Gestionnaire de dossiers (m/f/x)

Devenez Gestionnaire de Dossiers et jouez un rôle clé dans la gestion et l’analyse des demandes administratives. Si vous aimez relever des défis dans un environnement organisé et structuré, cette offre est faite pour vous.

La Fédération Wallonie-Bruxelles recherche des Gestionnaires de dossiers pour l’ensemble de ses services et souhaite constituer une réserve, à consulter lorsque des emplois seront disponibles.

Le nombre exact de postes à pourvoir dépendra des besoins des différents services.

En tant que Gestionnaire de dossiers, vous avez pour mission de réceptionner, collecter et contrôler des données/documents afin de disposer de tous les éléments nécessaires au traitement des dossiers dont votre service a la charge. Vous effectuez un contrôle basé sur la réglementation ou les procédures en vigueur afin de pouvoir émettre un avis ou une décision.

Afin de mener à bien votre mission, vos tâches sont les suivantes :

Assurer la gestion et le suivi des dossiers administratifs

• Vous réceptionnez les demandes et analysez leur recevabilité
• Vous récoltez, contrôlez et traitez les informations utiles à la constitution d’un dossier complet
• Vous faites remonter les questions et difficultés rencontrées dans le Service à votre hiérarchie
• Vous rédigez, complétez et transmettez divers documents courriers, attestations, décision/avis, PV, rapports ...)
• Vous assurez l’encodage et la mise à jour des informations dans le système informatique
• Vous classez et archivez les dossiers traités et les documents
• Vous répondez aux plaintes et vous formulez des conseils, propositions de réponse et/ou réorientez vers le service/la personne compétent(e)
• Vous analysez toutes les informations nécessaires pour émettre un avis technique
• Vous préparez les réponses dans le respect des procédures et de la législation en vigueur

Assurer l'accueil et répondre aux demandes d'information

• Vous répondez aux demandes d’information lors de permanences (par téléphone ou par écrit) et assurez un suivi le cas échéant
• Vous assurez l’accueil physique des visiteurs et leur apportez une information adéquate (renseignement,  documentation …)

Effectuer des reportings et produire des statistiques

• Vous tirez des listes et tableaux

• Vous faites un reporting régulier du suivi des dossiers auprès de votre hiérarchie
• Le cas échéant, vous participez à certains projets, en lien avec votre service

Organiser et participer aux réunions de service

Cette liste est non-exhaustive.

Plus d’info sur la fonction ?

Retrouvez les coordonnées utiles dans l'onglet "Informations supplémentaires - personnes de contact".

La Fédération Wallonie-Bruxelles est une institution au service des francophones belges. Elle est l'une des entités fédérées belges. Elle dispose d'un Parlement, d'un Gouvernement et de Services publics (le Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles, divers organismes d'intérêts publics tels que l'ONE, la RTBF, le CGRI...) permettant la réalisation de ses missions. Le Ministère de la Communauté française a pour mission, après approbation par le Parlement, de mettre en œuvre la déclaration définissant les grands axes de la politique du Gouvernement de la Communauté française.

Les matières gérées par la Fédération Wallonie-Bruxelles lui ont été attribuées par la Constitution et par les différentes réformes constitutionnelles qui ont graduellement transformé la Belgique en un Etat fédéral. Ses compétences s'exercent en matière d'Enseignement, de Culture, de Sport, d'Aide à la Jeunesse, de Recherche scientifique et de Maisons de justice.

Cette réserve de recrutement sera consultée pour les emplois vacants au sein du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles, de l'Office de la Naissance et de l'Enfance (ONE), de Wallonie Bruxelles Enseignement (WBE), de l'Entreprise publique des Technologies nouvelles de l'Information et de la Communication (ETNIC), de l'Institut de la Formation en cours de Carrière (IFC) et de l'Académie de Recherche et d'Enseignement supérieur (ARES).

Vous trouverez plus d'informations sur la Fédération Wallonie-Bruxelles via le lien suivant : http://www.federation-wallonie-bruxelles.be/.

Compétences comportementales

• Analyser l’information: Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information.
• Résoudre des problèmes: Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.
• Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Agir de manière orientée service : Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Faire preuve de fiabilité : Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.

Votre profil :

• Vous avez un diplôme de bachelier
• Vous avez une affinité avec le travail administratif et la gestion de dossiers
• Vous travaillez consciencieusement, avec rigueur et précision

Vous pouvez retrouver la description complète des conditions de participation et du profil de la fonction dans la description de fonction détaillée.

Diplôme requis à la date limite d’inscription :

• ​Diplôme de l'enseignement supérieur de type court (formation de base d'un cycle, p.ex. : graduat, bachelier professionnalisant) de plein exercice ou de promotion sociale
• Diplôme de candidat/bachelier de transition délivré après un cycle d'au moins deux années d'études
• Diplôme de géomètre expert immobilier, de géomètre des mines ou diplôme d'ingénieur technicien.​
• Diplôme de Brevet d’Enseignement Supérieur, minimum 120 crédits de niveau 5 délivré par l’enseignement de promotion sociale

Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français, lisez les infos concernant la participation sur notre page dédiée.

Vous souhaitez postuler à une offre d’emploi dans une autre langue que celle de votre diplôme ?  Attention car dans certains cas, vous devrez démontrer votre maîtrise de cette langue via la réussite d’un test linguistique ! Inscrivez-vous alors dès que possible au test requis car l’obtention du certificat linguistique constitue une condition préalable à la sélection.  Vérifiez si vous êtes concerné·e en consultant les informations relatives au 'diplôme étranger ou dans une autre langue‘. 

Téléchargez votre diplôme dans la partie C.V. de votre compte en ligne au moment de l’inscription. Faute de quoi, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature.

Expérience requise

Aucune expérience n’est exigée. Vous recevrez la formation nécessaire en fonction de vos prérequis.

Si pour la date limite d'inscription au plus tard, vous ne remplissez pas toutes les conditions formelles de participation ci-dessus, nous ne pourrons pas tenir compte de votre candidature.

Statut et grade

Vous serez engagé en qualité de Gradué administratif (niveau 2+) avec le barème de traitement correspondant.

Rémunération

Salaire annuel à l'index du 01-03-25 :

• Brut indexé minimum : 33.419,94 euros.
• Brut indexé maximum : 56.933,37 euros.

Toute expérience professionnelle jugée utile à la fonction pourra être valorisée pécuniairement.

Avantages

Nous vous offrons un emploi intéressant qui a impact sur la société, avec nombreux avantages :

• Un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée
  • horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
  • possibilité de télétravail
  • 27 jours de congé et fermeture entre Noël et Nouvel An
  • accessibilité aisée via les transports en commun
  • activités et avantages pour les enfants du personnel (journées récréatives, chèque Saint-Nicolas, indemnités de stage, allocation de rentrée scolaire, etc.).

• Plusieurs possibilités d’auto-développement
  • nombreuses possibilités de formations et d'apprentissage(à suivre durant les heures de travail)
  • nombreuses opportunités de carrière

• Avantages financiers
  • assurance hospitalisation avantageuse
  • gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
  • possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
  • possibilité de bénéficier d'une indemnité de télétravail
  • divers avantages sociaux
  • mise à disposition d’un GSM et d’un ordinateur portable, avec prise en charge des frais d’appel (selon le poste)
  • restaurant d’entreprise pratiquant des prix démocratiques
  • chèques-repas
  • pécule de vacance et allocation de fin d'année

Si vous êtes lauréat de cette sélection, vous devrez – pour être nommé – remplir les conditions suivantes à la date d'affectation :

• être Belge ou citoyen d'un autre Etat faisant partie de l'Espace économique européen (ou citoyen assimilé sous conditions) ou citoyen de la Confédération suisse 
• jouir des droits civils et politiques 
• être d'une conduite répondant aux exigences de la fonction 
• ne pas être personnellement dans une situation de conflit d'intérêt 

Vous n'êtes pas encore fonctionnaire ? Vous serez nommé après avoir accompli avec succès la période de stage requise.

En bref :

1. Nous examinons votre diplôme.
2. Vous passez un test informatisé au SPF BOSA à Bruxelles.

Une description complète de la procédure, des dates, des compétences évaluées, des tests employés peut être trouvée dans la description de fonction détaillée.

Important :

• Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening’ de votre compte en ligne afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• Les tests peuvent être organisés en présentiel ou à distance par vidéoconférence. Cette information est indiquée en regard de chaque étape.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d’inscription mentionnée dans l’onglet ‘Mes procédures de screening’. Passé ce délai, si vous n’êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d’organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l’épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne mentionnée dans la rubrique «Personnes de contact» le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.
• Si vous ne réussissez pas une étape particulière, la procédure prend fin et vous n’êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Égalité des chances et aménagements raisonnables :

L’Administration fédérale mène une politique active en matière de diversité.

Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ? Vous pouvez demander à bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Consultez notre page dédiée aux aménagements raisonnables pour plus d’informations.

Facilités proposées aux personnes enceintes ou qui allaitent :

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant ? Dans ce cas également, vous pourrez demander à obtenir des facilités. Vous trouvez de plus amples informations sur cette page dédiée aux égalité des chances.

Étape 1 : Vérification du diplôme

Vous serez admis à la sélection à condition de disposer du diplôme requis. La vérification de ce point se fait sur base des documents à télécharger (voir rubrique ‘Conditions de participation’) dans votre compte en ligne à la date limite d’inscription.

Étape 2 : Screening spécifique - épreuve informatisée (+/- 3h00)

Les compétences suivantes seront mesurées à l'aide d'un test de dossiers et d'un test de jugement situationnel :

• Analyser l’information: Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information.
• Résoudre des problèmes: Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.
• Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Agir de manière orientée service : Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Faire preuve de fiabilité : Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.

Cette épreuve se déroulera durant le mois d'avril 2025 (sous réserve). Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Les inscriptions seront possibles entre le 28/03/2025 et le 10/04/2025. Choisissez en ligne vos date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100 (par test ET au total pour l'ensemble des 2 tests).

Si vous êtes lauréat ?

Le classement des lauréats sera établi sur base des résultats obtenus à l'étape 2 - Screening spécifique : épreuve informatisée. Si pour cette partie, des personnes ont des points égaux, leur classement sera établi de manière aléatoire.

Par la suite, en fonction de votre classement, vous serez invité pour une épreuve complémentaire (souvent un entretien), en fonction des besoins des différents services de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Si vous faites partie de ceux qui ne peuvent pas immédiatement entrer en fonction, votre nom est repris dans une liste dans laquelle on peut puiser dès qu'une place se libère à nouveau pour cette fonction. En fonction de votre classement, une fonction contractuelle pourra également vous être proposée.

Cette liste peut aussi être consultée par d'autres organisations pour une fonction similaire. En fonction de votre classement, vous serez invité pour une épreuve complémentaire (Pour certaines d'entre-elles, il est possible que certains diplômes ou expériences spécifiques soient demandés.) Cette épreuve consiste souvent en un entretien.

Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ?

Une liste de tous les lauréats, valable 2 ans, sera établie.

Aménagements du poste de travail

Si vous avez un handicap et vous souhaitez des aménagements du poste de travail, vous pouvez en informer votre futur employeur au moment de votre entrée en service. Vous trouverez plus d'info sur notre page Aménagements du poste de travail.

Vous souhaitez postuler ? Complétez votre CV en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre connaissance de toutes les informations indispensables et pour vous préparer au mieux. 

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 20 mars 2025 inclus.

Vous devez poser votre candidature via votre compte en ligne. Nous procédons au screening du C.V. tel qu’il se trouve dans 'Mon Compte' à la date limite d’inscription. Nous procédons également au screening du diplôme que vous devez télécharger au moment de l’inscription.

Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.

Comment télécharger votre diplôme ?
Vous pouvez télécharger votre diplôme dans votre C.V. en ligne (avant la date limite d’inscription) dans l’un des formats suivants : PDF, DOC,DOCX, JPG ou TIF. La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 MB. Si vous ne parvenez pas à télécharger votre diplôme, vous pouvez également en envoyer une copie à la personne de contact pour la procédure de sélection (voir la rubrique ‘Contact’) en mentionnant votre numéro de registre national, votre nom, votre prénom et le numéro de la sélection.

Tests et résultats

Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne.

Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Un compte-rendu de vos résultats ?

Après chaque étape de screening, vous pouvez obtenir une motivation de vos résultats. Pour certains tests, cette motivation apparaît automatiquement dans votre compte en ligne.

Pour d'autres, vous pouvez la demander via la personne de contact pour la procédure.

Tests et évaluation ?

Sur notre site web, vous trouverez plus d’info sur le déroulement des tests et comment vous préparer.

Vous pouvez y aussi consulter plus d’informations concernant nos méthodes d’évaluation.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?

Envoyez une plainte via ce lien.