Archiviste - SGRS (m/f/x)

Collecter, classer, conserver et restaurer des archives afin de les communiquer au public et aux chercheurs, vous intéresse ?

Responsable des collectes des archives, mais également de vos études et restauration, vous détenez un rôle important dans la conservation des documents !

En effet, les documents à archiver peuvent être de différentes sources comme des textes, des photographies, des enregistrements audio et vidéo de valeur historique,...

Vous êtes donc responsable de tous ces documents exceptionnels que vous devez garder intacts et dans les meilleures conditions possibles.

Vous êtes également en contact avec des personnes qui souhaitent consulter ces archives pour différentes raisons.

Le Service Général du Renseignement et de la Sécurité (SGRS) recherche un Archiviste !

Vous serez employé dans la section Classified Archives du SGRS

Il est attendu de vous, que vous preniez en charge la gestion globale des archives historiques et classifiés de la Défense.

Dans la cellule d’archivage,

Vous êtes responsable de :

• La collecte, la réception, le classement et la numérisation des documents importants et utiles ;

• L’encodage des entrées et sorties de documents ;

• La mise à jour permanente des informations utiles à travers la participation à des réunions internes et la mise en place d’une veille.

 Vous gérez l’organisation du dépôt des archives

Vous préparez les archives pour le transfert aux Archives Nationales

Dans la cellule d’exploitation :

Vous effectuez des recherches dans les fonds d’archives pour répondre aux demandes thématiques pour les demandeurs internes et externes de la Défense

Vous organisez les visites de rechercheurs (réservation des places, invitation des participants, préparations des documents utiles, surveillance dans la salle de lecture...).

 
Informations complémentaires :

Vos contacts internes : l’ensemble des membres du personnel de SGRS et de la Défense
.
Vos contacts externes : l’étudiants, journalistes,  historiens, généalogistes, …..

Vous portez la responsabilité de la qualité et/ou quantité du produit ou service fourni.

Vous êtes discret, respectez la législation sur la vie privée et l’information classifiées

Vous n'avez pas peur du travail physique (déménager et transporter des archives)

Attention: Si vous postulez pour une fonction au sein du Service Général du Renseignement et de la Sécurité, il vous sera demandé d’exercer une certaine discrétion et de limiter votre communication à ce sujet dans votre environnement direct et indirect , respecter la législation sur la vie privée et les information classifiées.

Important :  Pour les fonctions au sein du SGRS, pour être engagé, vous devrez être en possession d’une habilitation de sécurité « très secret » exigée par la fonction ou être disposé à vous soumettre à une enquête de sécurité « très secret » avant l'entrée en service et ceci, avec obligation d'obtenir un résultat positif, à défaut de quoi cela signifierait un motif d'exclusion pour le service (conformément à la loi du 11 décembre 1998 relative à la classification et aux habilitations, attestations et avis de sécurité, modifiée par la loi du 03-05-2005).

Plus d’info sur la fonction ?

Sélections personnel civil SGRS

E-mail : ACOSIS-CIV-Selection@mil.be

Il y a 2 postes vacants au Service Général du Renseignement et de la Sécurité - SGRS  au sein de la Section Classified Archives du Ministère de la Défense situé Rue d'Evere 1 à 1140 Evere.

Le Service Général du Renseignement et de la Sécurité (SGRS) a pour mission de rechercher, analyser et traiter des renseignements relatifs à toute activité qui pourrait menacer l'intégrité du territoire national, les plans de défense militaires, le potentiel scientifique et économique lié à la Défense, les missions des Forces armées ou la sécurité des ressortissants belges à l'étranger.

Le SGRS a également pour mission de rechercher, analyser et traiter des renseignements concernant les activités des services de renseignement étrangers sur le territoire belge.

Il veille au maintien de la sécurité militaire du personnel de la Défense et des installations militaires, armes, munitions, documents, systèmes informatiques, également dans le cadre des cyber-attaques, et protège la confidentialité/le secret s'y attachant.

Il effectue également les enquêtes de sécurité préalables à l'octroi d'habilitations, attestations et avis de sécurité.

Le SGRS prend en outre en charge les attachés de défense étrangers accrédités en Belgique et les attachés de défense belges près les ambassades de Belgique.

Le Ministère de la Défense assure les missions suivantes: la défense du territoire, l’organisation de missions à l’étranger dans un contexte international et l’aide à la population en cas de catastrophes.

La Défense a une structure et une culture particulières et est, avec quelque 27.000 collaborateurs, un des plus grands employeurs de notre pays.

Le Ministère de la Défense constitue un environnement de travail mixte, occupant du personnel civil et militaire.

Compétences comportementales

• Analyser l’information: Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information.
• Résoudre des problèmes: Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.

• Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Faire preuve de fiabilité : Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
• Atteindre les objectifs : Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

Une bonne motivation est également importante. Si votre motivation ne répond pas aux exigences de cette fonction, vous ne pourrez pas réussir cette sélection et ne serez pas repris dans la liste des lauréats. 

Attention ! Les compétences en gras sont considérées comme particulièrement importantes pour la fonction. Elles ont une valeur plus importante dans le score final.

Atouts

• Vous êtes prêt à travailler dans un environnement bilingue.

Votre profil :

• Vous avez un diplôme de bachelier dans le domaine de l'archivage / bibliothécaire
• Vous avez 1 an d’expérience dans le domaine de l'archivage
• Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
• Vous acceptez de vous soumettre à la procédure d'obtention d'une habilitation de sécurité "très secret"
• Une bonne connaissance du Néerlandais est un atout.

Vous pouvez retrouver la description complète des conditions de participation et du profil de la fonction dans la description de fonction détaillée.

Diplôme requis à la date limite d’inscription :

SOIT

• Diplôme de l'enseignement supérieur (p.ex. graduat, bachelier professionnalisant, candidature, bachelier de transition) délivré par une haute-école ou une université belge après au moins 2 ou 3 ans d'études dans une orientation bibliothécaire-documentaliste.

Sans expérience

SOIT 

• Diplôme de l'enseignement supérieur de type court (formation de base d'un cycle, p.ex. : graduat, bachelier professionnalisant) de plein exercice ou de promotion sociale
• Diplôme de candidat/bachelier de transition délivré après un cycle d'au moins deux années d'études
• Certificats attestant la réussite des deux premières années d'études de l'Ecole royale militaire
• Diplôme de l'enseignement maritime de cycle supérieur ou de l'enseignement artistique ou technique supérieur du 3e, 2e ou 1er degré de plein exercice
• Diplôme de géomètre expert immobilier, de géomètre des mines ou diplôme d'ingénieur technicien.

Avec de l'expérience

Vous pouvez également participer si vous possédez un diplôme obtenu auparavant, assimilé à l’un des diplômes précités.

Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français, lisez les infos concernant la participation sur cette page.

Téléchargez votre diplôme dans la partie C.V. de votre compte en ligne au moment de l’inscription. Faute de quoi, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature.

Vous êtes étudiant en dernière année de l’année académique 2022-2023 ?

Vous pouvez participer sous réserve. Téléchargez au moment de postuler votre attestation d’inscription de l’année en cours reprenant les années académiques, l’année d’études et la spécialisation académique de vos études.

Si vous êtes lauréat de la sélection, vous ne pourrez entrer en service que si vous avez obtenu le diplôme requis et vous l’avez téléchargé dans votre compte en ligne.

Vous êtes agent statutaire francophone ?

Pour participer à cette sélection, vous devez être nommé :

• dans l’une des administrations fédérales ou dans l’un des parastataux repris dans l'arrêté royal du 15 janvier 2007 (le personnel de la SNCB et de la police fédérale ne font pas partie du champ d’application du marché interne), ou
• à l’Ordre judiciaire (hors magistrats, stagiaires judiciaires et assesseurs).

Le poste vacant est un poste d'expert administratif (niveau B) Vous devez donc :

• soit être doté du niveau du niveau B
• soit avoir réussi la partie spécifique d’une sélection d’accession de niveau B et être sur la liste des lauréats.

Dans ce cas-ci, vous ne devez pas remplir les conditions liées au diplôme mais bien celles relatives à l’expérience professionnelle.

Téléchargez votre preuve de nomination valable (arrêté de nomination, extrait du Moniteur Belge, preuve de votre employeur, prestation de serment ou arrêté d'accession) avant la date limite d’inscription et mentionnez l’historique complet de votre expérience professionnelle, emploi actuel inclus. Si votre preuve de nomination ou de réussite a déjà été validée lors d’une procédure précédente, inutile de la télécharger à nouveau.

Si vous travaillez déjà au sein de l’institution qui recrute, vous entrez en service selon les principes de la mutation.

Vous êtes militaire de carrière francophone ?

Le poste vacant est un poste d'Expert administratif (niveau B). Vous devez donc :

• Télécharger une attestation de votre carrière militaire dans l'onglet ‘Diplômes' de votre compte Mon Selor
• Contacter obligatoirement et dès votre inscription la personne mentionnée dans la rubrique ‘Données de contact Selor' afin de vérifier les équivalences de niveau.
• Présenter et réussir l'épreuve de screening générique (voir rubrique ‘Procédure de sélection') ou disposer d'une dispense valable jusqu'à la date limite d'inscription de cette procédure.

Expérience requise à la date limite d’inscription :

Une expérience professionnelle pertinente dans le domaine de l'archive et de la gestion documentaire de minimum 1 année répartie dans au moins 2 des tâches et responsabilités suivantes :

• Mise en place d'un système d'archivage.
• Gestion des archives (électroniques et papier).
• Gestion d'un centre de documentation.
• Recherches documentaires.
• Accompagnement des visiteurs
• Manipulation des documents pour assurer leur conservation optimale (conditions de luminosité, d’hygrométrie)

Complétez votre C.V. en ligne, en français, sous la rubrique « Expérience professionnelle » et ce avant la date limite d’inscription.

Si pour la date limite d'inscription au plus tard, vous ne remplissez pas toutes les conditions formelles de participation ci-dessus, nous ne pourrons pas tenir compte de votre candidature.

Statut et grade

Vous serez engagé en qualité d'Expert administratif (niveau B) avec le barème de traitement correspondant B1

Rémunération

Traitement de départ minimum : € 33.606,31 (salaire annuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises).

Le simulateur de salaire vous permet de calculer votre salaire brut et net en répondant à une série de questions.

Avantages

Nous vous offrons un emploi intéressant qui a impact sur la société, avec nombreux avantages :

• Un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée
  • horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
  • possibilité de récupération des heures supplémentaires prestées
  • Crèche subsidiée au sein du quartier militaire (Evere, Peutie et Neder-Over-Heembeek)
  • 26 jours de congé et fermeture entre Noël et Nouvel An + 3 jours de dispense du département spécifique à la Défense
  • accessibilité aisée via les transports en commun

• Plusieurs possibilités d’auto-développement
  • nombreuses possibilités de formations et éducation (à suivre durant les heures de travail)
  • nombreuses opportunités de carrière

• Avantages financiers
  • possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme
  • assurance hospitalisation avantageuse
  • gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
  • possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
  • possibilité de bénéficier d'une indemnité de télétravail
  • avantages et offres intéressantes grâce à la carte Benefits@Work
  • droit aux services offerts par L'Office Central d'Action Sociale et Culturelle de la Défense (OCASC), ce dernier fournit divers services et organise des avantages qui facilitent la vie du personnel de la Défense ou la rendent moins chère comme, par exemple, des vacances à prix réduit, des réductions par le biais de leur boutique en ligne, un logement à proximité du lieu de travail et un service social. www.cdsca-ocasc-website.be
  • restaurant d’entreprise pratiquant des prix démocratiques
  • utilisation des infrastructures sportives pendant les heures de service

Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires,...) et les avantages relatifs à un emploi dans l’administration sur le site du SPF BOSA.

Si vous êtes lauréat de cette sélection, vous devrez – pour être nommé – remplir les conditions suivantes à la date d'affectation :

• être belge
• jouir des droits civils et politiques
• avoir une conduite conforme aux exigences de la fonction visée.
• Etre en possession d'une habilitation de sécurité exigée par la fonction ou être disposé à vous soumettre à une enquête de sécurité avant l'entrée en service et ceci, avec obligation d'obtenir un résultat positif, à défaut de quoi cela signifierait un motif d'exclusion pour le service (conformément à la loi du 11 décembre 1998 relative à la classification et aux habilitations, attestations et avis de sécurité, modifiée par la loi du 03-05-2005).

Si vous participez à la sélection sur base de votre diplôme vous serez, si vous êtes lauréat, nommé après avoir accompli avec succès la période de stage.

Si vous participez sur base de mobilité interne, vous ne devez plus faire de stage.

Si vous êtes fonctionnaire nommé dans une autre institution que celle qui recrute, lorsque vous entrez en service sur base de mobilité interne, une période d’essai de 3 mois débute. Au cours de celle-ci, vous et l’organisation qui vous recrute pouvez décider de votre adéquation avec la fonction. En cas d’inadéquation constatée par vous ou votre nouvel employeur, vous retournez chez votre ancien employeur. Si tout se passe bien dès le départ, vous pouvez décider ensemble d’effectuer le transfert définitif plus tôt.

Si vous travaillez déjà au sein de l’institution qui recrute et dans le niveau de la sélection, vous entrez en service selon les principes de la mutation interne.

En bref :

1. Nous examinons votre diplôme et/ou votre arrêté de nomination
2. Nous vérifions votre expérience professionnelle
3. Vous passez un test informatisé au SPF BOSA à Bruxelles 
   Attention! S'il y a peu de candidats, cette épreuve ne sera pas organisée.
4. Vous passez un entretien avec une étude de cas à l'Ecole Royale Militaire, rue Hobbema, 8 -1000 Bruxelles

Une description complète de la procédure peut être trouvée dans la description de fonction détaillée.

Important :

• Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening’ de votre compte en ligne afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• Les tests peuvent être organisés en présentiel ou à distance par vidéoconférence. Cette information est indiquée en regard de chaque étape.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d’inscription mentionnée dans l’onglet ‘Mes procédures de screening’. Passé ce délai, si vous n’êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d’organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l’épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne mentionnée dans la rubrique «Personnes de contact» le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.
• Si vous ne réussissez pas une étape particulière, la procédure prend fin et vous n’êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Égalité de chances et aménagements raisonnables:

L’Administration fédérale mène une politique active en matière de diversité.

Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ? Vous pouvez bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Consultez notre page dédiée aux aménagements raisonnables.

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant ? Dans ce cas également, vous pourrez obtenir des aménagements. Vous trouvez de plus amples informations sur cette page dédiée aux égalité des chances.

Étape 1 : vérification du diplôme et/ou de l’arrêté de nomination

Vous serez admis à la sélection à condition de disposer du diplôme et/ou de l’arrêté de nomination requis. La vérification de ce point se fait sur base des documents à télécharger (voir rubrique ‘Conditions de participation’) et sur base du C.V. tel qu’il aura été complété dans votre compte en ligne à la date limite d’inscription.

Étape 2 : Vérification de l’expérience requise

Vous serez admis à la sélection à condition de posséder l’expérience professionnelle appropriée. La vérification de votre expérience se fait sur base du C.V. tel qu’il aura été complété dans votre compte en ligne à la date limite d’inscription. Nous ne tenons pas compte de documents téléchargés dans la partie « Mes atouts » de votre compte.

A quoi devez-vous être attentif ?

Complétez votre C.V. en français. Les C.V. rédigés dans une autre langue ne seront pas admis.
Nous vous conseillons d’accorder une attention particulière à la description de votre expérience professionnelle dans votre C.V. Ce sont ces données qui sont utilisées par nos responsables de sélection pour le screening qualitatif des C.V.

Vous avez aussi postulé pour une sélection néerlandophone ?

Complétez également en néerlandais le champ « Décrivez précisément quelles sont les tâches et responsabilités de votre fonction » dans la rubrique « Expérience professionnelle -> Modifier » de votre Cv en ligne.
Vous manquez de place dans le champ ‘tâches et responsabilités’ ? Ajoutez les informations supplémentaires dans les champs « Décrivez ce que vous avez appris dans cette fonction » et « Pourquoi changer d’emploi ? » avec le titre : « Suite des tâches et responsabilités ». Mentionnez le nom du champ dans lequel vous avez tapé les informations supplémentaires au bas du champ ‘tâches et responsabilités‘.

Étape 3 : Screening spécifique - épreuve informatisée (+/- 1h30)

Cette épreuve sera organisée en fonction du nombre de candidats ayant réussi l’étape précédente.

Les compétences suivantes seront mesurées à l’aide d’un test de dossier informatisé 

• Analyser l'information
• Résoudre des problèmes

Cette épreuve se déroulera vers mi juin 2023 (sous réserve). Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100. Tenant compte du nombre d’emplois à pourvoir, seuls les 25 premiers lauréats seront conviés à l’épreuve suivante. En cas d’égalité de points, ce nombre peut être élargi en faveur du candidat.

Après réception de votre résultat à cet épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit.

Étape 4 : Screening spécifique - entretien (+/-1h + 1h de préparation préalable)

L'entretien évalue si vos compétences comportementales (voir rubrique ‘Compétences’) répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

L'épreuve orale sera précédée par une analyse de cas. Vous recevrez le temps nécessaire pour préparer ce cas. Il fera l'objet d'une discussion durant l'interview.

Votre C.V. dans votre compte en ligne sera utilisé comme information complémentaire lors de l’entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

• Si l’étape 3 n’est pas organisé, cette épreuve se déroulera vers début juin 2023 (sous réserve)
• Si l’étape 3 est organisé, cette épreuve se déroulera vers fin juin 2023 (sous réserve).

Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Si vous êtes lauréat ?

Le classement des lauréats sera établi sur base des résultats obtenus à l'Etape 4 - Screening spécifique entretien. Si pour cette partie, des personnes ont des points égaux, leur classement sera établi de manière aléatoire.

Si vous faites partie de ceux qui ne peuvent pas immédiatement entrer en fonction, votre nom est repris dans une liste dans laquelle on peut puiser dès qu’une place se libère à nouveau pour cette fonction. En fonction de votre classement, une fonction contractuelle pourra également vous être proposée.

Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ?

Une liste de 25 lauréats au maximum, valable 1 an, sera établie. Si plusieurs lauréats sont à égalité de points pour l’attribution de la dernière place, le nombre maximum de lauréats fixé est augmenté en leur faveur.

Priorité pour les personnes handicapées

Outre cette liste des lauréats, une liste spécifique des lauréats (qui reste valable 4 ans) présentant un handicap est établie. Ceux-ci n’y figurent qu’à leur demande et pour autant qu’ils aient fourni une attestation leur conférant la qualité de personne handicapée. Vous trouverez plus d'information sur notre page.

Tout service de l’administration fédérale qui n’a pas encore atteint le quota de minimum 3% de personnes en situation de handicap parmi leur personnel, est tenu de consulter d'abord les listes spécifiques visées.

Aménagements du poste de travail

Si vous avez un handicap et vous souhaitez des aménagements du poste de travail, vous pouvez en informer votre futur employeur au moment de votre entrée en service. Vous trouverez plus d'info sur notre page.

Vous souhaitez postuler ? Complétez votre CV en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre connaissance de toutes les informations indispensables et pour vous préparer au mieux. 

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 02/06/2023 inclus.

Vous devez poser votre candidature via votre compte en ligne. Nous procédons au screening du C.V. tel qu’il se trouve dans 'Mon Compte' à la date limite d’inscription. Nous procédons également au screening du diplôme que vous devez télécharger au moment de l’inscription.

Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.

Comment télécharger votre diplôme et/ou arrêté de nomination ?
Vous pouvez télécharger votre diplôme ou votre arrêté de nomination dans votre C.V. en ligne (avant la date limite d’inscription) dans l’un des formats suivants : PDF, DOC,DOCX, JPG ou TIF. La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 MB. Si vous ne parvenez pas à télécharger votre diplôme, vous pouvez également en envoyer une copie à la personne de contact pour la procédure de sélection (voir la rubrique ‘contact’) en mentionnant votre numéro de registre national, votre nom, votre prénom et le numéro de la sélection.

Vous êtes étudiant(e) en dernière année ?

Téléchargez votre attestation d’inscription mentionnant clairement l’année d’étude, l’année académique et l’orientation du diplôme avant la date limite d’inscription.

Tests et résultats

Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne.

Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Tests et évaluation ?

Vous trouverez plus d’info sur le déroulement des tests et comment vous préparer via ce lien.

Plus d’informations concernant nos méthodes d’évaluation, vous pouvez trouver ici.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?

Envoyez une plainte ici.