Assistants administratifs (pénitentiaires) pour Haren/Bruxelles (m/f/x)

Que vous ayez déjà une expérience professionnelle, que vous soyez jeune diplômé ou que vous soyez sur le point de terminer vos études, le SPF Justice est à la recherche de nouveaux talents motivés dans le domaine administratif !

Nous offrons plusieurs postes en région bruxelloise et à Haren aussi bien dans le domaine pénitentiaire que pour notre administration centrale.

Attention, à travers cette sélection, plusieurs endroits sont concernés (sous réserve) : le village pénitentiaire de Haren, la Maison de détention de Forest, la Prison de Saint-Gilles et l’administration centrale à Bruxelles.   

Quels postes sont à pourvoir ?

1) Pour le village pénitentiaire de Haren, la maison de détention de Forest et la prison de Saint-Gilles (sous réserve) :

• Plusieurs postes d’assistants administratifs pénitentiaires pour les différents services de cet établissement pénitentiaire (Greffe, Service Personnel et Organisation (RH), Service Comptabilité) ;

2)

Pour l’administration centrale :

• Plusieurs postes d’assistants administratifs pour nos différentes directions générales (voir la rubrique « employeur »).

De manière générale, en qualité d’assistant administratif (pénitentiaire) vous réalisez des tâches administratives variées afin de soutenir un agent et/ou un service, et d’atteindre ainsi les objectifs fixés :

• Vous assurez le suivi des dossiers de manière autonome et/ou en collaboration avec vos collègues selon les législations et réglementations en vigueur ;
• Vous recueillez des informations et/ou documents nécessaires au traitement des dossiers dont vous êtes en charge ;
• Vous analysez, interprétez et vérifiez les données dont vous disposez ;
• Vous informez et renseignez les membres du personnel, les détenus et/ou les partenaires extérieurs sur des thématiques diverses ;
• Vous rédigez des documents divers et variés (procès-verbaux de réunion, courriers et courriels standards, etc.) à l’attention de différents interlocuteurs (clients internes et externes).

Comment participer ?

• Participez à cette sélection en cliquant sur le bouton “Postuler” ;
• Si vous répondez aux conditions de participation (voir rubrique « Conditions de participation »), vous participerez ensuite à une épreuve informatisée dont la réussite vous permet d’intégrer une réserve de lauréats ;
• Selon votre classement sur cette liste de lauréats, le SPF Justice vous proposera ensuite des offres d’emploi concrètes, avec une description plus précise de leur contexte professionnel. Pour certaines d’entre-elles, il est possible qu’un diplôme et/ou une expérience spécifique soient demandés ;
• Si ces offres d’emploi vous intéressent et que vous remplissez les conditions de participation supplémentaire, vous serez invité(e) à une épreuve complémentaire. Il s’agit en général d’un entretien oral où vous aurez l’occasion de démontrer vos compétences et votre motivation ;
• Vous réussissez ce test ? Vous êtes engagé(e) en fonction de votre classement !

Participez à cette sélection !
Tout ce qu’il vous reste à faire, est de vous inscrire à cette sélection. Si vous répondez aux conditions de participation (voir rubrique « conditions de participation »), vous serez invité(e) à passer une épreuve informatisée dont la réussite vous permettra d’intégrer la réserve de lauréats.

Certaines fonctions qui seront proposées impliquent un contact direct et visuel avec le public. Dans ce cas, la réglementation (articles 7 et 8 de l’Arrêté Royal du 2 octobre 1937) impose que le membre du personnel ne porte aucun signe visible de convictions religieuses, philosophiques, politiques ni syndicales afin de représenter le service public de façon neutre lors de ces contacts.

Plus d’info sur la fonction ?

Retrouvez les coordonnées utiles dans l'onglet "Informations supplémentaires - personnes de contact".

Au moins 50 postes d’assistant administratif (pénitentiaires) sont vacants au sein du SPF Justice. A travers cette sélection, vous pourriez être amené à travailler à Haren ou Bruxelles (administration centrale, Maison de détention de Forest ou Prison de Saint-Gilles (sous réserve)).   

Le SPF Justice offre à ses 27 000 collaborateurs un environnement professionnel agréable et une culture d’entreprise orientée vers le citoyen mais également vers ses propres collaborateurs. Ensemble, ceux-ci travaillent au quotidien pour une meilleure Justice.

La diversité des emplois, les défis et les nombreuses perspectives de carrière contribuent au bien-être de nos collaborateurs. En cela, notre organisation met l’accent sur l’échange de connaissances, le développement des talents et la réalisation des idées afin d’atteindre, ensemble, nos objectifs.

Notre engagement social est tout aussi essentiel à nos yeux. Le SPF Justice se veut une organisation ouverte et moderne qui évolue avec son temps et en tenant compte des changements de la société.

Mais comment se présente le SPF Justice ? 

D'une part, il existe les services centraux où vous allez retrouver différents services tels que : 

• La Team Support qui fournit divers services de soutien pour le bon fonctionnement du SPF Justice et de ses partenaires. Team Support est notamment responsable de la gestion des bâtiments, des marchés publics, des subventions, des frais de justice, du Registre central du casier judiciaire et du Moniteur belge.
• La Team HR qui est le moteur de la politique des ressources humaines et du développement de l’organisation pour le SPF Justice. Dans cette optique, le Team HR offre le cadre général ainsi que l’appui et l’expertise méthodologiques pour répondre aux besoins de l’organisation, des entités, des services P&O (Personnel et Organisation), des managers et des collaborateurs.

• La Team Budget qui établit le budget et gère la comptabilité pour le SPF Justice. Elle fournit des informations pertinentes en matière de gestion et contrôle que les moyens sont utilisés de manière efficiente et efficace

• La Team ICT qui a pour mission de soutenir le SPF Justice et l’ordre judiciaire de manière rapide, flexible et professionnelle. Elle comprend les besoins des clients et partenaires et veille à ce qu'ils bénéficient du meilleur soutien informatique possible.
• Les Services du Président qui fournissent un soutien stratégique au président du comité de direction et aux directions générales du SPF Justice.
• La direction générale Législation, Libertés et Droits fondamentaux (DGWL) qui conseille le ministre de la Justice dans les domaines qui relèvent de sa compétence. 
• D'autre part, la Direction générale des Etablissements pénitentiaires qui garantit une exécution conforme au droit, sûre, humaine et individualisée des peines et mesures privatives de liberté en vue d’un retour optimal dans la société. Elle est composée de différents services centraux et des différents établissements pénitentiaires.

Compétences comportementales

• Analyser l’information: Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information.
• Résoudre des problèmes: Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.
• Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Faire preuve de fiabilité : Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
• Atteindre les objectifs : Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

Aptitudes de raisonnement

• Capacité de contrôle et de classification de données administratives.

Votre profil :

• Vous avez un diplôme du secondaire supérieur

Vous pouvez retrouver la description complète des conditions de participation et du profil de la fonction dans la description de fonction détaillée.

Diplôme requis à la date limite d’inscription :

• Attestation de réussite de la 6ème année d'enseignement secondaire de plein exercice (général, technique, professionnel, en alternance, spécialisé) ;
• Certificat d'enseignement secondaire supérieur (général, technique, professionnel, en alternance, spécialisé) ou diplôme d'aptitude à l'enseignement supérieur ;
• Diplôme délivré après réussite de l'examen prévu à l'article 5 des lois sur la collation des grades académiques ;
• Diplôme ou certificat d'une section de l'enseignement secondaire supérieur de promotion sociale, délivré après un cycle d'au moins 750 périodes ;
• Certifications professionnelles de niveaux 3 et 4 du Cadre francophone de Certifications (CFC, VKS, CCCG).

Vous pouvez également participer si vous possédez un diplôme obtenu auparavant, assimilé à l’un des diplômes précités.

Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français, lisez les infos concernant la participation sur notre page dédiée.

Vous souhaitez postuler à une offre d’emploi dans une autre langue que celle de votre diplôme ?  Attention car dans certains cas, vous devrez démontrer votre maîtrise de cette langue via la réussite d’un test linguistique ! Inscrivez-vous alors dès que possible au test requis car l’obtention du certificat linguistique constitue une condition préalable à la sélection.  Vérifiez si vous êtes concerné·e en consultant les informations relatives au 'diplôme étranger ou dans une autre langue‘. 

Téléchargez votre diplôme dans la partie C.V. de votre compte en ligne au moment de l’inscription. Faute de quoi, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature.

Vous êtes agent statutaire francophone ?

Pour participer à cette sélection, vous devez être nommé :

• dans l’une des administrations fédérales ou dans l’un des parastataux repris dans l'arrêté royal du 15 janvier 2007 (le personnel de la SNCB et de la police fédérale ne font pas partie du champ d’application du marché interne), ou
• à l’Ordre judiciaire (hors magistrats, stagiaires judiciaires et assesseurs).

Le poste vacant est un poste C. Vous devez donc :

• soit être doté du niveau C
• soit avoir réussi la partie spécifique d’une sélection d’accession de niveau C et être sur la liste des lauréats
• soit être doté du niveau B 

Dans ce cas-ci, vous ne devez pas remplir les conditions liées au diplôme.

Téléchargez votre preuve de nomination valable (arrêté de nomination, extrait du Moniteur Belge, preuve de votre employeur, prestation de serment ou arrêté d'accession) avant la date limite d’inscription et mentionnez l’historique complet de votre expérience professionnelle, emploi actuel inclus. Si votre preuve de nomination ou de réussite a déjà été validée lors d’une procédure précédente, inutile de la télécharger à nouveau.

Si vous travaillez déjà au sein de l’institution qui recrute, vous entrez en service selon les principes de la mutation.

Vous êtes militaire de carrière francophone ?

Le poste vacant est un poste C. Vous devez donc :

• Télécharger une attestation de votre carrière militaire dans l’onglet ‘Diplômes’ de votre compte ‘Mon Compte’
• Contacter obligatoirement et dès votre inscription la personne mentionnée dans la rubrique ‘Personnes de contact’ afin de vérifier les équivalences de niveau.

Dans ce cas-ci, vous ne devez pas remplir les conditions liées au diplôme.

Expérience requise

Aucune expérience n’est exigée. Vous recevrez la formation nécessaire en fonction de vos prérequis.

Si pour la date limite d'inscription au plus tard, vous ne remplissez pas toutes les conditions formelles de participation ci-dessus, nous ne pourrons pas tenir compte de votre candidature.

Statut et grade 

Rémunération

Assistant administratif (échelle de traitement = C1) : Traitement de départ minimum : 29.117,53 € (salaire annuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises).

Assistant administratif pénitentiaire (échelle de traitement = CS1) : Traitement de départ minimum : 31.141,11€ (salaire annuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises).

Le simulateur de salaire vous permet de calculer votre salaire brut et net en répondant à une série de questions.

Primes

Attention, ces primes s’appliquent uniquement aux assistants administratifs pénitentiaire :

• Allocation annuelle pour prestations effectuées sur le territoire de Bruxelles Capitale (Arrêté royal du 15 mars 2023) ;
• Indemnité de spécificité de 669,31 euros (brut par an) ;
• Indemnité de désagrément de 25 euros (net par mois) ;
• Indemnité pour services irréguliers (prime flexi pour services flexibles).

Avantages

Nous vous offrons un emploi intéressant qui a impact sur la société, avec nombreux avantages :

• Un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée
  • horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
  • possibilité de récupération des heures supplémentaires prestées
  • possibilité de télétravail
  • 26 jours de congé et fermeture entre Noël et Nouvel An
  • pour la plupart des services : accessibilité aisée via les transports en commun 

• Plusieurs possibilités d’auto-développement
  • nombreuses possibilités de formations et d'apprentissage (à suivre durant les heures de travail)
  • nombreuses opportunités de carrière

• Avantages financiers
  • possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme
  • assurance hospitalisation avantageuse
  • gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
  • possibilité de recevoir des chèques-repas
  • possibilité de bénéficier d'une indemnité de télétravail
  • possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
  • avantages et offres intéressantes grâce à la carte Benefits@Work
  • divers avantages sociaux
  • pour certains services : mise à disposition d’un GSM et d’un ordinateur portable, avec prise en charge des frais d’appel
  • restaurant d’entreprise pratiquant des prix démocratiques

Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires,...) et les avantages relatifs à un emploi dans l’administration sur le site du SPF BOSA.

Si vous êtes lauréat de cette sélection, vous devrez – pour être nommé – remplir les conditions suivantes à la date d'affectation :

• être belge ou ressortissant d’un autre État faisant partie de l’Espace Économique Européen ou de la Suisse
• jouir des droits civils et politique
• avoir une conduite conforme aux exigences de la fonction visée.

Si vous participez à la sélection sur base de votre diplôme vous serez, si vous êtes lauréat, nommé après avoir accompli avec succès la période de stage.

Si vous participez sur base de mobilité interne, vous ne devez plus faire de stage.

Si vous êtes fonctionnaire nommé dans une autre institution que celle qui recrute, lorsque vous entrez en service sur base de mobilité interne, une période d’essai de 3 mois débute. Au cours de celle-ci, vous et l’organisation qui vous recrute pouvez décider de votre adéquation avec la fonction. En cas d’inadéquation constatée par vous ou votre nouvel employeur, vous retournez chez votre ancien employeur. Si tout se passe bien dès le départ, vous pouvez décider ensemble d’effectuer le transfert définitif plus tôt.

Si vous travaillez déjà au sein de l’institution qui recrute et dans le niveau de la sélection, vous entrez en service selon les principes de la mutation interne.

En bref :

1. Nous examinons votre diplôme et/ou votre arrêté de nomination ;
2. Vous passez plusieurs tests informatisés au SPF BOSA à Bruxelles ;
3. Une réserve générale de lauréats sera créée et des épreuves spécifiques seront ensuite organisées en fonction des postes à pourvoir.  

Une description complète de la procédure peut être trouvée dans la description de fonction détaillée.

Le devoir de neutralité étant un élément indispensable à l'exercice de la fonction, cet aspect sera abordé au cours de l'entretien (cf. articles 7 et 8 de l’Arrêté royal du 2 octobre 1937). 

Important :

• Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening’ de votre compte en ligne afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• Les tests peuvent être organisés en présentiel ou à distance par vidéoconférence. Cette information est indiquée en regard de chaque étape.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d’inscription mentionnée dans l’onglet ‘Mes procédures de screening’. Passé ce délai, si vous n’êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d’organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l’épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne mentionnée dans la rubrique «Personnes de contact» le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.
• Si vous ne réussissez pas une étape particulière, la procédure prend fin et vous n’êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Égalité des chances et aménagements raisonnables :

L’Administration fédérale mène une politique active en matière de diversité.

Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ? Vous pouvez demander à bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Consultez notre page dédiée aux aménagements raisonnables pour plus d’informations.

Facilités proposées aux personnes enceintes ou qui allaitent :

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant ? Dans ce cas également, vous pourrez demander à obtenir des facilités. Vous trouvez de plus amples informations sur cette page dédiée aux égalité des chances.

Étape 1 : vérification du diplôme et/ou de l’arrêté de nomination

Vous serez admis à la sélection à condition de disposer du diplôme et/ou de l’arrêté de nomination requis. La vérification de ce point se fait sur base des documents à télécharger (voir rubrique ‘Conditions de participation’) et sur base du C.V. tel qu’il aura été complété dans votre compte en ligne à la date limite d’inscription.

Étape 2 : Screening spécifique - épreuve informatisée (+/- 2h30)

Les compétences / aptitudes suivantes seront mesurées à l'aide d'un test de jugement situationnel et un test d’aptitudes administratives :

Les compétences ‘analyser l'information', ‘résoudre des problèmes', 'travailler en équipe', 'faire preuve de fiabilité' et 'atteindre les objectifs' via un test de jugement situationnel.

La capacité de contrôle et de classification de données administratives via un test d'aptitude administrative.

Cette épreuve se déroulera de la fin juin à la mi-juillet 2024 (sous réserve). Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100 (pour l'ensemble des 2 tests). 

Après réception de votre résultat à cette épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit.

Si vous êtes lauréat ?

Le classement des lauréats sera établi sur base des résultats obtenus à l'étape 2 - Screening spécifique - Epreuve informatisée. Si pour cette partie, des personnes ont des points égaux, leur classement sera établi de manière aléatoire.

Si vous faites partie de ceux qui ne peuvent pas immédiatement entrer en fonction, votre nom est repris dans une liste dans laquelle on peut puiser dès qu’une place se libère à nouveau pour cette fonction. En fonction de votre classement, une fonction contractuelle pourra également vous être proposée.

Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ?

Une liste de lauréats, valable 1 an, sera établie. Si plusieurs lauréats sont à égalité de points pour l’attribution de la dernière place, le nombre maximum de lauréats fixé est augmenté en leur faveur.

Épreuve complémentaire

Si cette organisation ou d’autres cherchent un profil similaire, cette liste peut aussi être consultée. En fonction de votre résultat, vous serez invité pour une épreuve complémentaire (souvent un entretien). Pour certaines d’entre-elles, il est possible que certains diplômes ou expérience spécifiques soient demandés.

Priorité pour les personnes handicapées

Outre cette liste des lauréats, une liste spécifique des lauréats (qui reste valable 4 ans) présentant un handicap est établie. Ceux-ci n’y figurent qu’à leur demande et pour autant qu’ils aient fourni une attestation leur conférant la qualité de personne handicapée. Vous trouverez plus d'information sur notre page Priorité pour les personnes handicapées.

Tout service de l’administration fédérale qui n’a pas encore atteint le quota de minimum 3% de personnes en situation de handicap parmi leur personnel, est tenu de consulter d'abord les listes spécifiques visées.

Aménagements du poste de travail

Si vous avez un handicap et vous souhaitez des aménagements du poste de travail, vous pouvez en informer votre futur employeur au moment de votre entrée en service. Vous trouverez plus d'info sur notre page Aménagements du poste de travail.

Vous souhaitez postuler ? Complétez votre CV en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre connaissance de toutes les informations indispensables et pour vous préparer au mieux. 

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 17 juin 2024 inclus.

Vous devez poser votre candidature via votre compte en ligne. Nous procédons au screening du C.V. tel qu’il se trouve dans 'Mon Compte' à la date limite d’inscription. Nous procédons également au screening du diplôme que vous devez télécharger au moment de l’inscription.

Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.

Comment télécharger votre diplôme et/ou arrêté de nomination ?
Vous pouvez télécharger votre diplôme ou votre arrêté de nomination dans votre C.V. en ligne (avant la date limite d’inscription) dans l’un des formats suivants : PDF, DOC,DOCX, JPG ou TIF. La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 MB. Si vous ne parvenez pas à télécharger votre diplôme, vous pouvez également en envoyer une copie à la personne de contact pour la procédure de sélection (voir la rubrique ‘contact’) en mentionnant votre numéro de registre national, votre nom, votre prénom et le numéro de la sélection.

Tests et résultats

Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne.

Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Un compte-rendu de vos résultats ?

Après chaque étape de screening, vous pouvez obtenir une motivation de vos résultats. Pour certains tests, cette motivation apparaît automatiquement dans votre compte en ligne.

Pour d'autres, vous pouvez la demander via la personne de contact pour la procédure.

Tests et évaluation ?

Sur notre site web, vous trouverez plus d’info sur le déroulement des tests et comment vous préparer.

Vous pouvez y aussi consulter plus d’informations concernant nos méthodes d’évaluation.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?

Envoyez une plainte via ce lien.