Process management analyst (m/f/x)

Nous cherchons notre prochain « Process Management Analyst » (attaché BPM A1) au sein de la cellule Monitoring / BPM du service d’appui du Collège des cours et tribunaux. À travers ce rôle, vous soutenez et accompagnez le Collège et les comités de direction dans le monitoring stratégique de l’activité de l’organisation (suivi des objectifs stratégiques et opérationnels) de l’optimalisation et de la documentation des processus de travail.

Votre objectif majeur est de  suivre la réalisation des objectifs stratégiques et opérationnels de notre organisation et de décrire les processus de travail, d’analyser les problèmes, de proposer des processus de travail efficients et uniformes et de soutenir la mise en œuvre des trajets de changement.

Vous souhaitez collaborer avec le Collège des Cours et Tribunaux et les comités de direction locaux des entités judiciaires? Vous aimeriez les soutenir sur le plan de la gestion, de l’optimalisation et de la documentation des processus de travail?

Devenez leur Process manager analyst!

La fonction comporte entre autres les missions suivantes :

• Vous analysez les modifications réglementaires et organisationnelles afin de veiller à ce que, les processus de travail évoluent toujours en fonction des modifications. L’optimalisation de la vision des processus de travail permettra de proposer des améliorations.

L’objectif est d’apporter un soutien aux domaines de travail les plus prioritaires, de décrire les processus de travail, d’analyser les problèmes et, sur cette base, de proposer des processus de travail efficients et uniformes.

Exemples de tâches :

-        identifier les processus de travail inefficients/inexistants pour ensuite les décrire, les optimaliser et les évaluer ;

-        rédiger et compléter les manuels de gestion des processus ;

-        rester informé des modifications réglementaires ayant une influence sur les processus de travail au sein des cours et tribunaux ;

-        organiser des sessions d’information pour l’approche sur le terrain.

• Vous fournissez des informations et des avis sur la gestion des processus et soutenez la hiérarchie afin d’assurer un suivi structuré et systématique du fonctionnement de l’institution et de la réalisation des processus de travail.

Exemples de tâches :

-        convenir, conjointement avec la hiérarchie, des objectifs pour le Collège et les entités judiciaires, et évaluer et corriger ces objectifs ;

-        apporter un soutien quotidien aux collaborateurs ;

-        veiller à la qualité du travail et au respect des délais convenus/des priorités convenues ;

-        être disponible pour les collaborateurs en cas de problème ;

• Vous rapportez à la ligne hiérarchique afin d'informer la hiérarchie et le Collège des activités et des résultats.

Exemples de tâches :

-        rédaction de notes ;

-        rédaction et préparation de rapports ;

-        maintien à jour de la documentation de travail (entre autres, analyses) ;

-        formalisation des bonnes pratiques de travail avec les différentes parties prenantes.

• Vous participez aux réunions et aux groupes de travail afin de traduire les positions et les intérêts du service. Vous conseillez et informez les différentes entités et offrez du soutien lors de la mise en œuvre des trajets de changement.

Plus d’info sur la fonction ?

Retrouvez les coordonnées utiles dans l'onglet "Informations supplémentaires - personnes de contact".

Il y a 1 poste vacant au sein de la cellule Monitoring/BPM du service d'appui du Collège des Cours et Tribunaux (adresse 70 Boulevard de Waterloo à Bruxelles).

En Belgique, le pouvoir de l’État est réparti entre trois pouvoirs : le pouvoir législatif, le pouvoir exécutif et le pouvoir judiciaire. Les cours et tribunaux font partie du pouvoir judiciaire.

Le Collège aide les cours et tribunaux dans la réalisation de leur tâche principale :

§        en demandant de manière transparente, professionnelle et fondée les moyens nécessaires et en veillant à une utilisation optimale de ceux-ci ;

§        en agissant comme porte-parole du management des cours et tribunaux à l’égard des acteurs externes ;

§        en apportant son soutien à la gestion des cours et tribunaux en prenant, communiquant ou en encourageant les initiatives d’amélioration, en adressant des directives et recommandations ainsi qu’en tendant vers la meilleure répartition possible des moyens.

Vous faites partie de la cellule monitoring/BPM du service d’appui du Collège des cours et tribunaux qui a pour but de  maintenir une vue d'ensemble de la gestion de l'organisation et contribue à son amélioration continue. Pour ce faire, elle se charge  :

-        du suivi de la gestion (le plan de management du service d’appui, les rapports de fonctionnement des comités de direction, le plan de gestion des comités de direction, le contrat de gestion du Collège etc.);

-        de l'analyse et l'amélioration des processus de travail pour l'ensemble du siège et l'appui méthodologique dans ce domaine pour l'ensemble du siège

-        de la réalisation d'analyses stratégiques

Les missions actuelle de la cellule sont variées : 

a.        Process Management

-        Centre d'expertise BPM.

-        Conseil stratégique et projets d'amélioration et d'innovation.

b.        Strategic planning

-        Suivi global des activités du siège (plan de gestion du service d'appui, plans de gestion, rapports de fonctionnement) ;

-        Contact pour les autres partenaires stratégiques.

-        Accompagner le siège dans l’introduction d’un cycle de gestion (contrats de gestion, plans de gestion, définition d’indicateurs clés de performance, création de tableaux de bord, etc.).

Compétences comportementales

• Intégrer l’information: Vous établissez des liens entre diverses données, concevez des alternatives et tirez des conclusions adéquates.
• Décider: Vous prenez des décisions à partir d'informations (in)complètes et initiez des actions ciblées afin de mettre en œuvre les décisions.
• Faire preuve de fiabilité : Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
• S’auto développer : Vous planifiez et gérez de manière active votre propre développement en fonction de vos possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances.
• Atteindre les objectifs : Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

• Conseiller : Vous fournissez des conseils à vos interlocuteurs et développez avec eux une relation de confiance basée sur votre expertise.

Compétences techniques

• Communication orale : Vous communiquez oralement les données, les idées et les opinions de manière correcte, structurée et diplomate en les renforçant par un comportement non-verbal approprié (intonation, attitude, rythme, rapidité, articulation, contact visuel...)

• connaissance en BPM : Vous avez une connaissance de base des techniques standards de la modélisation des processus ainsi que sur les méthodologies BPM et de la gestion des processus

Une bonne motivation (en ce compris la vision de la fonction et du service) est également importante.

Attention ! Votre motivation est considérée comme particulièrement importante pour la fonction.

Votre motivation a une valeur plus importante dans le score final.

Votre profil :

• Vous avez un diplôme de master
• Vous avez 1 an d’expérience dans le domaine du management 
• Vous avez une connaissance des méthodologies BPM (analyse des processus)
• Une bonne connaissance  du Néerlandais est un atout.

Vous pouvez retrouver la description complète des conditions de participation et du profil de la fonction dans la description de fonction détaillée.

Diplôme requis à la date limite d’inscription :

• Diplôme de licencié, docteur, pharmacien, agrégé, ingénieur, ingénieur industriel, architecte, maître (diplôme de base du 2e cycle) reconnus et délivrés par les universités belges et les établissements d'enseignement supérieur de type long, après au moins 4 ans d'études ou par un jury de l'Etat ou de l'une des Communautés.
• Diplôme de master sanctionnant des études de 2e cycle, valorisables pour au moins 60 crédits, délivré par une université ou une Haute Ecole
• Certificats délivrés aux lauréats de l'Ecole royale militaire qui peuvent porter le titre d'ingénieur civil ou de licencié/master.

Vous pouvez également participer si vous possédez un diplôme obtenu auparavant, assimilé à l’un des diplômes précités.

Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français, lisez les infos concernant la participation sur notre page dédiée.

Vous souhaitez postuler à une offre d’emploi dans une autre langue que celle de votre diplôme ?  Attention car dans certains cas, vous devrez démontrer votre maîtrise de cette langue via la réussite d’un test linguistique ! Inscrivez-vous alors dès que possible au test requis car l’obtention du certificat linguistique constitue une condition préalable à la sélection.  Vérifiez si vous êtes concerné·e en consultant les informations relatives au 'diplôme étranger ou dans une autre langue‘. 

Téléchargez votre diplôme dans la partie C.V. de votre compte en ligne au moment de l’inscription. Faute de quoi, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature.

Expérience requise à la date limite d’inscription :

Une expérience professionnelle pertinente dans le domaine de management/direction de minimum une année réparties dans au moins 3 des tâches reprises ci-dessous :

• Analyse de problèmes et formulation de propositions de solution
• Communication/relai entre l'équipe et la hiérarchie
• Etablissement de procédures de travail
• Implémentation de nouveaux processus de fonctionnement et/ou de gestion
• Implication dans le processus de décision stratégique
• Organisation de réunions de consultation
• Rédaction, suivi, évaluation et adaptation des processus stratégiques et opérationnels

Complétez votre C.V. en ligne, en français, sous la rubrique « Expérience professionnelle » et ce avant la date limite d’inscription.

Si pour la date limite d'inscription au plus tard (30 mai 2024), vous ne remplissez pas toutes les conditions formelles de participation ci-dessus, nous ne pourrons pas tenir compte de votre candidature.

Statut et grade

Vous serez engagé en qualité d' attaché (niveau A1) avec le barème de traitement correspondant NA11.

Rémunération

Traitement de départ minimum : € 44.633,01 (salaire annuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises).

Le simulateur de salaire vous permet de calculer votre salaire brut et net en répondant à une série de questions.

Avantages

Nous vous offrons un emploi intéressant qui a impact sur la société, avec nombreux avantages :

• Un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée
  • horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
  • possibilité de télétravail à raison de 3 jours par semaine (basé sur un temps plein) avec accord du management
  • 26 jours de congé + un nombre variable (+/- 6jours) de congé liés au secteur à prendre quand vous le souhaitez
  • 12 jours de congé compensatoires sur régime temps plein
  • accessibilité aisée via les transports en commun

• Plusieurs possibilités d’auto-développement
  • nombreuses possibilités de formations et d'apprentissage (à suivre durant les heures de travail)

• Avantages financiers
  • possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme (art 4 ou 6 personnel judiciaire)
  • assurance hospitalisation avantageuse
  • gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
  • possibilité de bénéficier d'une indemnité de télétravail
  • possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
  • avantages et offres intéressantes grâce à la carte Benefits@Work
  • divers avantages sociaux
  • mise à disposition d’un GSM et d’un ordinateur portable, avec prise en charge des frais d’appel
  • restaurant d’entreprise pratiquant des prix démocratiques

Enfin, en tant qu’équipe jeune, nous adorons l’ambiance des teambuildings.

Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires,...) et les avantages relatifs à un emploi dans l’administration sur le site du SPF BOSA.

Si vous êtes lauréat de cette sélection, vous devrez – pour être nommé – remplir les conditions suivantes à la date d'affectation :

• être belge ou ressortissant d’un autre État faisant partie de l’Espace Économique Européen ou de la Suisse
• jouir des droits civils et politique
• avoir une conduite conforme aux exigences de la fonction visée.

Une entrée en service n’est pas possible si votre casier judiciaire mentionne une peine correctionnelle ou criminelle avec ou sans sursis pour laquelle il n’y a pas eu de réhabilitation (cf art 287§3 quinquies du code judiciaire)

Vous serez nommé après avoir accompli avec succès la période de stage requise.

En bref :

1. Nous examinons votre diplôme 
2. Nous vérifions votre expérience professionnelle 
3. Vous passez un test informatisé au SPF BOSA à Bruxelles 
4. Vous passez un entretien avec une étude de cas à Bruxelles

Une description complète de la procédure peut être trouvée dans la description de fonction détaillée.

Important :

• Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening’ de votre compte en ligne afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• Les tests peuvent être organisés en présentiel ou à distance par vidéoconférence. Cette information est indiquée en regard de chaque étape.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d’inscription mentionnée dans l’onglet ‘Mes procédures de screening’. Passé ce délai, si vous n’êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d’organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l’épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne mentionnée dans la rubrique «Personnes de contact» le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.
• Si vous ne réussissez pas une étape particulière, la procédure prend fin et vous n’êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Égalité des chances et aménagements raisonnables :

L’Administration fédérale mène une politique active en matière de diversité.

Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ? Vous pouvez demander à bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Consultez notre page dédiée aux aménagements raisonnables pour plus d’informations.

Facilités proposées aux personnes enceintes ou qui allaitent :

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant ? Dans ce cas également, vous pourrez demander à obtenir des facilités. Vous trouvez de plus amples informations sur cette page dédiée aux égalité des chances.

Étape 1 : Vérification du diplôme

Vous serez admis à la sélection à condition de disposer du diplôme requis. La vérification de ce point se fait sur base des documents à télécharger (voir rubrique ‘Conditions de participation’) dans votre compte en ligne à la date limite d’inscription.

Étape 2 : Vérification de l’expérience requise

Vous serez admis à la sélection à condition de posséder l’expérience professionnelle appropriée. La vérification de votre expérience se fait sur base du C.V. tel qu’il aura été complété dans votre compte en ligne à la date limite d’inscription. Nous ne tenons pas compte de documents téléchargés dans la partie « Mes atouts » de votre compte.

A quoi devez-vous être attentif ?

Complétez votre C.V. en français. Les C.V. rédigés dans une autre langue ne seront pas admis.
Nous vous conseillons d’accorder une attention particulière à la description de votre expérience professionnelle dans votre C.V. Ce sont ces données qui sont utilisées par nos responsables de sélection pour le screening qualitatif des C.V.

Vous avez aussi postulé pour une sélection néerlandophone ?

Complétez également en néerlandais le champ « Décrivez précisément quelles sont les tâches et responsabilités de votre fonction » dans la rubrique « Expérience professionnelle -> Modifier » de votre Cv en ligne.
Vous manquez de place dans le champ ‘tâches et responsabilités’ ? Ajoutez les informations supplémentaires dans les champs « Décrivez ce que vous avez appris dans cette fonction » et « Pourquoi changer d’emploi ? » avec le titre : « Suite des tâches et responsabilités ». Mentionnez le nom du champ dans lequel vous avez tapé les informations supplémentaires au bas du champ ‘tâches et responsabilités‘.

Étape 3 : Screening spécifique - épreuve informatisée/écrite (+/- 95 min)

Les compétences suivantes seront mesurées à l'aide d'un  test de jugement situationnel 

• Intégrer l'information
• Décider
• S'auto-développer
• Atteindre les objectifs

Cette épreuve se déroulera vers la fin juin 2024 (sous réserve). Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100

Tenant compte du nombre d’emplois à pourvoir, seuls les 20 premiers lauréats seront conviés à l’épreuve suivante. En cas d’égalité de points, ce nombre peut être élargi en faveur du candidat.

Après réception de votre résultat à cette épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit.

Étape 4 : Screening spécifique - entretien (+/- 45 min + 75 min de préparation préalable)

L'entretien évalue si vos compétences comportementales et techniques (voir rubrique ‘Compétences’) répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

L'épreuve orale sera précédée par une analyse de cas. Vous recevrez le temps nécessaire pour préparer ce cas. Il fera l'objet d'une discussion durant l'interview. 

Votre C.V. dans votre compte en ligne sera utilisé comme information complémentaire lors de l’entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

Cette épreuve se déroulera vers la fin aout 2024 et le début septembre 2024 (sous réserve).

Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Si vous êtes lauréat ?

Le classement des lauréats sera établi sur base des résultats obtenus à l'étape 4 (entretien) . A égalité de points, la priorité sera donnée à la personne ayant obtenu le plus grand nombre de points à la partie Motivation. Si pour cette partie, des personnes ont des points égaux, la priorité sera donnée à la personne ayant obtenu le plus grand nombre de points à la partie Connaissance en BPM. Si pour cette partie, des personnes ont des points égaux, leur classement sera établi de manière aléatoire.

Si vous faites partie de ceux qui ne peuvent pas immédiatement entrer en fonction, votre nom est repris dans une liste dans laquelle on peut puiser dès qu’une place se libère à nouveau pour cette fonction. En fonction de votre classement, une fonction contractuelle pourra également vous être proposée.

Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ?

Une liste de  lauréats, valable 1 an, sera établie. Si plusieurs lauréats sont à égalité de points pour l’attribution de la dernière place, le nombre maximum de lauréats fixé est augmenté en leur faveur.

Épreuve complémentaire

Si cette organisation ou d’autres cherchent un profil similaire, cette liste peut aussi être consultée. En fonction de votre résultat, vous serez invité pour une épreuve complémentaire (souvent un entretien). Pour certaines d’entre-elles, il est possible que certains diplômes ou expérience spécifiques soient demandés.

Aménagements du poste de travail

Si vous avez un handicap et vous souhaitez des aménagements du poste de travail, vous pouvez en informer votre futur employeur au moment de votre entrée en service. Vous trouverez plus d'info sur notre page Aménagements du poste de travail.

Vous souhaitez postuler ? Complétez votre CV en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre connaissance de toutes les informations indispensables et pour vous préparer au mieux. 

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 30 mai 2024 inclus.

Vous devez poser votre candidature via votre compte en ligne. Nous procédons au screening du C.V. tel qu’il se trouve dans 'Mon Compte' à la date limite d’inscription. Nous procédons également au screening du diplôme que vous devez télécharger au moment de l’inscription.

Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.

Comment télécharger votre diplôme ?
Vous pouvez télécharger votre diplôme dans votre C.V. en ligne (avant la date limite d’inscription) dans l’un des formats suivants : PDF, DOC,DOCX, JPG ou TIF. La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 MB. Si vous ne parvenez pas à télécharger votre diplôme, vous pouvez également en envoyer une copie à la personne de contact pour la procédure de sélection (voir la rubrique ‘Contact’) en mentionnant votre numéro de registre national, votre nom, votre prénom et le numéro de la sélection.

Tests et résultats

Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne.

Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Un compte-rendu de vos résultats ?

Après chaque étape de screening, vous pouvez obtenir une motivation de vos résultats. Pour certains tests, cette motivation apparaît automatiquement dans votre compte en ligne.

Pour d'autres, vous pouvez la demander via la personne de contact pour la procédure.

Tests et évaluation ?

Sur notre site web, vous trouverez plus d’info sur le déroulement des tests et comment vous préparer.

Vous pouvez y aussi consulter plus d’informations concernant nos méthodes d’évaluation.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?

Envoyez une plainte via ce lien.