions de participation devaient être remplies, avait la plus grande ancienneté de niveau, puis de service et enfin l'âge le plus élevé.

Une liste de lauréats valable sans limite dans le temps, sera établie après la sélection.

Vous souhaitez postuler ? Complétez votre CV en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre connaissance de toutes les informations indispensables et pour vous préparer au mieux. 

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 9 juin 2023 inclus.

Vous postulez pour cette accession via votre compte en ligne. Nous fournissons à votre service du personnel une liste des candidats inscrits. Votre service du personnel vérifie les conditions de participation. Si vous satisfaites aux conditions de participation, vous serez admis à la procédure de sélection. Si vous n’avez pas encore de compte, vous devez le créer avant la date limite d’inscription.

Si vous ne l’avez pas encore fait, fournissez les document nécessaires afin de prouver que vous satisfaites les conditions de participation (voir rubrique « conditions de participations ») à votre service de personnel.

ATTENTION: Toute inscription introduite en dehors du délai fixé sera refusée (voir date limite d’inscription).

Tests et résultats

Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne.

Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Tests et évaluation ?

Vous trouverez plus d’info sur le déroulement des tests et comment vous préparer via ce lien.

Plus d’informations concernant nos méthodes d’évaluation, vous pouvez trouver ici.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?

Envoyez une plainte ici.